Handreichung - Schuljahresende

Abschluss einer Ausbildung

Für den Abschluss müssen in SaxSVS in der Registerkarte Vorbildung/Abschluss der Schülerdaten Eintragungen vorgenommen werden. Welche Felder dafür im komm. Produkt ausgefüllt werden müssen, sehen Sie im Kapitel 10 des Handbuches.

Es darf nur eine Variante gepflegt werden, entweder ein positiver Abschluss oder ein Abgang!

Schüler mit positivem Abschluss im Abgangsjahr

Alle Schüler mit positivem Abschluss werden für die Phönix-Statistik benötigt.

Für den positiven Abschluss muss gepflegt werden:

• Ausstellungsdatum (Abschlussdatum)
• Abschlussart (Zeugnis)
• evtl. zusätzlich erworbener bzw. zuerkannter Schulabschluss

Das Zeugnis muss laut Phönixzuordnung zu der Ausbildung passen. Mögliche Abschlüsse findet man hier (im Bereich: Häufig gestellte Fragen).

Schüler mit Abgang ohne Abschluss

Verlässt ein Schüler eine Schule, ohne die Ausbildung positiv beendet zu haben, muss der Abgangsgrund gepflegt werden. Folgende Gründe stehen zur Auswahl bereit:

• Umzug/Schulwechsel außerhalb Sachsens

• Eingabe von Art der Beendigung und Datum

• Schulwechsel innerhalb Sachsens (öffentliche Schulen)

• Eingabe von Art der Beendigung und Datum
• Eingabe der Folgeschule

• Schulwechsel innerhalb Sachsens (Schulen in freier Trägerschaft)

• Eingabe von Art der Beendigung und Datum
• Eingabe der Folgeschule

• Beendigung Schullaufbahn

• Diese Option ist für Schüler, die die Ausbildung ohne Abschluss beenden und die Berufsschulpflicht erfüllt haben (bspw. weil sie mind. 18 Jahre alt sind).

Von der Folgeschule muss eingegeben werden:

• Dienststellenschlüssel (7 Ziffern)

So findet man den DISCH (Dienststellenschlüssel):

1. in SaxSVS das Menü Kooperationsschule aufrufen (Schule/Kooperationsschulen)
2. im linken Bereich Ort und Schule heraussuchen (es sind alle freien und öffentlichen Schulen aufgelistet)
3. Schule anklicken, dann steht im rechten Fenster der Dienststellenschlüssel

Eine Liste aller öffentlichen sächsischen berufsbildenden Schulen ist auch hier zu finden: Übersicht Schule - DISCH

Es könnte sein, dass evtl. die Dienststellenschlüssel der anderen Schulen schon im komm. Produkt hinterlegt sind.

Schüler mit nachfolgender aufgesetzter Ausbildung

Belegt ein Schüler eine Folgeausbildung muss geprüft werden, ob die vorhergehende Ausbildung erfolgreich abgeschlossen wurde.

• Wenn ja, wird dieser Abschluss für die amtliche Schulstatistik (Phönix) benötigt.

• Dieser Schüler muss für die aufgesetzte Ausbildung oder Folgeausbildung (bspw. berufliche Ausbildung nach BVJ) dupliziert (oder im komm. Produkt neu eingegeben) werden.
• Damit erhält er eine neue eindeutige Kennzeichnung (UUID) und zählt programmtechnisch als andere Person.

• Wurde die vorhergehende Ausbildung nicht abgeschlossen (bspw. bei Wechsel innerhalb der Lehre in einen artverwandten Beruf), kann mit dem Schülerdatensatz weitergearbeitet werden und er muss nicht dupliziert werden.

Weitergabe von Schülern / Fortschreibung der Schüler in das Folgeschuljahr mit der selben Ausbildung

Weitergabe von Schülern innerhalb der Schule

Schulen mit komm. Produkt

Die Weitergabe der Schüler in das Folgeschuljahr erfolgt über einen erneuten Import (Überspielen der Daten vom komm. Produkt in SaxSVS-BBS). Da jeder Schüler durch eine eindeutige ID gekennzeichnet ist, werden bei jedem Überspielen der Daten die Schülermerkmale aktualisiert. Dieser Vorgang kann mehrmals erfolgen, ohne dass die Schüler danach doppelt im System sind. Schüler können nur im laufenden Schuljahr und am Anfang des Schuljahres für das letzte Schuljahr (für Phönix und Schulpflichtüberwachung) eingelesen werden.

Schulen ohne komm. Produkt

Bei diesen Schulen müssen die Schüler im aktuellen Schuljahr (vor dem 31.07.XXXX) in die nächste Klassenstufe gesetzt werden. Wird dieser Zeitpunkt nicht eingehalten, muss jeder Schüler einzeln versetzt werden.

Versetzung von Schülern von kompletten Klassen in die nächste Jahrgangsstufe

Beispiel: es gibt 2 Klassen mit zusammen 50 Schülern und diese Schüler besuchen im Folgeschuljahr wieder die selben Klassen

Schrittfolge:

• Einstellen des aktuellen Schuljahres (wenn Schüler in das Folgeschuljahr übertragen werden sollen)
• Aufruf von Extras > Schuljahreswechsel > Versetzung von Schülern

--> In den ersten beiden Spalten stehen die Klassen und Schülerzahlen des aktuellen Schuljahres

• im Folgeschuljahr (3. Spalte) die Klasse auswählen, in die die Schüler versetzt werden sollen

--> Es stehen alle Klassen zur Auswahl, die den benötigten Bildungsgang haben. Fehlt eine Klasse, muss die Klassenbildungsmaske dahingehend geprüft werden.

--> Nach Abschluss der Zelle (Enter) stehen in der 4. Spalte die Anzahl der Schüler, die bereits in der zukünftigen Klasse sind

• mit "Übernehmen" den Vorgang abschließen

Dieser Vorgang kann nur einmal erfolgen. Haben die Schüler bereits eine Laufbahnzeile in einer Regelklasse im Folgeschuljahr, kann diese Vorgehensweise nicht erneut genutzt werden.

Versetzung von Schülern mit der Option einer neuen Klassenzusammensetzung innerhalb der eigenen Schule

Beispiel: durch die Fachklassenbildung werden aus 3 Klassen für die Grundstufe nächstes Jahr in der Fachklasse 4 Klassen

Schrittfolge:

• Einstellen des aktuellen Schuljahres (wenn Schüler in das Folgeschuljahr übertragen werden sollen)
• Aufruf von Schüler > Schülerdaten Sammeländerung

--> Nutzung der Registerkarte "Laufbahn"

--> im oberen Bereich (unter schuljahresabhängige Merkmale) muss das aktuelle Schuljahr stehen

Achtung: im oberen Bereich (aktuelles Schuljahr) nichts eintragen

• in den unteren Bereich wechseln, wo das Folgeschuljahr steht

1. im linken Bereich Schüler auswählen (anhaken)
2. im rechten Bereich die Schule auswählen (beim Vorgang entsprechend der Überschrift die eigene Schule)
3. Felder Klasse, Bildungsgang, Status und voraussichtliches Abschlussdatum auswählen bzw. eintragen

--> sind alle Felder ausgefüllt, erscheint in der Spalte Aktion automatisch für diesen Bereich der Haken

• mit Speichern den Vorgang starten

Dieser Vorgang kann mehrmals erfolgen. Sind die Schüler versetzt und die Schule stellt fest, dass die Klassenzusammensetzung anders sein muss, kann dieser Vorgang erneut gestartet werden.

Weitergabe von Schülern an eine andere Schule

Schülerweitergabe an andere Schule (bspw. wegen Fachklassenbildung)

Beispiel: wegen der Fachklassenbildung werden Schüler an anderen Schulen im Folgeschuljahr weiter beschult

Schrittfolge in der abgebenden Schule:

• Einstellen des aktuellen Schuljahres (wenn Schüler für das Folgeschuljahr übertragen werden sollen)
• Aufruf von Schüler > Schülerdaten Sammeländerung

--> Nutzung der Registerkarte "Laufbahn"

--> im oberen Bereich (unter schuljahresabhängige Merkmale) muss das aktuelle Schuljahr stehen

Achtung: im oberen Bereich (aktuelles Schuljahr) nichts eintragen

• in den unteren Bereich wechseln, wo das Folgeschuljahr steht

1. im linken Bereich Schüler auswählen (anhaken)
2. im rechten Bereich die Schule auswählen (beim Vorgang entsprechend der Überschrift die Schule, wo die Ausbildung fortgeführt wird)
3. bei Klasse die Jokerklasse im richtigen Ausbildungsjahr auswählen (#FKl)
4. Felder Status und voraussichtliches Abschlussdatum auswählen bzw. eintragen

--> sind alle Felder ausgefüllt, erscheint in der Spalte Aktion automatisch für diesen Bereich der Haken

• mit Speichern den Vorgang starten

Außerhalb vom Verfahren SaxSVS der aufnehmenden Schule eventuell mitteilen, welcher Schüler welche Ausbildung absolviert. Die aufnehmende Schule sieht die bisherige Ausbildung auch in der Laufbahn.

Mit dem Starten des Vorgangs sieht die aufnehmende Schule die Schüler. Diese befinden sich im Folgeschuljahr in der Jokerklassse #FKl.

Schrittfolge in der aufnehmenden Schule:

• Versetzen der Schüler aus der #FKl in eine Regelklasse (diese muss vorher in SaxSVS angelegt sein, das ist aber bereits zum 1. STT erfolgt)
• Export der Schülerdaten aus SaxSVS (Datei > Export von Schülerdaten > kommerzielles Produkt) für das Folgeschuljahr
• Import in das komm. Produkt (Stand April 2019: bisher nur in WinSCHOOL umgesetzt)

Schülerweitergabe innerhalb des aktuellen Schuljahres (bspw. bei Umzug)

Beispiel: bei Umzug oder Konzentration der Klassen wegen der Fachklassenbildung werden Schüler im gleichen Schuljahr an anderen Schulen weiter beschult

Schrittfolge in der abgebenden Schule:

• Einstellen des aktuellen Schuljahres (wenn Schüler im aktuellen Schuljahr übertragen werden sollen)
• Aufruf von Schüler > Schülerdaten Sammeländerung

--> Nutzung der Registerkarte "Laufbahn"

--> im oberen Bereich (unter schuljahresabhängige Merkmale) muss das aktuelle Schuljahr stehen

1. im linken Bereich Schüler auswählen (anhaken)
2. im rechten Bereich die Schule auswählen (beim Vorgang entsprechend der Überschrift die Schule, wo die Ausbildung fortgeführt wird)

--> sind alle Felder ausgefüllt, erscheint in der Spalte Aktion automatisch für diesen Bereich der Haken

• mit Speichern den Vorgang starten
• Der Schüler wird sofort versetzt und ist damit von der abgebenden Schule nicht mehr zu sehen (im aktuellen Schuljahr).

Außerhalb vom Verfahren SaxSVS der aufnehmenden Schule eventuell mitteilen, welcher Schüler welche Ausbildung absolviert. Die aufnehmende Schule sieht die bisherige Ausbildung auch in der Laufbahn.

Mit dem Starten des Vorgangs sieht die aufnehmende Schule die Schüler. Diese befinden sich im aktuellen Schuljahr in der Jokerklassse #Aufn.

Schrittfolge in der aufnehmenden Schule:

• Versetzen der Schüler aus der #Aufn in eine Regelklasse
• Export der Schülerdaten aus SaxSVS (Datei > Export von Schülerdaten > kommerzielles Produkt) für das aktuelle Schuljahr
• Import in das komm. Produkt (Stand April 2019: bisher nur in WinSCHOOL umgesetzt)

Weitergabe von Schülern innerhalb/außerhalb der Schule für eine neue oder aufgesetzte Ausbildung

Beispiele:

• ein Schüler besucht aktuell das BVJ und beginnt ab dem Folgejahr eine Ausbildung
• ein Schüler besucht eine zweijährige Ausbildung und setzt im Folgejahr eine aufgesetzte Ausbildung fort (bspw. Übergang vom Verkäufer zum Einzelhandelskaufmann)

Schrittfolge (im aktuellen Schuljahr):

• Einstellen des aktuellen Schuljahres
• Aufruf von Schüler > Schülerdaten Sammeländerung

--> Nutzung der Registerkarte "Laufbahn"

--> im oberen Bereich (unter schuljahresabhängige Merkmale) muss das aktuelle Schuljahr stehen

1. im linken Bereich Schüler auswählen (anhaken)
2. im rechten Bereich die Schule auswählen (eigene oder andere Schule, wo die Ausbildung fortgeführt wird)
3. Option "neue bzw. aufgesetzte Ausbildung (neue ID)" wählen

Wird die Option "neue ID" nicht ausgewählt, hat die abgebende Schule im Folgeschuljahr keine Möglichkeit, rückwirkend den Abschluss zu pflegen (da es ja dann kein Schüler mehr dieser Schule ist und eine Folgeschule existiert). Mit der Option "neue ID" ist der Schüler programmtechnisch eine andere Person und damit kann der Abschluss wie erforderlich gepflegt werden.

--> sind alle Felder ausgefüllt, erscheint in der Spalte Aktion automatisch für diesen Bereich der Haken

• mit Speichern den Vorgang starten
• Der Schüler wird sofort versetzt.

Außerhalb vom Verfahren SaxSVS der aufnehmenden Schule eventuell mitteilen, welcher Schüler welche Ausbildung im Folgeschuljahr absolvieren möchte. Die aufnehmende Schule sieht die bisherige Ausbildung auch in der Laufbahn nicht, da es ja ein neuer Laufbahnprozess ist.

Mit dem Starten des Vorgangs sieht die aufnehmende Schule die Schüler. Diese befinden sich im Folgeschuljahr in der Jokerklassse #FKl.

Schrittfolge in der aufnehmenden Schule:

• Versetzen der Schüler aus der #FKl in eine Regelklasse
• Export der Schülerdaten aus SaxSVS (Datei > Export von Schülerdaten > kommerzielles Produkt) für das aktuelle Schuljahr
• Import in das komm. Produkt (Stand April 2019: bisher nur in WinSCHOOL umgesetzt)

Löschen von Schülern

Schüler dürfen nur (!) gelöscht werden, wenn von der Schule die Schülerüberweisungskarte der vorhergehenden Schule noch nicht bestätigt ausgefüllt wurde. Sobald diese Karte dem Schüler wieder überreicht wurde, ist er ein Schüler der Schule und darf nicht einfach gelöscht werden.

Diese sind solange Schüler der Schule, bis sie:

• die Ausbildung erfolgreich beendet haben
• keine Schulpflicht mehr haben, weil sie volljährig sind
• die Schule offiziell verlassen haben durch:

• eine erneute Rückgabe der Schülerüberweisungskarte von der aufnehmenden Schule
• Umzug in ein anderes Bundesland

Alle diese Vorgänge müssen in SaxSVS protokolliert werden und damit für die Nachweispflicht vorliegen. In SaxSVS bedeutet das, dass nicht die Option "Schüler löschen" genutzt werden darf, sondern eine oben beschriebene für die Beendigung der Laufbahn. Das Löschen der Schüler ist bspw. möglich, wenn Schüler über das Bewerberverfahren in das Verfahren SaxSVS aufgenommen wurden und dann aber nicht an der Schule aufgenommen werden, weil sie sich für eine andere Ausbildung entschieden haben.