Datenaustausch

Allgemeine Bemerkungen

Die meisten Schulen arbeiten mit einem kommerziellen Produkt. Damit keine doppelte Eingabe der Schülerdaten erfolgen muss, gibt es eine definierte Schnittstelle zwischen SaxSVS-BBS und dem kommerziellen Produkt. Die Schulen, die bisher eine OFFICE-Anwendung genutzt haben, können diese Schnittstelle auch nutzen. Dabei ist es allerdings erforderlich, alle Inhalte der Datenfelder nach vorgegebenen Schlüsseln zu verarbeiten.

Diese Schlüsseldateien werden den kommerziellen Anbietern und Schulen zur Verfügung gestellt.

• Schnittstelleninformationen (Schlüssel und Bildungsgänge): https://web1.extranet.sachsen.de/bbsp/public/schnittstellen/

Wichtige Regeln für den Datenaustausch

• Die Klassenbezeichnungen müssen in SaxSVS-BBS und dem komm. Produkt übereinstimmen.
• Angezeigte Importfehler sollten immer im kommerziellen Produkt beseitigt werden, damit sie beim nächsten Import nicht erneut vorhanden sind.
• Während des Imports/Exports darf die Datenverbindung nicht unterbrochen werden.
• Datenimport

• kommerzielle Anbieter: alle Daten in SaxSVS-BBS werden überschrieben, in SaxSVS-BBS (und damit nicht im komm. Produkt) eingetragene Daten müssten erneut eingegeben werden
• OFFICE-Schulen: Daten, die von der Art zusammengehören, werden komplett überschrieben. Damit wird sichergestellt, dass die vorhandenen Daten zusammenpassen. Wird ein Komplex komplett nicht übertragen, bleiben die eingetragenen Daten in SaxSVS-BBS erhalten.

Feldbezeichnungen für Dateneingabe

Kürzel (in Datenbank)	Schülerdaten in SaxSVS	Schülerdaten in WinSCHOOL	Schülerdaten in fuxSCHOOL Maske:<Feld>	Schülerdaten in Magellan
Registerkarte Name
an_vname	Vorname	Vorname	Schüler:Vorname
an_name	Name	Name	Schüler:Name
an_gebname	Geburtsname	Geburtsname	Schüler:Geb.-name
an_gebdat	Geburtsdatum	Geburtsdatum	Schüler:Geb-dat
an_gebort	Geburtsort	Geburtsort	Schüler2:Geb-ort
an_geschlecht	Geschlecht	Geschlecht	Schüler:"m" voreingestellt, sonst Mädchen
an_abw_grund	Abwesenheitsgrund		Schüler:abw. Grund
an_abw_dat	Abwesenheitsgrund_seit		Schüler:abw. seit
an_migr_grund	Migrationshintergrund	Jokerdaten/SAXSVS Migrationshintergrund	Migranten:Migrantenstatus
an_migr_dat	besondere Bildungsberatung am	Jokerdaten/SAXSVS Bildungsberatung muss gefüllt sein, damit DaZ-3 ausgegeben werden kann	Migranten:Bildungsberatung am
an_migr_daz3	Teilnahme an DAZ-3	Jokerdaten/SAXSVS Teilnahme an DAZ-3	Migranten:Teilnahme an DaZ-3
an_staat	Staat		Schüler2:Staat
an_land	Bundesland	Bundesland	Schüler2:BL
an_plz	PLZ	PLZ	Schüler:Plz
an_ort	Ort	Ort	Schüler:Wohnort
an_ortsteil	Ortsteil	Ortsteil	Schüler:Ortsteil
an_strasse	Straße	Straße	Schüler:Straße
an_staatsang	Staatsangehörigkeit	Staatsangehörigkeit	Schüler2:St.ang
an_staatsang	2. Staatsangehörigkeit	2. Staatsangehörigkeit	Schüler2:St.ang
Registerkarte Sorgeberechtigte
as_berechtigt	personensorgeberechtigt	Wenn erziehungsberechtigt oder sorgeberechtigt = "Ja"	Sorgeberechtigter1-3:sorgeberechtigt
as_beziehung	Beziehung	Art des Ansprechpartners*	Sorgeberechtigter:Beziehung
as_einrichtung	Einrichtung		Sorgeberechtigter:Einrichtung
as_anrede	Anrede	wird automatisch generiert	Sorgeberechtigter:Anrede
as_vname	Vorname	Vorname	SorgeberechtigterVorname
as_name	Name	Name	Sorgeberechtigter:Name
as_staat	Staat	Staatsangehörigkeit	Sorgeberechtigter:Staat
as_land	Bundesland		Sorgeberechtigter:BL
as_plz	PLZ		Sorgeberechtigter:PLZ
as_ort	Ort		Sorgeberechtigter:Wohnort
as_ortsteil	Ortsteil		Sorgeberechtigter:Ortsteil
as_strasse	Straße		Sorgeberechtigter:Straße
Registerkarte Laufbahn
al_kennziffer	Kennziffer	Bildungsgang	Beruf:Bildungsgang
al_schulart	Schulart	Schüler/aktuelle Schulart oder Klasse/Schulart	Beruf:Schulart
al_status	Status	Schüler/Beruf/Status: wenn nicht gefüllt: Schüler	Beruf:Status
al_zeitform	Zeitform	Klasse/Unterrichtsform: nur „V“ oder andere als „T“	Beruf:Org.-form
al_abschl_dat	voraussichtlicher Abschluss am	Ausbildung bis	Abgang, Schulabschluss: Abgang am
al_laufb_sj	Schuljahr (Laufbahn)
al_laufb_von	von
al_laufb_bis	bis
al_laufb_kl	Klasse	Klasse	Schüler:Klasse
al_laufb_bem	Bemerkung
al_laufb_neuanf	Neuanfänger in dieser Ausbildung	Schuljahr beginnt mit 1	Beruf:Neuanfänger
al_laufb_bgut	Bildungsgutschein		Beruf:Bildungsgutschein
al_fremd_sj	Schuljahr (FS)
al_fremd_fs1	1. Fremdsprache	Position 1 Fremdsprache aus Schüler/Fremdsprachen	Fächerwahl:Fremdspr. 1
al_fremd_fs2	2. Fremdsprache	Position 2 Fremdsprache	Fächerwahl:Fremdspr. 2
al_fremd_fs3	3. Fremdsprache	Position 3 Fremdsprache	Fächerwahl:Fremdspr. 3
al_ausgen	Beschulung mit Ausnahmegenehmigung (nur BS)		Beruf:Beschulung mit Ausnahmegenehmigung
al_mfoerdersw	Förderschwerpunkt der Maßnahme (nur BVB-rehaspezifisch)		Beruf:Förderschwerpunkt BvB
Registerkarte Förderung
af_schwaeche_01	Teilleistungsschwächen	Jokerdaten/SAXSVS Teilleistungsschwäche 1	Förderung:TLS 1
af_schwaeche_dat_01	Jokerdaten/SAXSVS Bescheid TLS1 am	Förderung:TLS 1, Datum
af_schwaeche_02	Teilleistungsschwächen	Jokerdaten/SAXSVS Teilleistungsschwäche 2	Förderung:TLS 2
af_schwaeche_dat_02	Datum Bescheid (Teilleistungsschwäche)	Jokerdaten/SAXSVS Bescheid TLS2 am	Förderung:TLS 2, Datum
af_behart	Behinderungsart	Schüler/Art der Behinderung	Förderung:Behinderungsart
af_int	Integrationsform	Jokerdaten/SAXSVS 2 Integrationsform – alle folgenden Förderfelder werden nur ausgegeben, wenn die Integrationsform gefüllt ist	Förderung:Form
af_int_von	Int_von	Jokerdaten/SAXSVS 2 Integration von	Förderung:von
af_int_bis	Int_bis	Jokerdaten/SAXSVS 2 Integration bis	Förderung:bis
af_int_rs_std	Stunden Regelschule	Jokerdaten/SAXSVS 2 Stunden Regelschule	Förderung:Stunden RS
af_int_fs_std	Stunden Förderschule	Jokerdaten/SAXSVS 2 Stunden Regelschule	Förderung:Stunden FS
af_int_foerdersw	Hauptförderschwerpunkt	Jokerdaten/SAXSVS 2 Hauptförderschwerpunkt	Förderung:Schwerpunkt
af_int_zlk	zusätzliche Lehrkraft	Jokerdaten/SAXSVS 2 Zusätzliche Lehrkraft
af_int_raum	räumliche Abforderung	Jokerdaten/SAXSVS 2 Räumliche Abforderung	Förderung:Hinweise
Registerkarte Vorbildung/Abschluss
av_abs_schart	Schulart der allgemeinbildenden Schule, wo höchster Abschluss erworben wurde		Vorbildung: Vorbildung allgemeinbildend, an Schulart
av_abs_zeugnis	Zeugnisart_ABS_Vorbildung		Vorbildung: Vorbildung allgemeinbildend, Abschluss
av_bbs_schart	Schulart der berufsbildenden Schule, wo höchster Abschluss erworben wurde		Vorbildung: Vorbildung berufsbildend, an Schulart
av_bbs_zeugnis	Zeugnisart_BBS_Vorbildung		Vorbildung: Vorbildung berufsbildend, Abschluss
aab_ende_absch_art	Abschlussart_Ausbildung_Beendigung		Abgang_Schulabschluss:Schulabschluss
aab_ende_absch_art_dat	Ausstellungsdatum		Abgang_Schulabschluss:Abgang am
aab_ende_absch_art_zusatz	zusätzlicher Schulabschluss erworben/zuerkannt		Abgang_Schulabschluss:Schulabschluss zusätzlich zuerkannt
aab_ende_abbruch	Art der Beendigung (Abbruch)		Abgang_Schulabschluss:Grund bei Abbruch
aab_ende_abbruch_dat	Datum (Abbruch)		Abgang_Schulabschluss:Abgang am
aab_ende_bsz_neu	Schule im gewählten Ort (bei Schulwechsel)		Abgang_Schulabschluss:aufnehm. Schule (einzugeben bei Grunddaten -> Schulen)
Registerkarte Ausbildung
aau_einbetr_bez	Bezeichnung_Einstellungsbetrieb		Schüler2:Einstellungsbetrieb
aau_einbetr_staat	Staat_Einstellungsbetrieb		Grunddaten-Firmen Adresse:Staat
aau_einbetr_land	Land_Einstellungsbetrieb		Grunddaten-Firmen Adresse:BL
aau_einbetr_plz	PLZ_Einstellungsbetrieb		Grunddaten-Firmen Adresse:Postleitzahl
aau_einbetr_ort	Ort_Einstellungsbetrieb		Grunddaten-Firmen Adresse:Ort
aau_einbetr_str	Str_Einstellungsbetrieb		Grunddaten-Firmen Adresse:Straße
aau_ausbetr_bez	Bezeichnung_Ausbildungsbetrieb		Schüler2:Ausbildungsbetrieb
aau_ausbetr_staat	Staat_Ausbildungsbetrieb		Grunddaten-Firmen Adresse:Staat
aau_ausbetr_land	Land_Ausbildungsbetrieb		Grunddaten-Firmen Adresse:BL
aau_ausbetr_plz	PLZ_Ausbildungsbetrieb		Grunddaten-Firmen Adresse:Postleitzahl
aau_ausbetr_ort	Ort_Ausbildungsbetrieb		Grunddaten-Firmen Adresse:Ort
aau_ausbetr_str	Str_Ausbildungsbetrieb		Grunddaten-Firmen Adresse:Straße

Datenimport

Datenimport Schüler (xml-Datei bzw. sbbs-Datei)

Datenübernahme aus WinSCHOOL

Voraussetzung für den Datenaustausch von WinSCHOOL zu SaxSVS

Aktion	Anschprechpartner für Fragen
* eine Version von WinSCHOOL, die den Datenexport ermöglicht (ab Version 460)	Betreuer von WinSCHOOL (Germina)
* importierte Jokermasken für Schülerdaten, die in Sachsen benötigt werden --> "SAXSVS" und "SAXSVS 2"	Germina
* Schlüsselwerte (Schularten usw.) und Bildungsgänge, die für die Sachsenstatistik benötigt werden	erstmalig Germina / danach auch durch Support SaxSVS
* der hinterlegte DISCH (Dienststellenschlüssel) in WinSCHOOL * Menü "System" / "Schuldaten" --> bei Schulnummer muss der DISCH stehen	Germina / Support SaxSVS
* Auswahl des richtigen Schuljahres * Menü "System" / "Schuldaten" --> bei Jahr muss das Schuljahr stehen, für das die Daten importiert werden sollen	Germina / Support SaxSVS
* Verwendung der richtigen Schlüsselwerte * beim Bundesland muss über eine Sammeländerung aus den Kürzeln des Landes der entsprechende Schlüsselwert eingetragen werden (BSP.: SN -->14) * alle Schüler mit dem Merkmal eines Bundeslandes auswählen und mit dem Menü "Bearbeiten" / "Serienänderung" die neuen Werte eintragen	Germina

Schritt 1 - Exportieren der Schülerdaten aus WinSCHOOL

Maske für den Import von Schlüsseln und Bildungsgängen und für den Export der Schülerdaten (in WinSCHOOL):

Bemerkungen:

• Die Schlüssel und Bildungsgänge werden jede Nacht aktualisiert im Netz abgelegt und können über den Link https://web1.extranet.sachsen.de/bbsp/public/schnittstellen/index.xml abgerufen werden. Dieser Vorgang ist bei der erstmaligen Nutzung und später bei Veränderungen (bspw. neue Berufe) erforderlich.
• Der Export der Schülerdaten erfolgt über die Zeile "Export". Diese xml-Datei wird danach in einem zweiten Schritt in SaxSVS eingelesen.
• Über "Plausibilitäten anlegen" und "Statistikfelder einfärben" werden zusätzliche Hilfen erzeugt, damit die Prüfung der Daten bereits in WinSCHOOL erfolgen kann und nicht mehrmals der Einleseprozess in SaxSVS gestartet werden muss.
• Bevor der erste Export durchgeführt wird, sollten alle Pflichtfelder (in der Tabelle bei Punkt 3 hervorgehoben) gefüllt sein.

Schrittfolge zum Exportieren der Daten aus WinSCHOOL:

Aktion	Bemerkungen
Pflege der Daten in WinSCHOOL	Pflichtfelder müssen gefüllt sein
Kontrolle der Daten auf Richtigkeit --> Plausibilitätskontrolle --> Menü "Extras" / "Statistikabfragen"	werden die angezeigten Fehler hierüber beseitigt, gibt es später weniger Probleme beim Einlesen in SaxSVS
Exportieren der Schülerdaten --> Menü "Extras" / im Bereich Im/Export bei "Weitere" "Sachsen SaxSVS-Schnittstelle" wählen	es wird die Maske für den Export geöffnet
"Export" aktivieren (Checkbox), evtl. Pfad anpassen	Tipp: zur besseren Unterstützung der Bedienung sollten "Plausibilitäten anlegen" und "Statistikfelder einfärben" ausgewählt werden
es erfolgt eine Erfolgsmeldung über die Anzahl der exportierten Schüler	Sollten in dem Fenster noch Fehlermeldungen erscheinen, ist mit Problemen der Daten beim Einlesen in SaxSVS zu rechnen

Schritt 2 - Importeren der bei Schritt 1 erstelten Schülerdatei in SaxSVS

Schrittfolge zum Einlesen der Daten in SaxSVS:

Aktion	Bemerkungen
Starten von SaxSVS	Einlesen der Daten kann durch Nutzer mit der Rolle SL, eSL oder Sek-I erfolgen
Menü "Datei" / "Import von Schülerdaten" / "kommerzielles Produkt"	* Auswahl der richtigen Datei * Hochladen --> es kann immer nur eine Datei hochgeladen werden
bei fehlerhaften Dateien wird eine Fehlerliste angezeigt, die in WinSCHOOL abgearbeitet werden muss	nur valide Daten können importiert werden
Schritt 2 "Schülerdaten einlesen"	* war das Hochladen erfolgreich, können im Schritt 2 die hochgeladenen Daten eingelesen werden * wird die Datei nicht akzeptiert (fehlerhafte Struktur), wird ein Fehlerprotokoll angezeigt --> die meisten dieser Fehler werden auch in der Plausiprüfung in WinSCHOOL angezeigt --> nur valide Dateien können importiert werden
Auswahl der Klassen, von denen die Schüler eingelesen werden sollen	Stehen Klassen in der Spalte "Klassen, welche nicht zugeordnet werden konnen", sind diese Klassen nicht in SaxSVS vorhanden --> Klassenbezeichnung in WinSCHOOL oder SaxSVS anpassen
nach dem Einlesen wird wieder ein Protokoll ausgegeben	* Schüler mit Fehlern werden nicht eingelesen * Schüler mit Warnungen werden eingelesen, aber die Datensätze sind fehlerhaft * Schüler mit Infos wurden erfolgreich importiert
Kontrolle der Daten --> Prüfung, ob in SaxSVS alle Schüler eingelesen wurden	Klassenbildungsmaske, Datengrundlage "Schülerdaten"

Bemerkungen:

• Es werden grundsätzlich alle Schüler einer ausgewählten Klasse eingelesen
• Wenn nicht alle Klassen auf einmal eingelesen werden sollen, werden nur die entsprechenden Klassen ausgewählt
• Soll in einem weiteren Schritt eine weitere Klasse eingelesen werden, kann in der Maske wo die Klassen ausgewählt werden auch unter der Tabelle mit dem Auswahlfeld eingestellt werden, dass die hochgeladene Datei beim Einlesen nicht gelöscht wird. Damit kann beim zweiten Einleseprozess dann der Menüpunkt "Datei" / "hochgeladene Schülerdaten einlesen" genutzt werden.

Datenübernahme aus FuxSCHOOL

Schritt 1 - Exportieren der Schülerdaten aus fuxSchool

Maske für den Import von Schlüsseln und Bildungsgängen und für den Export der Schülerdaten (in fuxSchool):

Bemerkungen:

• Die Schlüssel und Bildungsgänge werden jede Nacht aktualisiert im Netz abgelegt und können über den Link https://web1.extranet.sachsen.de/bbsp/public/schnittstellen/index.xml abgerufen werden. Dieser Vorgang ist bei der erstmaligen Nutzung und später bei Veränderungen (bspw. neue Berufe) erforderlich.
• Die heruntergeladenen Dateien für Schlüssel und Bildungsgänge können über diese Maske in fuxSchooleingelesen werden.
• Bevor der erste Export durchgeführt wird, sollten alle Pflichtfelder (in der Tabelle bei Punkt 3 hervorgehoben) gefüllt sein.

Schrittfolge zum Exportieren der Daten aus fuxSchool:

Aktion	Bemerkungen
Pflege der Daten in fuxSchool	Pflichtfelder müssen gefüllt sein
Exportieren der Schülerdaten --> Menü "Datei" / "Datenabgleich" / "Schnittstelle SaxSVS BBS"	es wird die Maske für den Export geöffnet
Auswahl des Schuljahres	es wird meistens das aktuelle Schuljahr benötigt, für Phönix aber auch das vorhergehende Schuljahr
Auswahl der Schüler, die gelöscht werden sollen	alle Schüler, die für die Phönixstatistik gezählt werden sollen, dürfen nicht gelöscht werden
"Export" starten	Speicherort festlegen, der Dateinamen kann so bleiben
es erfolgt eine Erfolgsmeldung über den Export	Das Fenster "Export für SaxSVS..." kann nun geschlossen werden.

Schritt 2 - Importeren der bei Schritt 1 erstelten Schülerdatei in SaxSVS

Schrittfolge zum Einlesen der Daten in SaxSVS:

Aktion	Bemerkungen
Starten von SaxSVS	Einlesen der Daten kann durch Nutzer mit der Rolle SL, eSL oder Sek-I erfolgen
Menü "Datei" / "Import von Schülerdaten" / "kommerzielles Produkt"	* Auswahl der richtigen Datei * Hochladen --> es kann immer nur eine Datei hochgeladen werden
bei fehlerhaften Dateien wird eine Fehlerliste angezeigt, die in fuxSchool abgearbeitet werden muss	nur valide Daten können importiert werden
Schritt 2 "Schülerdaten einlesen"	* war das Hochladen erfolgreich, können im Schritt 2 die hochgeladenen Daten eingelesen werden * wird die Datei nicht akzeptiert (fehlerhafte Struktur), wird ein Fehlerprotokoll angezeigt --> nur valide Dateien können importiert werden
Auswahl der Klassen, von denen die Schüler eingelesen werden sollen	Stehen Klassen in der Spalte "Klassen, welche nicht zugeordnet werden konnen", sind diese Klassen nicht in SaxSVS vorhanden --> Klassenbezeichnung in fuxSchool oder SaxSVS anpassen
nach dem Einlesen wird wieder ein Protokoll ausgegeben	* Schüler mit Fehlern werden nicht eingelesen * Schüler mit Warnungen werden eingelesen, aber die Datensätze sind fehlerhaft * Schüler mit Infos wurden erfolgreich importiert
Kontrolle der Daten --> Prüfung, ob in SaxSVS alle Schüler eingelesen wurden	Klassenbildungsmaske, Datengrundlage "Schülerdaten"

Bemerkungen:

• Es werden grundsätzlich alle Schüler einer ausgewählten Klasse eingelesen
• Wenn nicht alle Klassen auf einmal eingelesen werden sollen, werden nur die entsprechenden Klassen ausgewählt
• Soll in einem weiteren Schritt eine weitere Klasse eingelesen werden, kann in der Maske wo die Klassen ausgewählt werden auch unter der Tabelle mit dem Auswahlfeld eingestellt werden, dass die hochgeladene Datei beim Einlesen nicht gelöscht wird. Damit kann beim zweiten Einleseprozess dann der Menüpunkt "Datei" / "hochgeladene Schülerdaten einlesen" genutzt werden.

Datenimport Lehrer

Der Import von Lehrerdaten ist derzeit nicht vorgesehen.

Datenexport

Datenexport Lehrer

Der Datenaustausch der Lehrerdaten im xml-Format für kommerzielle Anbieter ist nicht vorgesehen. Lehrerdaten können nach Excel exportiert und weiter verarbeitet werden.