Kurzueberblick

Überblick

Im SaxSVS-BBS-Schulmodul können Daten zur Schule, den Klassen, Schülern und Lehrern verwaltet werden. Außerdem werden in SaxSVS-BBS die Planungsdaten des aktuellen und kommenden Schuljahres sowie der Personaleinsatz abgebildet.

Das Modul ist als Onlinelösung und für die Nutzung durch mehrere Personen konzipiert, wobei immer nur ein Nutzer im Bearbeitungsmodus Daten ändern kann.

Bearbeitbare und sichtbare Schuljahre
Das Schulmodul erlaubt die Bearbeitung von mehreren Schuljahren. Die Bearbeitung des Folgeschuljahres ist ab Mitte Januar des Kalenderjahres möglich, in dem das Schuljahr beginnt. Die Bearbeitung umfasst unter anderem:

• den Lehrkräfteeinsatz
• das Verwalten von Schülerdaten
• die Berechnung des Bedarfs
• die Bilanzierung der Schule.

Es ist sinnvoll, alle Arbeiten an den Daten des Schuljahres vor dem Ende des Schuljahres abzuschließen.

Datenschutz
Die Vorschriften zum Schutz der Daten sind im Kapitel [Datenschutz] enthalten. Für den Datenschutz an der Schule zeichnet der Schulleiter verantwortlich.

Start und Bildschirmaufbau

In der Regel kann das SaxSVS-BBS-Schulmodul über einen Link im Schulportal aufgerufen werden, alternativ kann das Modul auch über die Eingabe des Links https://web1.extranet.sachsen.de/saxsvsbbsp im Browser aufgerufen werden.

Der Bildschirm im Schulmodul enthält folgende Elemente.

Ein Klick auf das Logo bringt Sie immer zur Startseite. In der Statusleiste sehen Sie, welcher Nutzer die Anwendung aufgerufen hat. Außerdem werden der genutzte Browser und die Versionsnummer der Anwendung angezeigt.
Weitere Erläuterungen finden Sie bei der Beschreibung der einzelnen Masken.

Schuldaten

Im Register Schuldaten erfolgt eine Auflistung der Daten zur Schule aus der Sächsischen Schuldatenbank. Der Aufruf erfolgt über das Menü Schule.

Auswahlbereich
Im Auswahlbereich kann zwischen der Schule (Stammsitz) und soweit vorhanden, ihren Schulteilen gewählt werden.

S - Stammsitz der Schule

Schulteile:

A1 bis Ax - Außenstelle (laut Schuldatenbank)

Arbeitsbereich
Hier werden die Daten der Schule, der Schulteile und des Schulträgers angezeigt. Die meisten Daten können in SaxSVS-BBS nicht verändert werden. Alle Änderungen, auch der Kommunikationsdaten, sind der Sächsischen Schuldatenbank zu melden. Im Register Schulvertretungen werden die Eltern- und Schülersprecher gepflegt.

Klassenbildung

Im Register Klassenbildung werden die Klassen für das jeweilige Schuljahr angelegt, die Statistikdaten für das aktuelle Schuljahr und die Prognosedaten für das kommende Schuljahr eingetragen. Eine wichtige Voraussetzung ist deshalb das Einstellen des richtigen Schuljahres.

Die Klassenbildungsmasken unterteilen sich in die Bereiche Klassenbildung-Summe und Klassenbildung-einzeln.

Die Auswahl der Schulart, der Zeitform und der Organisationsform ist Grundlage für die Berechnung des Grundbereichs.

Detaillierte Informationen sind im Kapitel Klassenbildung verfügbar.

Schülerdaten

In den Schülerdaten werden Daten zum Schüler und den Sorgeberechtigten sowie zur Versetzung, Schullaufbahn, den Wahlfächern und zur Förderung des Schülers erfasst.

Schülerdaten können durch:

• Empfangen der Daten aus der vorhergehenden Schule der Schüler
• Import per XML- oder CSV-Datei
• Anlegen über Menü Schüler, Punkt Neuer Schüler

in das SaxSVS-Schulmodul aufgenommen werden.

Jeder Schüler soll zu einem Zeitpunkt in SaxSVS-BBS sachsenweit nur an einer Schule geführt werden. Aus diesem Grund werden die Schülerdaten automatisch im Zentralserver überprüft.

Ein Schülerdatensatz darf durch Import oder Anlegen über das Menü nur aufgenommen werden, wenn er vorher an keiner Schule mit SaxSVS-BBS erfasst wurde. Ist der Schüler im Gesamtsystem SaxSVS-BBS bereits erfasst, muss eine Abstimmung unter den Schulen stattfinden und der Schüler an einer der beiden Schulen gelöscht werden.

Schülerdatensätze werden nicht archiviert.

Detaillierte Informationen dazu stehen im Kapitel Schülerdaten.

Schülerdaten erfassen/ändern

Es ist nicht notwendig, in SaxSVS-BBS alle Schülerdaten zu erfassen. Die Schulen nutzen weiterhin ihr kommerzielles Produkt für die Schülerdatenpflege. Nur die Daten, die für die Aufsicht und amtliche Schulstatistik benötigt werden, müssen in SaxSVS-BBS übertragen werden.

Detaillierte Informationen stehen im Kapitel Schülerdaten.

Versetzung der Schüler in Klassen

Die Zuordnung der Schüler zu Klassen kann erfolgen durch:

• Import der Schülerdaten
• automatische Versetzung einer ganzen Klasse durch Eintrag einer neuen Zeitscheibe mit dem Folgeschuljahr (siehe Kapitel 12 Schuljahreswechsel )
• Eintrag der Versetzung in den Schülerdaten im Register Laufbahn
• Verteilung der Schüler aus der Aufnahmeklasse (#Aufn) in die einzelnen Klassen
• Sammeländerungen – Register Laufbahn (siehe Sammeländerungen bei Schülerdaten)

Hinweis:

Schüler können nur in Klassen versetzt werden, wenn diese vorher in der Klassenbildung angelegt wurden.

Das Versetzen von Schülern in Klassen des nächsten Schuljahres ist zur Sicherheit nur zu bestimmten Zeiten im Schuljahr möglich.

Schüler importieren per xml- oder csv-Datei

Der Import von Schülerdaten ist sinnvoll, wenn die Daten bereits in elektronischer Form vorliegen. CSV-Dateien sind Textdateien, in welchen die einzelnen Daten durch ein Trennsymbol (meistens ; ) getrennt gespeichert werden. XML-Dateien übertragen weitere Merkmale der Daten und sind deshalb nicht so fehleranfällig. Kommerzielle Schul- und Schülerverwaltungsprogramme und OFFICE bieten in der Regel einen Export an, so dass die erzeugten Exporte in SaxSVS-BBS importiert werden können.

Nach dem Übertragen von Schülern muss geprüft werden, ob der Import erfolgreich war.

Es ist nicht möglich Schüler zu importieren, welche bereits in SaxSVS-BBS mit aktueller Zeitscheibe erfasst wurden.

Eine Anleitung zum Import ist im Kapitel Datenaustausch beschrieben.

Berechnung der Planungsdaten

Ziel und Inhalt der Planungsdaten

Die Berechnung der Planungsdaten (Grundbereich und Ergänzungsbereich) ist die Vorstufe des Personaleinsatzes. Im Grundbereich werden alle Bildungsangebote pro Klasse erfasst, für die ein Personaleinsatz notwendig ist. Dies betrifft in der Regel den Unterricht in den Lernfeldern, Fächern und Kursen sowie schulspezifische Angebote (einschließlich Migration und Integration). Der Ergänzungsbereich wird nicht pro Klasse vergeben, sondern für die Schule berechnet und pro Schulart geplant.

Voraussetzungen

Bevor die Planungsdaten der Schule erstellt werden können, müssen die Klassen gebildet werden. Von großer Bedeutung sind die in der Klassenbildung getroffenen Einstellungen zum Schuljahr, zum Schulort, zur Zeitform und zur Schulart. Entsprechend dieser Einstellungen werden die Konstanten für die Berechnung aus einer Datenbank übernommen.

Aufbau der GB-Berechnungen

Die Berechnungen finden in den Menüpunkten GB-Berechnung, Kursbildung BGY und DUBAS statt.

Die Tabellen umfassen folgende Spalten:

• Klassenbezeichnung
• Ausbildungsjahr
• Schulart
• Schulstandort
• Schülerzahl
• Fallgruppen und Genehmigungen
• Vorgegebener Grundbereich (Stundentafel, Teilung, fachliche Begleitung)
• Begründeter Grundbereich

Diese Tabellen können Schulleiter und Schulreferent für die Planungsgespräche gleichzeitig einsehen.

Detaillierte Beschreibungen stehen in den Kapiteln Berechnung des Grundbereichs, Kursbildung BGY und DuBAS.

Personaldaten

Ziel und Inhalt

In den Personaldaten werden die Daten des Personals an der Schule verwaltet.
Personal, welches in Personaldaten angelegt ist, kann:

• ein Login für das SaxSVS-BBS-Schulmodul erhalten,
• im Personaleinsatz dem Unterricht zugeordnet werden,
• Anrechnungsstunden erhalten.

Personalarten

Das Personal wird im SaxSVS-Schulmodul wie folgt gegliedert:

Abkürzung	Bezeichnung	Neuanlegen
LK	Lehrkraft aus LPDK	nein
LK+	Lehrkraft aus LPDK (besonderer Vertrag)	nein
kLK	kirchliche Lehrkraft	nein
LAA	Lehramtsanwärter	nein
soPers	sonstiges Personal, wie z.B. Schulsekretärin	ja, aber im Schulportal

Die Daten der staatlichen und kirchlichen Lehrkräfte werden im Datenaustausch aus der Landespersonaldatenbank (LPDK) bzw. Gestellungsdatenbank an die Schule übermittelt, Schulsachbearbeiter und sonstige Personen aus dem Schulportal. In SaxSVS-BBS ist es nicht möglich, Personal anzulegen oder zu löschen.

Aufbau Lehrerdaten

Aufruf über Menü Lehrer/Lehrerdaten

Register Anrechnungen/Funktionen/Abordnungen

Im Register Anrechnungen/Funktionen/Abordnungen (A/E/F) werden alle schulbezogenen Anrechnungen und Freistellungen für den örtlichen Personalrat erfasst.

Folgende Daten können an der Schule nicht verändert oder eingetragen werden:

• Ermäßigungen,
• Freistellungen für regionale und überregionale Personalvertretungen,
• personenbezogene Anrechnungen
• Abordnungen.

Diese Daten werden von der LPDK zur Verfügung gestellt. Fehlende Angaben oder Unstimmigkeiten sollten der Regionalstelle über den Bericht "Personaldatenkontrolle" (Menü Datei/Berichte) übermittelt werden.
Alle im Register Anrechnungen/Funktionen/Abordnungen (A/E/F) aufgeführten Tatbestände fließen in die Berechnung der Personalplanung der Schule und der einzelnen Lehrkraft ein.

Detaillierte Informationen sind im Kapitel Personaldaten verfügbar.

Personaleinsatz

Im Personaleinsatz wird dem zuvor in der Klassenbildungsmaske und bei den Planungsdaten berechneten Unterricht das Personal zugeordnet.

Voraussetzungen für die Eintragung des Personaleinsatzes sind:

• die Bildung aller Klassen der Schule
• die Berechnung des Unterrichts

Detaillierte Informationen sind im Kapitel Personaleinsatz verfügbar.

Bilanz

Die Bilanz von den Lehrereinsätzen, dem Lehrerbedarf und der Schule steht im Menü Planung/Bilanz. Dort ist auch die Einsatzsituation des Personals zu einem bestimmten Tag ersichtlich.

Mögliche Unstimmigkeiten können entstehen durch:

• unkorrekte Eintragungen in den A/E/F (z.B. nicht abgeschlossene Zeiträume)
• unkorrekte Eintragungen in den Abordnungen

Plausiprüfungen

Plausibilitäten sollen die Schulleitung bei der Prüfung ihrer Daten unterstützen. Ziel ist es, möglichst viele Fehler bereits vor der Abgabe der Daten zu den Stichtagen im Schulmodul transparent zu machen, um den Schulleitungen eine Korrektur zu ermöglichen.

Detaillierte Informationen sind im Kapitel Plausibilitätsprüfungen verfügbar.

Datenübertragung

Beim Aufrufen des Programms wird über eine gesicherte Internetverbindung der Zentralserver von SaxSVS angewählt. Dieser Server wirkt gleichzeitig als Backupsystem.

Bei der Arbeit mit der Anwendung werden folgende Varianten der Datenablage unterschieden:

Arten der Freigabe:

- Speichern der Daten

• Werte im Schulaufsichts- und Schulträgermodul werden nicht aktualisiert.

- Übertragung der aktuellen Daten an die Schulaufsicht

• Aktualisierung der Daten für das Schulaufsichts- und das Schulträgermodul

- 1. Stichtagsmeldung (Planungsdaten)

• Abgabe der Werte als Stichtagswerte für den 1. Stichtag (für das Folgeschuljahr)

- 2. Stichtagsmeldung (Statistikdaten)

• Abgabe der Werte als Stichtagswerte für den 2. Stichtag (für das aktuelle Schuljahr)

Detaillierte Informationen sind im Kapitel Datenaustausch verfügbar.

Updates

Das SaxSVS-BBS-Schulmodul wird ständig erweitert und verbessert, deshalb können beim nächsten Aufruf evtl. angepasste Masken zu sehen sein. Die Veränderungen finden im Hintergrund statt, so dass die Schulen damit keinen Aufwand haben. Wichtige Veränderungen werden auf der Startseite beschrieben.