Handreichung - Schuljahresende

Abschluss einer Ausbildung

Für den Abschluss müssen in SaxSVS in der Registerkarte Vorbildung/Abschluss der Schülerdaten Eintragungen vorgenommen werden. Welche Felder dafür im komm. Produkt ausgefüllt werden müssen, sehen Sie im Kapitel 10 des Handbuches.

Es darf nur eine Variante gepflegt werden, entweder ein positiver Abschluss oder einen Abgang!

Schüler mit positivem Abschluss im Abgangsjahr

Alle Schüler mit positivem Abschluss werden für die Phönix-Statistik benötigt.

Für den positiven Abschluss muss gepflegt weren:

• Ausstellungsdatum (Abschlussdatum)
• Abschlussart (Zeugnis)
• evtl. zusätzlich erworbener bzw. zuerkannter Schulabschluss

Das Zeugnis muss laut Phönixzuordnung zu der Ausbildung passen. Mögliche Abschlüsse findet man hier (im Bereich: Häufig gestelle Fragen).

Schüler mit Abgang ohne Abschluss

Verlässt ein Schüler eine Schule, ohne die Ausbilung positiv beendet zu haben, muss der Abgangsgrund gepflegt werden. Folgende Gründe stehen zur Auswqahl bereit:

• Umzug/Schulwechsel außerhalb Sachsens

• Eingabe von Art der Beendigung und Datum

• Schulwechsel innerhalb Sachsens (öffentliche Schulen)

• Eingabe von Art der Beendigung und Datum
• Eingabe der Folgeschule

• Schulwechsel innerhalb Sachsens (Schulen in freier Trägerschaft)

• Eingabe von Art der Beendigung und Datum
• Eingabe der Folgeschule

• Beendigung Schullaufbahn

• Diese Option ist für Schüler, die die Ausbildung ohne Abschluss beenden und die Berufsschulpflicht erfüllt haben (bspw. weil sie mind. 18 Jahre alt sind).

Von der Folgeschule muss eingegeben werden:

• Dienststellenschlüssel - Ort (vor und nach dem Bindestrich ein Leerzeichen)

So findet man den DISCH (Dienststellenschlüssel):

1. in SaxSVS das Menü Kooperationsschule aufrufen (Schule/Kooperationsschulen)
2. im linken Bereich Ort und Schule heraussuchen (es sind alle freien und öffentlichen Schulen aufgelistet)
3. Schule anklicken, dann steht im rechten Fenster der Dienststellenschlüssel

Schüler mit nachfolgender aufgesetzter Ausbildung

Belegt ein Schüler eine Folgeausbildung muss geprüft werden, ob die vorhergehende Ausbildung erfolgreich abgeschlossen wurde.

• Wenn ja, wird dieser Abschluss für die amtliche Schulstatistik (Phönix) benötigt.

• Dieser Schüler muss für die aufgesetzte Ausbildung oder Folgeausbildung (bspw. berufliche Ausbildung nach BVJ) dupliziert werden.
• Damit erhält er eine neue eindeutige Kennzeichnung (UUID) und zählt programmtechnisch als andere Person.

• Wurde die vorhergehende Ausbildung nicht abgeschlossen (bspw. bei Wechsel innerhalb der Lehre in einen artverwandten Beruf), kann mit dem Schülerdatensatz weitergearbeitet werden und er muss nicht dupliziert werden.

Weitergabe von Schülern / Fortschreibung der Schüler in das Folgeschuljahr

Weitergabe von Schülern innerhalb der Schule

Schulen mit komm. Produkt

Die Weitergabe der Schüler in das Folgeschuljahr erfolgt über einen erneuten Import (Überspielen der Daten vom komm. Produkt in SaxSVS-BBS). Da jeder Schüler durch eine eindeutige ID gekennzeichnet ist, werden bei jedem Überspielen der Daten die Schülermerkmale aktualisiert. Dieser Vorgang kann mehrmals erfolgen, ohne dass die Schüler danach doppelt im System sind. Schüler können nur im laufenden Schuljahr und am Anfang des Schuljahres für das letzte Schuljahr (für Phönix und Schulpflichtüberwachung) eingelesen werden.

Schulen ohne komm. Produkt

Bei diesen Schulen müssen die Schüler im aktuellen Schuljahr (vor dem 31.07.XXXX) in die nächste Klassenstufe gesetzt werden. Wird dieser Zeitpunkt nicht eingehalten, muss jeder Schüler einzeln versetzt werden.

Versetzung von Schülern von kompletten Klassen in die nächste Jahrgangsstufe

Beispiel: es gibt 2 Klassen mit zusammen 50 Schülern und diese Schüler besuchen im Folgeschuljahr wieder die selben Klassen

Schrittfolge:

• Einstellen des aktuellen Schuljahres (wenn Schüler für das Folgeschuljahr übertragen werden sollen)
• Aufruf von Extras/Schuljahreswechsel / Versetzung von Schülern

--> In den ersten beiden Spalten stehen die Klassen und Schülerzahlen des aktuellen Schuljahres

• im Folgeschuljahr (3. Spalte) die Klasse auswählen, in die die Schüler versetzt werden sollen

--> Es stehen alle Klassen zur Auswahl, die den benötigten Bildungsgang haben. Fehlt eine Klasse, muss die Klassenbildungsmaske dahingehend geprüft werden.

--> nach Abschluss der Zelle (Enter) stehen in der 4 Spalte die Anzahl der Schüler, die bereits in der zukünftigen Klasse sind

• mit "Übernehmen" den Vorgang abschließen

Dieser Vorgang kann nur einmal erfolgen. Haben die Schüler bereits eine Laufbahnzeile in einer Regelklasse im Folgeschuljahr, kann diese Vorgehensweise nicht erneut genutzt werden.

Versetzung von Schülern mit der Option einer neuen Klassenzusammensetzung innerhalb der eigenen Schule

Beispiel: durch die Fachklassenbildung werden aus 3 Klassen für die Grundstufe nächstes Jahr in der Fachklasse 4 Klassen

Schrittfolge:

• • Einstellen des aktuellen Schuljahres (wenn Schüler für das Folgeschuljahr übertragen werden sollen)
• Aufruf von Schüler / Schülerdaten Sammeländerung

--> Nutzung der Registerkarte "Laufbahn"

--> im oberen Bereich (unter schuljahresabhängige Merkmale) muss das aktuelle Schuljahr stehen

Achtung: im oberen Bereich (aktuelles Schuljahr) nichts eintragen

• in den unteren Bereich wechseln, wo das Folgeschuljahr steht

1. im linken Bereich Schüler auswählen (anhaken)
2. im rechten Bereich die Schule auswählen (beim Vorgang entsprechend der Überschrift die eigene Schule)
3. Felder Klasse, Bildungsgang, Status und voraussichtliches Abschlussdatum auswählen bzw. eintragen

--> sind alle Felder ausgefüllt, erscheint in der Spalte Aktion automatisch für diesen Bereich der Haken

• mit Speichern den Vorgang starten

Dieser Vorgang kann mehrmals erfolgen. Sind die Schüler versetzt und die Schule stellt fest, dass die Klassenzusammensetzung anders sein muss, kann dieser Vorgang erneut gestartet werden.

Löschen von Schülern

Schüler dürfen nur (!) gelöscht werden, wenn von der Schule die Schülerüberweisungskarte der vorhergehenden Schule noch nicht bestätigt ausgefüllt wurde. Sobald diese Karte dem Schüler wieder überreicht wurde, ist er Schüler der Schule und darf nicht einfach gelöscht werden.

Diese sind solange Schüler der Schule, bis sie:

• die Ausbildung erfolgreich beendet haben
• keine Schulpflicht mehr haben, weil sie volljährig sind
• die Schule offiziell verlassen haben durch:

• eine erneute Rückgabe der Schülerüberweisungskarte von der aufnehmenden Schule
• Umzug in ein anderes Bundesland

Alle diese Vorgänge müssen in SaxSVS protokolliert werden und damit für die Nachweispflicht vorliegen. In SaxSVS bedeutet das, dass nicht die Option "Schüler löschen" genutzt werden darf, sondern eine oben beschriebene für die Beendigung der Laufbahn. Das Löschen der Schüler ist bspw. möglich, wenn Schüler über das Bewerberverfahren in das Verfahren SaxSVS aufgenommen wurden und dann aber nicht an der Schule aufgenommen werden, weil sie sich für eine andere Ausbildung entschieden haben.