Ablauf

Grundlage für die Planung ist die VwV-Bedarf-und-Schuljahresablauf-2022-2023

Die Aktualisierung der Schülermerkmale sollte zeitnah erfolgen, da die Daten von verschiedenen übergeordneten Einrichtungen genutzt werden. Dazu ist es mindestens einmal pro Monat (jeweils bis 05. des Monats) erforderlich, die Schülerdaten zu aktualisieren (bspw. durch Übertrag aus dem komm. Produkt) und an die Schulaufsicht zu senden (Freigabe).

Für eine effektive Planung sollte folgende Schrittfolge eingehalten werden (das Ändern der Schrittfolge kann zum Löschen von vorher eingegebenen Werten führen):

Zeitraum	Aktion	Beschreibung im Kapitel
Vorbereitung des 1. Stichtages
1. Januar - 14. Januar	programmtechnische Vorbereitung des Folgeschuljahres
15. Januar bis 1. Stichtag	Kontrolle der Klassenbildungsmaske Neueingabe, Ändern und Löschen von Klassen Ergänzen und Löschen der integrierten Bildungsgänge in Klassen Festlegen der Klassenbezeichnung der Anfangsklassen Festlegen des Schulortes Festlegen der Schülerzahl für Int2 und DAZ-3 Planung des Grundbereichs Grundbereichsberechnung für Klassen, BGY und DuBAS Festlegen der Organisationsform Eingabe der Fallgruppen und Genehmigung durch den Referenten Eingabe des "Begründeten Bedarfs" und Genehmigung durch den Referenten Kontrolle der Lehrerdaten Prüfung der Daten, die von der LPDK übertragen werden Prüfung, ob durch die Referenten die Aufschläge (Pauschalen (bspw. für Berufsorientierung) und schulbezogenen Anrechnungen (bspw. für Mentorentätigkeit)) eingetragen wurden Planung der schulbezogenen Anrechnungen, soweit bekannt Personaleinsatzplanung für Religion und Beantragung von Lehrkräften für Religion Vergabe der Stunden für den ÖPR	Klassenbildung Berechnung des Grundbereichs Kursbildung für BGY DuBAS Personaldaten Personaleinsatz
15. Januar bis Schuljahresbeginn	Personaleinsatzplanung Eintragung der schulbezogenen Anrechnungen bei den Lehrkräften Personaleinsatzplanung für Grundbereich Personaleinsatzplanung für INKL und DAZ-3	Personaleinsatz
Schuljahresende	Kontrolle der Schülerdaten Überprüfen und evtl. Eintragung des Abgabegrundes bei Schülern, die vorzeitig die Schule verlassen haben Versenden der Schüler, die im Folgeschuljahr in einer anderen Schule lernen	Schülerdaten Sammeländerungen bei Schülerdaten
Vorbereitung des 2. Stichtages
1. August bis 2. Stichtag	Kontrolle der Klassen und Schülerdaten und Neueingabe/Importieren der Schüler Anpassung der Klassenbildung Importieren der Schüler Kontrolle der Daten, die für Phönix benötigt werden (bspw. Abschluss)	Klassenbildung Schülerdaten Datenaustausch
nach dem 2. Stichtag	Übernahme der Daten aus SaxSVS-BBS in Phönix dieser Schritt ist erst nach erneuter Anpassung des Programms möglich (geplant: 10/2020)	Benutzerhinweise für Datenübernahme in Phönix
laufend (zwischen 01. und 05. jeden Monats)
	Anpassung der Schülerdaten, die für den Träger (Schulpflichtüberwachung) notwendig sind Adresse evtl. Abgangsdaten Anpassung der Daten im DAZ-Bereich Anzahl VKA-Klassen Schülerzahl in VKA (auch altersbezogen) Anzahl Schüler mit Merkmal DAZ-3 Lehrerdaten Prüfung der Einsatzfächer	Schülerdaten Klassenbildung Personaldaten