Datenaustausch

Allgemeine Bemerkungen

Die meisten Schulen arbeiten mit einem kommerziellen Produkt. Damit keine doppelte Eingabe der Schülerdaten erfolgen muss, gibt es eine definierte Schnittstelle zwischen SaxSVS-BBS und dem kommerziellen Produkt. Die Schulen, die bisher eine OFFICE-Anwendung genutzt haben, können diese Schnittstelle auch nutzen. Dabei ist es allerdings erforderlich, alle Inhalte der Datenfelder nach vorgegebenen Schlüsseln zu verarbeiten.

Diese Schlüsseldateien werden den kommerziellen Anbietern und Schulen zur Verfügung gestellt.

• Schnittstelleninformationen (Schlüssel und Bildungsgänge): https://web1.extranet.sachsen.de/bbsp/public/schnittstellen/

Wichtige Regeln für den Datenaustausch

• Die Klassenbezeichnungen müssen in SaxSVS-BBS und dem komm. Produkt übereinstimmen.
• Angezeigte Importfehler sollten immer im kommerziellen Produkt beseitigt werden, damit sie beim nächsten Import nicht erneut vorhanden sind.
• Während des Imports/Exports darf die Datenverbindung nicht unterbrochen werden.
• Datenimport

• kommerzielle Anbieter: alle Daten in SaxSVS-BBS werden überschrieben (bezogen auf das Schuljahr), in SaxSVS-BBS (und damit nicht im komm. Produkt) eingetragene Daten müssten erneut eingegeben werden
• OFFICE-Schulen: Daten, die von der Art zusammengehören, werden komplett überschrieben. Damit wird sichergestellt, dass die vorhandenen Daten zusammenpassen. Wird ein Komplex komplett nicht übertragen, bleiben die eingetragenen Daten in SaxSVS-BBS erhalten.

Feldbezeichnungen für Dateneingabe

Folgende Übersicht wird je nach Entwicklungsstand der Schnittstelle durch die komm. Anbieter ergänzt.

Kürzel (in Datenbank)	Schülerdaten in SaxSVS	Schülerdaten in WinSCHOOL	Schülerdaten in fuxSCHOOL Maske:<Feld>	Schülerdaten in Magellan
Registerkarte Name
an_vname	Vorname	Vorname	Schüler: Vorname	Schüler > Daten 1 > Vorname
an_name	Name	Name	Schüler: Name	Schüler > Daten 1 > Nachname
an_gebname	Geburtsname	Geburtsname	Schüler: Geb.-name	Schüler > Daten 1 > Geburtsname
an_gebdat	Geburtsdatum	Geburtsdatum	Schüler: Geb-dat	Schüler > Daten 1 > Geburtsdatum
an_gebort	Geburtsort	Geburtsort	Schüler2: Geb-ort	Schüler > Daten 1 > Geburtsort
an_geschlecht	Geschlecht	Geschlecht	Schüler: "m" voreingestellt, sonst Mädchen	Schüler > Daten 1 > Geschlecht
an_abw_grund	Abwesenheitsgrund	Jokerdaten/SAXSVS 3 Abwesenheitsgrund	Schüler: abw. Grund
an_abw_dat	Abwesenheitsgrund_seit	Jokerdaten/SAXSVS 3 Abwesenheitsgrund seit (Datum)	Schüler: abw. seit
an_migr_grund	Migrationshintergrund	Jokerdaten/SAXSVS Migrationshintergrund	Migranten: Migrantenstatus	Schüler --> Daten 2 --> NdH
an_migr_dat	besondere Bildungsberatung am	Jokerdaten/SAXSVS Bildungsberatung muss gefüllt sein, damit DaZ-3 ausgegeben werden kann	Migranten: Bildungsberatung am	Schüler --> Statistik --> Merkmal U2
an_migr_daz3	Teilnahme an DAZ-3	Jokerdaten/SAXSVS Teilnahme an DAZ-3	Migranten: Teilnahme an DaZ-3	Schüler --> Daten 4 > Maßnahme/Bedarf (Ausgabe nur, wenn NdH gesetzt)
an_staat	Staat	vom Bundesland abgeleitet	Schüler2: Staat
an_land	Bundesland	Bundesland	Schüler2: BL
an_plz	PLZ	PLZ	Schüler: Plz
an_ort	Ort	Ort	Schüler: Wohnort
an_ortsteil	Ortsteil	Ortsteil	Schüler: Ortsteil
an_strasse	Straße	Straße	Schüler: Straße
an_staatsang_01	Staatsangehörigkeit	Staatsangehörigkeit	Schüler2: St.ang	Schüler > Daten 2 > Staatsangeh. 1
an_staatsang_02	2. Staatsangehörigkeit	2. Staatsangehörigkeit	Schüler2: St.ang	Schüler > Daten 2 >Staatsangeh. 1
Registerkarte Sorgeberechtigte
as_berechtigt	personensorgeberechtigt	Wenn erziehungsberechtigt oder sorgeberechtigt = "Ja"	Sorgeberechtigter1-3:sorgeberechtigt
as_beziehung	Beziehung	Art des Ansprechpartners*	Sorgeberechtigter: Beziehung
as_einrichtung	Einrichtung	Bemerkung: Einrichtung=XXXX; ***	Sorgeberechtigter: Einrichtung
as_anrede	Anrede	wird automatisch generiert	Sorgeberechtigter: Anrede
as_vname	Vorname	Vorname	Sorgeberechtigter: Vorname
as_name	Name	Name	Sorgeberechtigter: Name
as_staat	Staat	Staatsangehörigkeit	Sorgeberechtigter: Staat
as_land	Bundesland		Sorgeberechtigter: BL
as_plz	PLZ	PLZ	Sorgeberechtigter: PLZ
as_ort	Ort	Ort	Sorgeberechtigter: Wohnort
as_ortsteil	Ortsteil		Sorgeberechtigter: Ortsteil
as_strasse	Straße	Straße	Sorgeberechtigter: Straße
Registerkarte Laufbahn
al_kennziffer	Kennziffer	Bildungsgang	Beruf: Bildungsgang	Schüler > Ausbildung > Bildungsgang
al_schulart	Schulart	Schüler/aktuelle Schulart oder Klasse/Schulart	Beruf: Schulart	Schüler > Ausbildung > Schulform
al_status	Status	Schüler/Beruf/Status: wenn nicht gefüllt: Schüler	Beruf: Status	Schüler > Statistik > Merkmal S1 (wenn nicht ausgewählt, dann Schüler als Vorgabe)
al_zeitform	Zeitform	Klasse/Unterrichtsform: nur „V“ oder andere als „T“	Beruf: Org.-form	Schüler > Ausbildung > Organisation
al_abschl_dat	voraussichtlicher Abschluss am	Ausbildung bis	Beruf: Lehrende	Schüler > Daten 2 > Zugang > Voraus. Ende
al_laufb_sj	Schuljahr (Laufbahn)	generiert lt. Datei
al_laufb_von	von	erster Schultag (generiert)		Schüler > Laufbahn > Allgemein > Zugang
al_laufb_bis	bis	letzter Schultag (generiert)		Schüler > Laufbahn > Allgemein > Abgang
al_laufb_kl	Klasse	amtliche Klassenbezeichnung sonst Klasse	Schüler: Klasse	Schüler > Auswahl > Klasse (nach Einschulung)
al_laufb_bem	Bemerkung	Schüler/Bemerkung
al_laufb_neuanf	Neuanfänger in dieser Ausbildung	Schulhalbjahr beginnt mit 1, es sei denn: „Abweichung von Regelausbildungszeit = „KNEU“	Beruf: Neuanfänger	Schüler > Ausbildung > Neuanfänger im Bildungsgang
al_laufb_bgut	Bildungsgutschein	Jokerdaten/SAXSVS 3 Bildungsgutschein	Beruf: Bildungsgutschein	Schüler > Daten 4 > Finanzielle Förderung > Förderung
al_fremd_sj	Schuljahr (FS)	generiert lt. Datei
al_fremd_fs1	1. Fremdsprache	Position 1 Fremdsprache aus Schüler/weitere Schülerdaten/Fremdsprachen	Fächerwahl: Fremdspr. 1	Schüler > Daten 3 > 1. Fremdsprache
al_fremd_fs2	2. Fremdsprache	Position 2 Fremdsprache	Fächerwahl: Fremdspr. 2	Schüler > Daten 3 > 2. Fremdsprache
al_fremd_fs3	3. Fremdsprache	Position 3 Fremdsprache	Fächerwahl: Fremdspr. 3	Schüler > Daten 3 > 3. Fremdsprache
al_ausgen	Beschulung mit Ausnahmegenehmigung (nur BS)	Jokerdaten/SAXSVS 3 Ausnahmegenehmigung	Beruf: Beschulung mit Ausnahmegenehmigung	Schüler > Daten 3 > Verschiedenes > Einschulantrag/Ausnahme
al_mfoerdersw	Schüler in besonderen Klassen mit Förderschwerpunkt	Schüler/(Beruf) Förderung	Beruf: Förderschwerpunkt der Klasse (BvB etc.)	Klassen > Daten > Einzelintegration/Förderklasse und (!) Schüler > Daten 4 > Förderungen > Förderschwerpunkt 1
Registerkarte Förderung
af_schwaeche_01	Teilleistungsschwächen	Jokerdaten/SAXSVS Teilleistungsschwäche 1	Förderung: TLS 1
af_schwaeche_dat_01	Datum Bescheid (Teilleistungsschwäche)	Jokerdaten/SAXSVS Bescheid TLS1 am	Förderung: TLS 1. Datum
af_schwaeche_02	Teilleistungsschwächen	Jokerdaten/SAXSVS Teilleistungsschwäche 2	Förderung: TLS 2
af_schwaeche_dat_02	Datum Bescheid (Teilleistungsschwäche)	Jokerdaten/SAXSVS Bescheid TLS2 am	Förderung: TLS 2. Datum
af_behart	Behinderungsart	Schüler/Art der Behinderung Werte: 20, 30 oder 40	Förderung: Behinderungsart	Schüler > Daten 4 > Förderungen > Behinderung
af_int	Integrationsform	Jokerdaten/SAXSVS 2 Integrationsform – alle folgenden Förderfelder werden nur ausgegeben, wenn die Integrationsform gefüllt ist	Förderung: Form	Schüler --> Daten 4 --> Förderungen --> Maßnahme/Bedarf
af_int_von	Int_von	Jokerdaten/SAXSVS 2 Integration von	Förderung: von	Schüler --> Daten 4 --> Förderungen --> Von
af_int_bis	Int_bis	Jokerdaten/SAXSVS 2 Integration bis	Förderung: bis	Schüler --> Daten 4 --> Förderungen --> Bis
af_int_rs_std	Stunden Regelschule	Jokerdaten/SAXSVS 2 Stunden Regelschule	Förderung: Stunden RS	Schüler --> Daten 4 --> Förderungen --> Stunden (Regelschule)
af_int_fs_std	Stunden Förderschule	Jokerdaten/SAXSVS 2 Stunden Regelschule	Förderung: Stunden FS	Schüler --> Daten 4 --> Förderungen --> Stunden (Förderschule)
af_int_foerdersw	Hauptförderschwerpunkt	Jokerdaten/SAXSVS 2 Hauptförderschwerpunkt	Förderung: Schwerpunkt	Schüler --> Daten 4 --> Förderungen --> Förderschwerpunkt 1
af_int_zlk	zusätzliche Lehrkraft	Jokerdaten/SAXSVS 2 Zusätzliche Lehrkraft
af_int_raum	räumliche Abforderung	Jokerdaten/SAXSVS 2 Räumliche Abforderung
Registerkarte Vorbildung/Abschluss
av_abs_schart	Schulart der allgemeinbildenden Schule, wo höchster Abschluss erworben wurde	Werdegang/Abgebende Schulform	Vorbildung: Vorbildung allgemeinbildend, an Schulart
av_abs_zeugnis	Zeugnisart_ABS_Vorbildung	Werdegang/Art des Abschlusses (Wert mit „A“ am Anfang!)	Vorbildung: Vorbildung allgemeinbildend, Abschluss
av_bbs_schart	Schulart der berufsbildenden Schule, wo höchster Abschluss erworben wurde	Werdegang/Schulart (Wert mit „W“ am Anfang!)	Vorbildung: Vorbildung berufsbildend, an Schulart
av_bbs_zeugnis	Zeugnisart_BBS_Vorbildung	Werdegang/Letzter Abschluss (Wert mit „L“ am Anfang!)	Vorbildung: Vorbildung berufsbildend, Abschluss
aab_ende_absch_art	Abschlussart_Ausbildung_Beendigung	Schülerdaten/Art des Abschlusses nur wenn gefüllt und Entlassungsgrund nicht gefüllt!	Abgang_Schulabschluss: Schulabschluss
aab_ende_absch_art_dat	Ausstellungsdatum	Schülerdaten/Entlassungsdatum	Abgang_Schulabschluss: Abgang am
aab_ende_absch_art_zusatz	zusätzlicher Schulabschluss erworben/zuerkannt	Schülerdaten/Zusatzabschluss	Abgang_Schulabschluss: Schulabschluss zusätzlich zuerkannt
aab_ende_abbruch	Art der Beendigung (Abbruch)	Schülerdaten/Grund (der Entlassung) nur wenn gefüllt, dann Art des Abschlusses nicht gefüllt!	Abgang_Schulabschluss: Grund bei Abbruch
aab_ende_abbruch_dat	Datum (Abbruch)	Schülerdaten/Entlassungsdatum	Abgang_Schulabschluss: Abgang am
aab_ende_bszort_neu	Schule im gewählten Ort (bei Schulwechsel)	Schülerdaten/Schülerbogen an	Abgang_Schulabschluss: aufnehm. Schule (einzugeben bei Grunddaten -> Schulen)
Registerkarte Ausbildung
aau_einbetr_bez	Bezeichnung_Einstellungsbetrieb	Name1 des Betriebes (1. Praktikumsbetrieb mit Vertrag)	Schüler2: Einstellungsbetrieb
aau_einbetr_staat	Staat_Einstellungsbetrieb	Wenn nicht D: Ausland wie Staatsbürgerschaft in WinSCHOOL Bundesland EH	Grunddaten-Firmen Adresse: Staat
aau_einbetr_land	Land_Einstellungsbetrieb	Bundesland des Betriebes	Grunddaten-Firmen Adresse: BL
aau_einbetr_plz	PLZ_Einstellungsbetrieb	PLZ des Betriebes	Grunddaten-Firmen Adresse: Postleitzahl
aau_einbetr_ort	Ort_Einstellungsbetrieb	Ort des Betriebes	Grunddaten-Firmen Adresse: Ort
aau_einbetr_str	Str_Einstellungsbetrieb	Straße des Betriebes	Grunddaten-Firmen Adresse: Straße
aau_ausbetr_bez	Bezeichnung_Ausbildungsbetrieb	Name1 des Schüler/Ausbildungsbetriebes	Schüler2: Ausbildungsbetrieb
aau_ausbetr_staat	Staat_Ausbildungsbetrieb	Wenn nicht D: Ausland wie Staatsbürgerschaft in WinSCHOOL Bundesland EH	Grunddaten-Firmen Adresse:Staat
aau_ausbetr_land	Land_Ausbildungsbetrieb	Bundesland des Betriebes	Grunddaten-Firmen Adresse: BL
aau_ausbetr_plz	PLZ_Ausbildungsbetrieb	PLZ des Betriebes	Grunddaten-Firmen Adresse: Postleitzahl
aau_ausbetr_ort	Ort_Ausbildungsbetrieb	Ort des Betriebes	Grunddaten-Firmen Adresse: Ort
aau_ausbetr_str	Str_Ausbildungsbetrieb	Straße des Betriebes	Grunddaten-Firmen Adresse: Straße
Schüler löschen				Schüler --> Statistik --> Merkmal S10

In Excel und Access können die Feldbezeichner beliebig gewählt werden. Sie müssen beim Import den Bezeichnern in SaxSVS zugeordnet werden.

Datenimport

In SaxSVS-BBS werden grundsätzlich nur (!) Stammschüler gepflegt. Gastschüler dürfen nicht eingetragen werden. Deshalb sollten vor dem Export aus dem kommerziellen Produkt die Gastschüler so gekennzeichnet werden, dass sie nicht mit exportiert werden:

• WinSCHOOL: über das Feld Statistik
• Magellan: über das Feld Gastschüler

Datenimport Schüler (xml-Datei bzw. sbbs-Datei)

Aufruf: Menü "Datei" / "Import von Schülerdaten" / "komm. Produkt"

Datenübernahme aus WinSCHOOL

Voraussetzung für den Datenaustausch von WinSCHOOL zu SaxSVS

Aktion	Ansprechpartner für Fragen
* eine Version von WinSCHOOL, die den Datenexport ermöglicht (ab Version 460)	Betreuer von WinSCHOOL (Germina)
* importierte Jokermasken für Schülerdaten, die in Sachsen benötigt werden --> "SAXSVS" und "SAXSVS 2"	Germina
* Schlüsselwerte (Schularten usw.) und Bildungsgänge, die für die Sachsenstatistik benötigt werden	erstmalig Germina / danach auch durch Support SaxSVS
* der hinterlegte DISCH (Dienststellenschlüssel) in WinSCHOOL * Menü "System" / "Schuldaten" --> bei Schulnummer muss der DISCH stehen	Germina / Support SaxSVS
* Auswahl des richtigen Schuljahres * Menü "System" / "Schuldaten" --> bei Jahr muss das Schuljahr stehen, für das die Daten in SaxSVS-BBS importiert werden sollen	Germina / Support SaxSVS
* Verwendung der richtigen Schlüsselwerte * beim Bundesland muss über eine Sammeländerung aus den Kürzeln des Landes der entsprechende Schlüsselwert eingetragen werden (BSP.: SN -->14) * alle Schüler mit dem Merkmal eines Bundeslandes auswählen und mit dem Menü "Bearbeiten" / "Serienänderung" die neuen Werte eintragen	Germina / Support SaxSVS

Schritt 1 - Exportieren der Schülerdaten aus WinSCHOOL

Maske für die Plausibilitätsprüfung innerhalb von WinSCHOOL:

Bemerkungen:

• grünes Fenster: Damit die Plausi ausgeführt werden kann, muss hier "Statistik-SaxSVS" aufgelistet sein
• rotes Fenster: die hier aufgelisteten Fehler müssen abgearbeitet werden, damit ein Überspielen der Daten in SaxSVS möglich ist

Maske für den Import von Schlüsseln und Bildungsgängen und für den Export der Schülerdaten (in WinSCHOOL):

Bemerkungen:

• Die Schlüssel und Bildungsgänge werden jede Nacht aktualisiert im Netz abgelegt und können über den Link https://web1.extranet.sachsen.de/bbsp/public/schnittstellen/index.xml abgerufen werden. Dieser Vorgang ist bei der erstmaligen Nutzung und später bei Veränderungen (bspw. neue Berufe) erforderlich.
• Der Export der Schülerdaten erfolgt über die Zeile "Export". Diese xml-Datei wird danach in einem zweiten Schritt in SaxSVS eingelesen.
• Über "Plausibilitäten anlegen" und "Statistikfelder einfärben" werden zusätzliche Hilfen erzeugt, damit die Prüfung der Daten bereits in WinSCHOOL erfolgen kann und nicht mehrmals der Einleseprozess in SaxSVS gestartet werden muss.
• Bevor der erste Export durchgeführt wird, sollten alle Pflichtfelder (in der Tabelle bei Punkt 3 hervorgehoben) gefüllt sein.
• Es dürfen nur Stammschüler exportiert werden, Gastschüler werden in SaxSVS-BBS nicht gepflegt.

Schrittfolge zum Exportieren der Daten aus WinSCHOOL:

Aktion	Bemerkungen
Pflege der Daten in WinSCHOOL siehe auch Bemerkungen unter dieser Tabelle	Pflichtfelder müssen gefüllt sein
Kontrolle der Daten auf Richtigkeit --> Plausibilitätskontrolle --> Menü "Extras" / "Statistikabfragen"	werden die angezeigten Fehler hierüber beseitigt, gibt es später weniger Probleme beim Einlesen in SaxSVS (siehe Fenster oberhalb der Tabelle)
Exportieren der Schülerdaten --> Menü "Extras" / im Bereich Im/Export bei "Weitere" "Sachsen SaxSVS-Schnittstelle" wählen	es wird die Maske für den Export geöffnet (siehe Fenster oberhalb der Tabelle)
"Export" aktivieren (Checkbox), evtl. Pfad anpassen	Tipp: zur besseren Unterstützung der Bedienung sollten "Plausibilitäten anlegen" und "Statistikfelder einfärben" ausgewählt werden
es erfolgt eine Erfolgsmeldung über die Anzahl der exportierten Schüler	Sollten in dem Fenster noch Fehlermeldungen erscheinen, ist mit Problemen der Daten beim Einlesen in SaxSVS zu rechnen

Bemerkungen:

• Alle Daten müssen valid sein.
• Sind in einer Klasse nur Schüler einer Schulart, wird diese Schulart am besten bei der Klasse hinterlegt. Sind in einer Klasse Schüler einer anderen Schulart integriert, muss diese bei dem Schüler hinterlegt werden.

Beispiel: In einer Klasse EQJ (Schulart BS/EQJ) werden gleichzeitig BvB-Schüler (Schulart BS/BvB) beschult. Bei der Klasse wird die Schulart BS/EQJ hinterlegt, bei den integrierten BvB-Schülern die Schulart BS/BvB. Nur so werden die Schüler nicht als Fehler abgewiesen, weil beim Einleseprozess immer Schulart und Bildungsgang auf Validität geprüft werden.

Schritt 2 - Importieren der bei Schritt 1 erstellten Schülerdatei in SaxSVS

Schrittfolge zum Einlesen der Daten in SaxSVS:

Aktion	Bemerkungen
Starten von SaxSVS	Einlesen der Daten kann durch Nutzer mit der Rolle SL, eSL oder Sek-I erfolgen
Menü "Datei" / "Import von Schülerdaten" / "kommerzielles Produkt" Die Datei hat die Erweiterung .sbbs oder .xml.	Auswahl der richtigen Datei Hochladen --> es kann immer nur eine Datei hochgeladen werden
bei fehlerhaften Dateien wird eine Fehlerliste angezeigt, die in WinSCHOOL abgearbeitet werden muss --> die meisten dieser Fehler werden auch in der Plausiprüfung in WinSCHOOL angezeigt	nur valide Daten können importiert werden Bei Fehlern kann ein Fehlerprotokoll aufgerufen werden, außerdem wird eine Telefonnummer angezeigt. Bitte rufen Sie an, wenn Sie das Fehlerprotokoll nicht deuten können.
Schritt 2 "Schülerdaten einlesen" War das Hochladen erfolgreich, können im Schritt 2 die hochgeladenen Daten eingelesen werden
Auswahl der Klassen, von denen die Schüler eingelesen werden sollen	Stehen Klassen in der Spalte "Klassen, welche nicht zugeordnet werden können", sind diese Klassen nicht in SaxSVS vorhanden --> Klassenbezeichnung in WinSCHOOL oder SaxSVS anpassen Klassen können auch schrittweise eingelesen werden.
nach dem Einlesen wird wieder ein Protokoll ausgegeben	Schüler mit Fehlern werden nicht eingelesen Schüler mit Warnungen werden eingelesen, aber die Datensätze sind fehlerhaft Schüler mit Infos wurden erfolgreich importiert
Kontrolle der Daten --> Prüfung, ob in SaxSVS alle Schüler eingelesen wurden	Klassenbildungsmaske, Datengrundlage "Schülerdaten"

Bemerkungen:

• Es werden grundsätzlich alle Schüler einer ausgewählten Klasse eingelesen
• Wenn nicht alle Klassen auf einmal eingelesen werden sollen, werden nur die entsprechenden Klassen ausgewählt
• Soll in einem weiteren Schritt eine weitere Klasse eingelesen werden, kann in der Maske wo die Klassen ausgewählt werden auch unter der Tabelle mit dem Auswahlfeld eingestellt werden, dass die hochgeladene Datei beim Einlesen nicht gelöscht wird. Damit kann beim zweiten Einleseprozess dann der Menüpunkt "Datei" / "hochgeladene Schülerdaten einlesen" genutzt werden.

Datenübernahme aus FuxSCHOOL

Voraussetzung für den Datenaustausch von FuxSCHOOL zu SaxSVS

Aktion	Ansprechpartner für Fragen
* eine Version von FuxSCHOOL, die den Datenexport ermöglicht	Betreuer von FuxSCHOOL
* Schlüsselwerte (Schularten usw.) und Bildungsgänge, die für die Sachsenstatistik benötigt werden	erstmalig FuxMedia / danach auch durch Support SaxSVS
* der hinterlegte DISCH (Dienststellenschlüssel) in FuxSCHOOL * Menü Grunddaten/Einrichtung --> bei Nummer muss der DISCH stehen	FuxSCHOOL / Support SaxSVS

Schritt 1 - Exportieren der Schülerdaten aus FuxSchool

Maske für den Import von Schlüsseln und Bildungsgängen und für den Export der Schülerdaten (in FuxSchool):

Bemerkungen:

• Die Schlüssel und Bildungsgänge werden jede Nacht aktualisiert im Netz abgelegt und können über den Link https://web1.extranet.sachsen.de/bbsp/public/schnittstellen/index.xml abgerufen werden. Dieser Vorgang ist bei der erstmaligen Nutzung und später bei Veränderungen (bspw. neue Berufe) erforderlich.
• Die heruntergeladenen Dateien für Schlüssel und Bildungsgänge können über diese Maske in FuxSchool eingelesen werden.
• Bevor der erste Export durchgeführt wird, sollten alle Pflichtfelder (in der Tabelle bei Punkt 3 hervorgehoben) gefüllt sein.
• Es dürfen nur Stammschüler exportiert werden, Gastschüler werden in SaxSVS-BBS nicht gepflegt.

Schrittfolge zum Exportieren der Daten aus FuxSchool:

Aktion	Bemerkungen
Pflege der Daten in FuxSchool	Pflichtfelder müssen gefüllt sein
Exportieren der Schülerdaten --> Menü "Datei" / "Datenabgleich" / "Schnittstelle SaxSVS BBS"	es wird die Maske für den Export geöffnet
Auswahl des Schuljahres	es wird meistens das aktuelle Schuljahr benötigt, für Phönix aber auch das vorhergehende Schuljahr
Auswahl der Schüler, die gelöscht werden sollen	alle Schüler, die für die Phönixstatistik gezählt werden sollen, dürfen nicht gelöscht werden
"Export" starten	Speicherort festlegen, der Dateinamen kann so bleiben
es erfolgt eine Erfolgsmeldung über den Export	Das Fenster "Export für SaxSVS..." kann nun geschlossen werden.

Schritt 2 - Importieren der bei Schritt 1 erstellten Schülerdatei in SaxSVS

Schrittfolge zum Einlesen der Daten in SaxSVS:

Aktion	Bemerkungen
Starten von SaxSVS	Einlesen der Daten kann durch Nutzer mit der Rolle SL, eSL oder Sek-I erfolgen
Menü "Datei" / "Import von Schülerdaten" / "kommerzielles Produkt" Die Datei hat die Erweiterung .sbbs oder .xml.	Auswahl der richtigen Datei Hochladen --> es kann immer nur eine Datei hochgeladen werden
bei fehlerhaften Dateien wird eine Fehlerliste angezeigt, die in FuxSCHOOL abgearbeitet werden muss	nur valide Daten können importiert werden Bei Fehlern kann ein Fehlerprotokoll aufgerufen werden, außerdem wird eine Telefonnummer angezeigt. Bitte rufen Sie an, wenn Sie das Fehlerprotokoll nicht deuten können.
Schritt 2 "Schülerdaten einlesen" War das Hochladen erfolgreich, können im Schritt 2 die hochgeladenen Daten eingelesen werden
Auswahl der Klassen, von denen die Schüler eingelesen werden sollen	Stehen Klassen in der Spalte "Klassen, welche nicht zugeordnet werden können", sind diese Klassen nicht in SaxSVS vorhanden --> Klassenbezeichnung in FuxSCHOOL oder SaxSVS anpassen
nach dem Einlesen wird wieder ein Protokoll ausgegeben	Schüler mit Fehlern werden nicht eingelesen Schüler mit Warnungen werden eingelesen, aber die Datensätze sind fehlerhaft Schüler mit Infos wurden erfolgreich importiert
Kontrolle der Daten --> Prüfung, ob in SaxSVS alle Schüler eingelesen wurden	Klassenbildungsmaske, Datengrundlage "Schülerdaten"

Bemerkungen:

• Es werden grundsätzlich alle Schüler einer ausgewählten Klasse eingelesen
• Wenn nicht alle Klassen auf einmal eingelesen werden sollen, werden nur die entsprechenden Klassen ausgewählt
• Soll eine falsch hochgeladene Datei wieder gelöscht werden, muss unter der Tabelle mit dem Auswahlfeld eingestellt werden, dass die hochgeladene Datei (ohne Auswahl von Klassen) beim Einlesen gelöscht werden soll (Ausnahmefall).

Datenübernahme aus Magellan

Voraussetzung für den Datenaustausch von Magellan zu SaxSVS

Aktion	Ansprechpartner für Fragen
* eine Version von Magellan, die den Datenexport ermöglicht	Betreuer von Magellan
* Schlüsselwerte (Schularten usw.) und Bildungsgänge, die für die Sachsenstatistik benötigt werden	Betreuer von Magellan
* der hinterlegte DISCH (Dienststellenschlüssel) in Magellan * Navigation "Mandanten" / "Schulnummer" im Register Daten 1	Betreuer von Magellan / Support SaxSVS
* Auswahl des richtigen Schuljahres	Betreuer von Magellan

Schritt 1 - Exportieren der Schülerdaten aus Magellan

Schrittfolge zum Exportieren der Daten aus Magellan:

Aktion	Bemerkungen
Pflege der Daten in Magellan siehe auch Bemerkungen unter dieser Tabelle	Pflichtfelder müssen gefüllt sein
Exportieren der Schülerdaten --> Register "Importe/Exporte" / Menü "Export"	es wird die Maske für den Export geöffnet
	Auswählen von: Schnittstelle: SAXSVS Exportdatei: SAX-SVS (BBS) Export-Zeitraum: nach Festlegung danach mit "weiter" zum nächsten Schritt wechseln
	Stichtag auswählen --> heute Exportordner: Speicherort auswählen danach mit "weiter" zum nächsten Schritt wechseln
	Vorgang mit "Fertigstellen" beenden

Bemerkungen:

• Alle Daten müssen valid sein.
• Alle Daten bzgl. Schulart, Zeitform usw. werden beim Schüler gepflegt, da unterschiedliche Bildungsgänge in einer Klasse beschult werden.
• Es dürfen nur Stammschüler exportiert werden, Gastschüler werden in SaxSVS-BBS nicht gepflegt.

Schritt 2 - Importieren der bei Schritt 1 erstellten Schülerdatei in SaxSVS

Aktion	Bemerkungen
Starten von SaxSVS	Einlesen der Daten kann durch Nutzer mit der Rolle SL, eSL oder Sek-I erfolgen
Menü "Datei" / "Import von Schülerdaten" / "kommerzielles Produkt" Die Datei hat die Erweiterung .sbbs oder .xml.	Auswahl der richtigen Datei * Hochladen --> es kann immer nur eine Datei hochgeladen werden
bei fehlerhaften Dateien wird eine Fehlerliste angezeigt, die in Magellan abgearbeitet werden muss	nur valide Daten können importiert werden Bei Fehlern kann ein Fehlerprotokoll aufgerufen werden, außerdem wird eine Telefonnummer angezeigt. Bitte rufen Sie an, wenn Sie das Fehlerprotokoll nicht deuten können.
Schritt 2 "Schülerdaten einlesen" War das Hochladen erfolgreich, können im Schritt 2 die hochgeladenen Daten eingelesen werden
Auswahl der Klassen, von denen die Schüler eingelesen werden sollen	Stehen Klassen in der Spalte "Klassen, welche nicht zugeordnet werden können", sind diese Klassen nicht in SaxSVS vorhanden --> Klassenbezeichnung in Magellan oder SaxSVS anpassen Sollen die Klassen schrittweise eingelesen werden, kann unter der Tabelle der Haken entfernt werden (siehe Bemerkungen).
nach dem Einlesen wird wieder ein Protokoll ausgegeben	Schüler mit Fehlern werden nicht eingelesen Schüler mit Warnungen werden eingelesen, aber die Datensätze sind fehlerhaft Schüler mit Infos wurden erfolgreich importiert
Kontrolle der Daten --> Prüfung, ob in SaxSVS alle Schüler eingelesen wurden	Klassenbildungsmaske, Datengrundlage "Schülerdaten"

Bemerkungen:

• Es werden grundsätzlich alle Schüler einer ausgewählten Klasse eingelesen
• Wenn nicht alle Klassen auf einmal eingelesen werden sollen, werden nur die entsprechenden Klassen ausgewählt
• Soll in einem weiteren Schritt eine weitere Klasse eingelesen werden, kann in der Maske wo die Klassen ausgewählt werden auch unter der Tabelle mit dem Auswahlfeld eingestellt werden, dass die hochgeladene Datei beim Einlesen nicht gelöscht wird. Damit kann beim zweiten Einleseprozess dann der Menüpunkt "Datei" / "hochgeladene Schülerdaten einlesen" genutzt werden.

Import über xls-Datei und csv-Datei

Aufruf: Menü "Datei" / "Import von Schülerdaten" / "OFFICE (Excel)"

Excel-Import

Voraussetzung für den Datenaustausch von Excel zu SaxSVS

Es können nur Daten in SaxSVS importiert werden, die valid sind und die bei geschlüsselten Inhalten den exakt richtigen Wortlaut haben. Für den genauen Wortlaut sollte entweder die Schlüsseldatei exportiert werden oder ein Testschüler (Jokerschüler) in SaxSVS angelegt werden, bei dem Testeinträge vorgenommen werden können. Die Vorgaben (Schlüssel und Bildungsgänge) werden jede Nacht neu erstellt und über das Netz zur Verfügung gestellt.

• Schnittstelleninformationen (Schlüssel und Bildungsgänge): https://web1.extranet.sachsen.de/bbsp/public/schnittstellen/

Bemerkungen:

• Die Datei muss die Erweiterung .xls haben.
• In der ersten Zeile sollte ein Spaltenkopf stehen, ab der 2. Zeile die Schülerdaten.

Es dürfen nur Stammschüler in SaxSVS-BBS gepflegt und importiert werden, Gastschüler werden nicht (!) in SaxSVS-BBS gepflegt.

Schritt 1 - valide Eingabe der Pflichtdaten und sonstigen Daten

Im Gegensatz zu den kommerziellen Produkten, wo Schlüsselwerte und Bildungsgänge als Auswahlliste hinterlegt sind und demzufolge nicht falsch geschrieben werden können, muss bei Excel und Access auf die genaue Schreibweise geachtet werden. Auch Leerzeichen hinter einer Eingabe führen zum Ablehnen des Datensatzes.

Es müssen mindestens alle Pflichtfelder eingetragen werden, damit der Schüler in SaxSVS einer konkreten Klasse zugeordnet werden kann. Für die Planung des Bedarfs sind die Angaben bzgl. Integration und Migration erforderlich.

Alle anderen Datenfelder können ebenfalls in Excel (Access) befüllt und übertragen werden, genauso ist aber auch eine Ergänzung der eingelesenen Werte in SaxSVS möglich. In SaxSVS ist wieder der Vorteil, dass alle Werte als Listenauswahl zur Verfügung stehen und deshalb die Fehlerquote sehr gering ist.

Schritt 2 - Importieren der Daten in SaxSVS

Schrittfolge zum Einlesen der Daten in SaxSVS:

Aktion	Bemerkungen
Starten von SaxSVS	Einlesen der Daten kann durch Nutzer mit der Rolle SL, eSL oder Sek-I erfolgen
Menü "Datei" / "Import von Schülerdaten" / "OFFICE (Excel)" Die Datei muss die Erweiterung .xls haben.	Auswahl der richtigen Datei Hochladen --> es kann immer nur eine Datei hochgeladen werden
Schritt 2 "Schülerdaten einlesen" War das Hochladen erfolgreich, können im Schritt 2 die hochgeladenen Daten eingelesen werden
Auswahl und Zuordnung der Felder	alle Felder zuordnen, bei denen der Inhalt eingelesen werden soll oben rechts auf die Diskette klicken zum Speichern der Zuordnung
Auswahl der Klassen, von denen die Schüler eingelesen werden sollen	Stehen Klassen in der Spalte "Klassen, welche nicht zugeordnet werden können", sind diese Klassen nicht in SaxSVS vorhanden --> Klassenbezeichnung in FuxSCHOOL oder SaxSVS anpassen Sollen die Klassen schrittweise eingelesen werden, kann unter der Tabelle der Haken entfernt werden (siehe Bemerkungen).
nach dem Einlesen wird wieder ein Protokoll ausgegeben	Schüler mit Fehlern werden nicht eingelesen Schüler mit Warnungen werden eingelesen, aber die Datensätze sind fehlerhaft Schüler mit Infos wurden erfolgreich importiert
Kontrolle der Daten --> Prüfung, ob in SaxSVS alle Schüler eingelesen wurden	Klassenbildungsmaske, Datengrundlage "Schülerdaten"

Bemerkungen:

• Es werden grundsätzlich alle Schüler einer ausgewählten Klasse eingelesen
• Wenn nicht alle Klassen auf einmal eingelesen werden sollen, werden nur die entsprechenden Klassen ausgewählt
• Soll in einem weiteren Schritt eine weitere Klasse eingelesen werden, kann in der Maske wo die Klassen ausgewählt werden auch unter der Tabelle mit dem Auswahlfeld eingestellt werden, dass die hochgeladene Datei beim Einlesen nicht gelöscht wird. Damit kann beim zweiten Einleseprozess dann der Menüpunkt "Datei" / "hochgeladene Schülerdaten einlesen" genutzt werden.
• Bei Excel-Import werden nur die Felder eingelesen, die zugeordnet wurden.

csv-Import

Der csv-Import läuft analog dem Excel-Import ab. Wichtig dabei ist der richtige Zeichensatz beim Speichern der csv-Datei. Als Dateityp funktioniert "CSV (Trennzeichen-getrennt)".

Datenimport Lehrer

Der Import von Lehrerdaten ist derzeit nicht vorgesehen.

Datenexport

Datenexport Lehrer

Der Datenaustausch der Lehrerdaten im xml-Format für kommerzielle Anbieter ist nicht vorgesehen. Lehrerdaten können nach Excel exportiert und weiter verarbeitet werden.