Datenaustausch

Allgemeine Bemerkungen

Die meisten Schulen arbeiten mit einem kommerziellen Produkt. Damit keine doppelte Eingabe der Schülerdaten erfolgen muss, gibt es eine definierte Schnittstelle zwischen SaxSVS-BBS und dem kommerziellen Produkt. Die Schulen, die bisher eine OFFICE-Anwendung genutzt haben, können diese Schnittstelle auch nutzen. Dabei ist es allerdings erforderlich, alle Inhalte der Datenfelder nach vorgegebenen Schlüsseln zu verarbeiten.

Diese Schlüsseldateien werden den kommerziellen Anbietern und Schulen zur Verfügung gestellt.

• Schnittstelleninformationen (Schlüssel und Bildungsgänge): https://web1.extranet.sachsen.de/bbsp/public/schnittstellen/

Wichtige Regeln für den Datenaustausch

• Die Klassenbezeichnungen müssen in SaxSVS-BBS und dem komm. Produkt übereinstimmen.
• Angezeigte Importfehler sollten immer im kommerziellen Produkt beseitigt werden, damit sie beim nächsten Import nicht erneut vorhanden sind.
• Während des Imports/Exports darf die Datenverbindung nicht unterbrochen werden.
• Datenimport

• kommerzielle Anbieter: alle Daten in SaxSVS-BBS werden überschrieben (bezogen auf das Schuljahr), in SaxSVS-BBS (und damit nicht im komm. Produkt) eingetragene Daten müssten erneut eingegeben werden
• OFFICE-Schulen: Daten, die von der Art zusammengehören, werden komplett überschrieben. Damit wird sichergestellt, dass die vorhandenen Daten zusammenpassen. Wird ein Komplex komplett nicht übertragen, bleiben die eingetragenen Daten in SaxSVS-BBS erhalten.

Feldbezeichnungen für Dateneingabe

Gegenüberstellung der Felder

Kürzel (in Datenbank)	Schülerdaten in SaxSVS	Schülerdaten in WinSCHOOL	Schülerdaten in fuxSCHOOL Maske:<Feld>	Schülerdaten in Magellan
Registerkarte Name
an_vname	Vorname	Vorname	Schüler: Vorname	Schüler > Daten 1 > Vorname
an_name	Name	Name	Schüler: Name	Schüler > Daten 1 > Nachname
an_gebname	Geburtsname	Geburtsname	Schüler: Geb.-name	Schüler > Daten 1 > Geburtsname
an_gebdat	Geburtsdatum	Geburtsdatum	Schüler: Geb-dat	Schüler > Daten 1 > Geburtsdatum
an_gebort	Geburtsort	Geburtsort	Schüler2: Geb-ort	Schüler > Daten 1 > Geburtsort
an_geschlecht	Geschlecht	Geschlecht	Schüler: "m" voreingestellt, sonst Mädchen	Schüler > Daten 1 > Geschlecht
an_abw_grund	Abwesenheitsgrund	Jokerdaten/SAXSVS 3 Abwesenheitsgrund	Schüler: abw. Grund	Schüler > Laufbahn > Abwesenheiten > Grund
an_abw_dat	Abwesenheitsgrund_seit	Jokerdaten/SAXSVS 3 Abwesenheitsgrund seit (Datum)	Schüler: abw. seit	Schüler > Laufbahn > Abwesenheiten > Von
an_migr_grund	Migrationshintergrund	Jokerdaten/SAXSVS Migrationshintergrund	Migranten: Migrantenstatus	Schüler > Daten 1 > NdH
an_migr_dat	besondere Bildungsberatung am	Jokerdaten/SAXSVS: Bildungsberatung am (Datum der Schulaufnahme)	Migranten: Bildungsberatung am	Schüler > Merkmale > Merkmal U2
an_migr_daz3	Teilnahme an DAZ-3	Jokerdaten/SAXSVS Teilnahme an DAZ-3	Migranten: Teilnahme an DaZ-3	Schüler > Daten 4 > Beeinträchtigungen und Fördermaßnahme (Ausgabe nur, wenn NdH gesetzt)
an_staat	Staat	vom Bundesland abgeleitet	Schüler2: Staat	Schüler > Daten 1 > Land (PL; CZ)
an_land	Bundesland	Bundesland	Schüler2: BL	Schüler > Daten 1 > Gemeinde
an_plz	PLZ	PLZ	Schüler: Plz	Schüler > Daten 1 > PLZ
an_ort	Ort	Ort	Schüler: Wohnort	Schüler > Daten 1 > Ort
an_ortsteil	Ortsteil	Ortsteil	Schüler: Ortsteil	Schüler > Daten 1 > Ortsteil
an_strasse	Straße	Straße	Schüler: Straße	Schüler > Daten 1 > Straße
an_staatsang_01	Staatsangehörigkeit	Staatsangehörigkeit	Schüler2: St.ang	Schüler > Daten 1 > Staatsangeh. 1
an_staatsang_02	2. Staatsangehörigkeit	2. Staatsangehörigkeit	Schüler2: St.ang	Schüler > Daten 1 > Staatsangeh. 2
Registerkarte Sorgeberechtigte
as_berechtigt	personensorgeberechtigt	Wenn erziehungsberechtigt oder sorgeberechtigt = "Ja"	Sorgeberechtigter1-3:sorgeberechtigt	Schüler > Daten 1 > Familie > Sorgerecht
as_beziehung	Beziehung	Art des Ansprechpartners*	Sorgeberechtigter: Beziehung	Schüler > Daten 1 > Familie > Verhältnis
as_einrichtung	Einrichtung	Firma	Sorgeberechtigter: Einrichtung	Schüler > Daten 4 > Betreuung > Einrichtung
as_anrede	Anrede	wird automatisch generiert	Sorgeberechtigter: Anrede	Sorgeberechtigte > Daten > Anrede
as_vname	Vorname	Vorname	Sorgeberechtigter: Vorname	Sorgeberechtigte > Daten > Vorname
as_name	Name	Name	Sorgeberechtigter: Name	Sorgeberechtigte > Daten > Name
as_staat	Staat	1. Staatsangehörigkeit	Sorgeberechtigter: Staat	Sorgeberechtigte > Daten > Land
as_land	Bundesland	Bundesland	Sorgeberechtigter: BL	Sorgeberechtigte > Daten > (abgeleitet vom Ort)
as_plz	PLZ	PLZ	Sorgeberechtigter: PLZ	Sorgeberechtigte > Daten > PLZ
as_ort	Ort	Ort	Sorgeberechtigter: Wohnort	Sorgeberechtigte > Daten > Ort
as_ortsteil	Ortsteil		Sorgeberechtigter: Ortsteil	Sorgeberechtigte > Daten > Ortsteil
as_strasse	Straße	Straße	Sorgeberechtigter: Straße	Sorgeberechtigte > Daten > Straße
Registerkarte Laufbahn
al_kennziffer	Kennziffer	Bildungsgang	Beruf: Bildungsgang	Schüler > Ausbildung > Bildungsgang
al_schulart	Schulart	Schüler/aktuelle Schulart oder Klasse/Schulart	Beruf: Schulart	Schüler > Ausbildung > Schulform
al_status	Status	Schüler/Beruf/Status: wenn nicht gefüllt: Schüler	Beruf: Status	Schüler > Merkmale > Merkmal S1 (wenn nicht ausgewählt, dann Schüler als Vorgabe)
al_zeitform	Zeitform	Klasse/Unterrichtsform: nur „V“ oder andere als „T“; wenn ein Schüler andere ZF hat, dann Eintrag bei Ganztagsunterricht/Betreuung (Reiter: Beruf)	Beruf: Org.-form	Schüler > Ausbildung > Organisation
al_abschl_dat	voraussichtlicher Abschluss am	Ausbildung bis	Beruf: Lehrende	Schüler > Ausbildung > Ausbildung editieren > Ausbildung bis
al_laufb_sj	Schuljahr (Laufbahn)	generiert lt. Datei
al_laufb_von	von	Eintrittsdatum	Beruf: Lehrbeginn	Schüler > Laufbahn > Allgemein > Zugang
al_laufb_bis	bis	Entlassungsdatum	Schulabschluss: Abgang am	Schüler > Laufbahn > Allgemein > Abgang
al_laufb_kl	Klasse	amtliche Klassenbezeichnung sonst Klasse	Schüler: Klasse	Statistikkürzel im Bereich Klasse
al_laufb_bem	Bemerkung	Schüler/Bemerkung
al_laufb_neuanf	Neuanfänger in dieser Ausbildung	Schulhalbjahr beginnt mit 1, es sei denn: „Abweichung von Regelausbildungszeit = „KNEU“; Neuanfänger erzwingen mit "NEU"	Beruf: Neuanfänger	Schüler > Ausbildung > Neuanfänger im Bildungsgang
al_laufb_bgut	Bildungsgutschein	Jokerdaten/SAXSVS 3 Bildungsgutschein	Beruf: Bildungsgutschein	Schüler > Daten 4 > Finanzielle Förderung > Förderung
al_fremd_sj	Schuljahr (FS)	generiert lt. Datei
al_fremd_fs1	1. Fremdsprache	Schüler/weitere Schülerdaten/Fremdsprachen Fremdsprache, 1. Zeile	Fächerwahl: Fremdspr. 1	Schüler > Daten 3 > 1. Fremdsprache; Zeitraum bei "erteilt" eintragen
al_fremd_fs2	2. Fremdsprache	Zeile 2 der Fremdsprachentabelle	Fächerwahl: Fremdspr. 2	Schüler > Daten 3 > 2. Fremdsprache; Zeitraum bei "erteilt" eintragen
al_fremd_fs3	3. Fremdsprache	Zeile 3 der Fremdsprachentabelle	Fächerwahl: Fremdspr. 3	Schüler > Daten 3 > 3. Fremdsprache; Zeitraum bei "erteilt" eintragen
al_ausgen	Beschulung mit Ausnahmegenehmigung (nur BS)	Jokerdaten/SAXSVS 3 Ausnahmegenehmigung	Beruf: Beschulung mit Ausnahmegenehmigung	Schüler > Daten 2 > Überweisung > Einschulantrag/Ausnahme
al_mfoerdersw	Schüler in besonderen Klassen mit Förderschwerpunkt	Schüler/(Beruf) Förderung	Beruf: Förderschwerpunkt der Klasse (BvB etc.)	Klassen > Daten > Einzelintegration/Förderklasse und (!) Schüler > Daten 4 > Förderungen > Förderschwerpunkt 1
Registerkarte Förderung
af_schwaeche_01	Teilleistungsschwächen	Jokerdaten/SAXSVS Teilleistungsschwäche 1	Förderung: TLS 1	Schüler > Daten 4 > Förderungen > Förderschwerpunkt 2
af_schwaeche_dat_01	Datum Bescheid (Teilleistungsschwäche)	Jokerdaten/SAXSVS Bescheid TLS1 am	Förderung: TLS 1. Datum	Schüler > Daten 4 > Förderungen > Von
af_schwaeche_02	Teilleistungsschwächen	Jokerdaten/SAXSVS Teilleistungsschwäche 2	Förderung: TLS 2	Schüler > Daten 4 > Förderungen > Förderschwerpunkt 2
af_schwaeche_dat_02	Datum Bescheid (Teilleistungsschwäche)	Jokerdaten/SAXSVS Bescheid TLS2 am	Förderung: TLS 2. Datum	Schüler > Daten 4 > Förderungen > Von
af_behart	Behinderungsart	Schüler/Art der Behinderung Werte: 20, 30 oder 40	Förderung: Behinderungsart	Schüler > Daten 4 > Förderungen > Behinderung
af_int	Inklusionsform	Jokerdaten/SAXSVS 2 Integrationsform – alle folgenden Förderfelder werden nur ausgegeben, wenn die Integrationsform gefüllt ist	Förderung: Form	Schüler > Daten 4 > Förderungen > Maßnahme/Bedarf
af_int_von	Int_von	Jokerdaten/SAXSVS 2 Integration von	Förderung: von	Schüler > Daten 4 > Förderungen > Von
af_int_bis	Int_bis	Jokerdaten/SAXSVS 2 Integration bis	Förderung: bis	Schüler > Daten 4 > Förderungen > Bis
af_int_rs_std	Stunden Regelschule	Jokerdaten/SAXSVS 2 Stunden Regelschule	Förderung: Stunden RS	Schüler > Daten 4 > Förderungen > Stunden 1 (Regelschule)
af_int_fs_std	Stunden Förderschule	Jokerdaten/SAXSVS 2 Stunden Regelschule	Förderung: Stunden FS	Schüler > Daten 4 > Förderungen > Stunden 2 (Förderschule)
af_int_foerdersw	Hauptförderschwerpunkt	Jokerdaten/SAXSVS 2 Hauptförderschwerpunkt	Förderung: Schwerpunkt	Schüler > Daten 4 > Förderungen > Förderschwerpunkt 1
af_int_zlk	zusätzliche Lehrkraft	Jokerdaten/SAXSVS 2 Zusätzliche Lehrkraft
af_int_raum	räumliche Abforderung	Jokerdaten/SAXSVS 2 Räumliche Abforderung
Registerkarte Vorbildung/Abschluss
av_abs_schart	Schulart der allgemeinbildenden Schule, wo höchster Abschluss erworben wurde	Werdegang/Abgebende Schulform	Vorbildung: Vorbildung allgemeinbildend, an Schulart	Schüler > Daten 2 > Höchster Abschluss ABS > Schulform
av_abs_zeugnis	Zeugnisart_ABS_Vorbildung	Werdegang/Art des Abschlusses (Wert mit „A“ am Anfang!)	Vorbildung: Vorbildung allgemeinbildend, Abschluss	Schüler > Daten 2 > Höchster Abschluss ABS > Abschluss
av_bbs_schart	Schulart der berufsbildenden Schule, wo höchster Abschluss erworben wurde	Werdegang/Schulart (Wert mit „W“ am Anfang!)	Vorbildung: Vorbildung berufsbildend, an Schulart	Schüler > Daten 2 > Höchster Abschluss BBS > Schulform
av_bbs_zeugnis	Zeugnisart_BBS_Vorbildung	Werdegang/Letzter Abschluss (Wert mit „L“ am Anfang!)	Vorbildung: Vorbildung berufsbildend, Abschluss	Schüler > Daten 2 > Höchster Abschluss BBS > Abschluss
aab_ende_absch_art	Abschlussart_Ausbildung_Beendigung	Schülerdaten/Art des Abschlusses nur wenn gefüllt und Entlassungsgrund nicht gefüllt!	Abgang_Schulabschluss: Schulabschluss	Schüler > Laufbahn > Abschluss > Abschluss 1
aab_ende_absch_art_dat	Ausstellungsdatum	Schülerdaten/Entlassungsdatum	Abgang_Schulabschluss: Abgang am	Schüler > Laufbahn > Abschluss > Abschluss 1 Datum
aab_ende_absch_art_zusatz	zusätzlicher Schulabschluss erworben/zuerkannt	Schülerdaten/Zusatzabschluss	Abgang_Schulabschluss: Schulabschluss zusätzlich zuerkannt	Schüler > Laufbahn > Abschluss > Abschlussart
aab_ende_abbruch	Art der Beendigung (Abbruch)	Schülerdaten/Grund (der Entlassung) nur wenn gefüllt, dann Art des Abschlusses nicht gefüllt!	Abgang_Schulabschluss: Grund bei Abbruch	Schüler > Daten 2 > Abgang > Abgangsart (Schüler muss ausgeschult sein)
aab_ende_abbruch_dat	Datum (Abbruch)	Schülerdaten/Entlassungsdatum	Abgang_Schulabschluss: Abgang am	Schüler > Daten 2 > Abgang > Abgang am
aab_ende_bszort_neu	Schule im gewählten Ort (bei Schulwechsel)	Schülerdaten/Schülerbogen an	Abgang_Schulabschluss: aufnehm. Schule (einzugeben bei Grunddaten -> Schulen)	Schüler > Daten 2 > Abgang > an Schule --> Schulnummer (DISCH) eintragen
Registerkarte Ausbildung
aau_einbetr_bez	Bezeichnung_Einstellungsbetrieb	Name1 des Betriebes (1. Praktikumsbetrieb mit Vertrag und Zeitraum)	Schüler2: Einstellungsbetrieb	Schüler > Ausbildung > Betrieb Betriebe > Daten 1 > Name 1 (siehe Punkt 4.1.3)
aau_einbetr_staat	Staat_Einstellungsbetrieb	Wenn nicht D: Ausland wie Staatsbürgerschaft in WinSCHOOL Bundesland EH	Grunddaten-Firmen Adresse: Staat	Betriebe > Daten 1 > Gemeinde
aau_einbetr_land	Land_Einstellungsbetrieb	Bundesland des Betriebes	Grunddaten-Firmen Adresse: BL	Betriebe > Daten 1 > Gemeinde
aau_einbetr_plz	PLZ_Einstellungsbetrieb	PLZ des Betriebes	Grunddaten-Firmen Adresse: Postleitzahl	Betriebe > Daten 1 > PLZ
aau_einbetr_ort	Ort_Einstellungsbetrieb	Ort des Betriebes	Grunddaten-Firmen Adresse: Ort	Betriebe > Daten 1 > Ort
aau_einbetr_str	Str_Einstellungsbetrieb	Straße des Betriebes	Grunddaten-Firmen Adresse: Straße	Betriebe > Daten 1 > Straße
aau_ausbetr_bez	Bezeichnung_Ausbildungsbetrieb	Name1 des Schüler/Ausbildungsbetriebes	Schüler2: Ausbildungsbetrieb	Schüler > Ausbildung > Betrieb Betriebe > Daten 1 > Name 1 (siehe Punkt 4.1.3)
aau_ausbetr_staat	Staat_Ausbildungsbetrieb	Wenn nicht D: Ausland wie Staatsbürgerschaft in WinSCHOOL Bundesland EH	Grunddaten-Firmen Adresse:Staat	Betriebe > Daten 1 > Gemeinde
aau_ausbetr_land	Land_Ausbildungsbetrieb	Bundesland des Betriebes	Grunddaten-Firmen Adresse: BL	Betriebe > Daten 1 > Gemeinde
aau_ausbetr_plz	PLZ_Ausbildungsbetrieb	PLZ des Betriebes	Grunddaten-Firmen Adresse: Postleitzahl	Betriebe > Daten 1 > PLZ
aau_ausbetr_ort	Ort_Ausbildungsbetrieb	Ort des Betriebes	Grunddaten-Firmen Adresse: Ort	Betriebe > Daten 1 > Ort
aau_ausbetr_str	Str_Ausbildungsbetrieb	Straße des Betriebes	Grunddaten-Firmen Adresse: Straße	Betriebe > Daten 1 > Straße
Schüler löschen	Schüler/Schülerdatensatz löschen	Klassifizierung = "X"		Schüler --> Merkmale --> Merkmal S10 --> Schüler in SaxSVS löschen
Schüler nicht exportieren		keine Statistik		Schüler --> Merkmale --> Merkmal S10 --> Schüler nicht nach SaxSVS-BBS übertragen

In Excel und Access können die Feldbezeichner beliebig gewählt werden. Sie müssen beim Import den Bezeichnern in SaxSVS zugeordnet werden.

Nutzung des Feldes "Klasse"

In den Schulen werden häufig, vor allem im BGY, die Schüler nicht in Klassen, sondern in Tutorengruppen oder nach anderen Zusammenstellungen gespeichert. Das hat zur Folge, dass teilweise im komm. Produkt mehr Klassen/Gruppen angelegt sind, als den Schulen durch den fiktiven Teiler (25) zusteht. Es gibt auch Schulen, die bei Gabelklassen 2 separate Klassen bilden und diese für den berufsübergreifenden Bereich zusammen beschulen. Diese Probleme können in der Schnittstelle zu SaXSVS bei WinSCHOOL und Magellan gelöst werden. Bei Schulen mit FuxMedia wurde dieses Problem bisher nicht angezeigt.

WinSCHOOL

Im Bereich Klassen gibt es in der Registerkarte „weitere“ das Feld „Amtliche Klassenbezeichnung“

Festlegung für die Schnittstelle: Wenn im Feld „Amtliche Klassenbezeichnung“ ein Text enthalten ist, wird dieser als Klasse ausgegeben, ansonsten wird der Text von „Kürzel“ als Klassenbezeichnung genommen.

Magellan

Im Bereich Klassen gibt es in der Registerkarte „Daten“ das Feld „Statistikkürzel“

Festlegung für die Schnittstelle: Ab sofort wird generell nicht mehr das Kürzel als Klassenbezeichner verwendet, sondern der Text in Statistikkürzel. Sollten Sie dieses Feld bisher nicht genutzt haben und es ist leer, muss vor dem nächsten Übertragen der Schülerdaten in SaxSVS-BBS in das Feld „Statistikkürzel“ die Klassenbezeichnung von „Kürzel“ übernommen werden.

Schrittfolge bei Nutzung

1. Im komm. Produkt die erste Klasse bilden, wie sie auch in SaxSVS vorhanden ist. Klassenbezeichner müssen übereinstimmen
2. Im komm. Produkt die zweite Klasse bilden und bei dieser bei der alternativen Klassenbezeichung die Bezeichnung der ersten Klasse eintragen. Die Bezeichung dieser Klasse darf nicht in SaxSVS vorkommen.
3. Schüler exportieren und in SaxSVS-BBS einlesen.

--> Alle Schüler befinden sich jetzt im komm. Produkt in 2 verschiedenen Klassen/Tutorengruppen, aber in SaxSVS-BBS in einer Klasse. Damit ist es möglich, die Klassenzahl wie in den Vorschriften festgelegt zu bilden.

Datenimport nach SaxSVS

In SaxSVS-BBS werden grundsätzlich nur (!) Stammschüler gepflegt. Gastschüler dürfen nicht eingetragen werden. Deshalb sollten vor dem Export aus dem kommerziellen Produkt die Gastschüler so gekennzeichnet werden, dass sie nicht mit exportiert werden:

• WinSCHOOL: über das Feld Statistik
• Magellan: über das Feld Gastschüler oder das Merkmal S10 im Register Statistik

Wird ein Schüler importiert, der eine neue Ausbildung beginnt (2. Teil Stufenausbildung; duale Ausbildung nach BVJ; ...), muss er mit einer neuen Kennzeichnung (UUID bzw. GUID) importiert werden. Nur so ist gewährleistet, dass die Daten der ersten Ausbildung (die für die amtliche Schulstatistik Phönix benötigt werden) nicht überschrieben werden.

Programm	notwendige Schritte im komm. Produkt	Bemerkungen
WinSCHOOL	Schülerduplikat anlegen
Magellan	neue Ausbildung anlegen und diese als Standard definieren	Vorbildung gibt es nur einmal bei beiden Ausbildungen, deshalb muss die Vorbildung in SaxSVS oder zwischen den beiden Übertragungen (Absolventen und aktueller Schüler) geändert werden
FuxSCHOOL	Kopieren und Einfügen des Datensatzes	Beim Einfügen die GUID ändern

Datenimport Schüler (xml-Datei bzw. sbbs-Datei)

Aufruf: Menü "Datei" / "Import von Schülerdaten" / "komm. Produkt"

Datenübernahme aus WinSCHOOL

Handreichung für Datenpflege und für Nutzer der Schnittstelle

Auswirkungen des neuen Tool-Ordners ab 07/2023 in WinSCHOOL

Voraussetzung für den Datenaustausch von WinSCHOOL zu SaxSVS

Aktion	Ansprechpartner für Fragen
* eine Version von WinSCHOOL, die den Datenexport ermöglicht (ab Version 460)	Betreuer von WinSCHOOL (IST Deutschland)
* importierte Jokermasken für Schülerdaten, die in Sachsen benötigt werden --> "SAXSVS", "SAXSVS 2" und "SAXSVS 3"	IST Deutschland
* Schlüsselwerte (Schularten usw.) und Bildungsgänge, die für die Sachsenstatistik benötigt werden	IST Deutschland/ Support SaxSVS
* der hinterlegte DISCH (Dienststellenschlüssel) in WinSCHOOL * Menü "System" / "Schuldaten" --> bei Schulnummer muss der DISCH stehen	IST Deutschland/ Support SaxSVS
* Auswahl des richtigen Schuljahres * Menü "System" / "Schuldaten" --> bei Jahr muss das Schuljahr stehen, für das die Daten in SaxSVS-BBS exportiert/importiert werden sollen	IST Deutschland/ Support SaxSVS
* Verwendung der richtigen Schlüsselwerte * beim Bundesland muss über eine Sammeländerung aus den Kürzeln des Landes der entsprechende Schlüsselwert eingetragen werden (BSP.: SN -->14) * alle Schüler mit dem Merkmal eines Bundeslandes auswählen und mit dem Menü "Bearbeiten" / "Serienänderung" die neuen Werte eintragen	IST Deutschland/ Support SaxSVS

Schritt 1 - Exportieren der Schülerdaten aus WinSCHOOL

Eine ausführliche Beschreibung der Firma "IST" finden Sie hier: Anleitung mit Änderungen Juni 2023

Vor dem Export der Daten muss eine Plausiprüfung durchgeführt werden. Diese Prüfroutine muss für Schülerdaten und nochmals für die Betriebedaten durchgeführt werden. Schüler einer Bewerberklasse werden von der Plausi ausgeschlossen (analog zu Schülern mit dem Merkmal "keine Statistik") und auch nicht exportiert.

Maske für die Plausibilitätsprüfung innerhalb von WinSCHOOL:

Bemerkungen:

• grünes Fenster: Damit die Plausi ausgeführt werden kann, muss hier "Statistik-SaxSVS" aufgelistet sein und angeklickt werden
• rotes Fenster: die hier aufgelisteten Fehler müssen abgearbeitet werden, damit ein Überspielen der Daten in SaxSVS möglich ist (Pflicht-Plausi, bei Status ein -!-)
• blaues Fenster: diese Plausis können später abgearbeitet werden, es ist trotz Fehler ein Import möglich (Kann-Plausi, bei Status ein -K-)

Maske für den Import von Schlüsseln und Bildungsgängen und für den Export der Schülerdaten (in WinSCHOOL):

Bemerkungen:

• gelber Bereich:

• Die Schlüssel und Bildungsgänge werden jede Nacht aktualisiert im Netz abgelegt und können über den Link https://web1.extranet.sachsen.de/bbsp/public/schnittstellen/index.xml abgerufen werden. Dieser Vorgang ist bei der erstmaligen Nutzung und später bei Veränderungen (bspw. neue Berufe) erforderlich.
• Über "Plausibilitäten anlegen" und "Statistikfelder einfärben" werden zusätzliche Hilfen erzeugt, damit die Prüfung der Daten bereits in WinSCHOOL erfolgen kann und nicht mehrmals der Einleseprozess in SaxSVS gestartet werden muss.
• OS-Fremdsprachen in Schlüssel konvertieren benötigen die Schulen, die Schüler im BGY unterrichten. Mit dieser Aktion wird in der Fremdsprachenmaske aus den Klarnamen (Engl.) der benötigte Schlüsselwert (001) erzeugt und gespeichert

• grüner Bereich (Export aktuelle Schüler):

• Hiermit werden die Schüler des aktuellen Schuljahres exportiert. In dieser Datei sind Schüler der Regelklassen und Schüler, die das Merkmal "Klassifizierung = X (Schülerdatensatz in SaxSVS-BBS löschen)" haben. Nach dem Export sollte der gelöschte Schüler in WinSCHOOL außerdem das Merkmal "keine Statistik" erhalten, weil bei Folgeübertragungen der gelöschte Schüler ja nicht noch einmal gelöscht werden kann und damit eine Fehlermeldung erzeugt.

• blauer Bereich (Export Absolventen - letztes Jahr):

• Diese Auswahl erzeugt eine Datei mit den Schülern des vorhergehenden Schuljahres, die einen Abschluss eingetragen haben. Die betroffenen Schüler müssen bei Klassifizierung den Eintrag "AB" haben.
• Exportiert werden müssen alle Schüler, die einen positiven Abschluss haben und für die amtliche Schulstatistik Phönix benötigt werden.
• Die Schüler können in WinSCHOOL zwar den Haken bei Archiv haben, dürfen aber noch nicht archiviert werden. Das Archivieren darf erst nach (!) dem 2. Stichtag im November erfolgen.

• orangener Bereich

• Export Neuanfänger Grunddaten

• Hier werden nur die Schüler exportiert, die das Merkmal "Neuanfänger" haben (Schulhalbjahre beginnt mit 1 oder 11)
• es werden nur die Mindestmerkmale exportiert (damit können auch Schüler exportiert werden, bei denen bspw. noch keine vollständige Adresse gepflegt ist)
• Achtung: Dieser Export darf nur im August/September, aber nicht im laufenden Schuljahr genommen werden! (ansonsten werden alle bereits übertragenen Schülerwerte außer den Grunddaten wieder gelöscht)

• Export alle außer Neuanfänger

• Hiermit werden alle Schüler exportiert, die keine Neuanfänger (Schulhalbjahre beginnt nicht mit 1 oder 11) sind. Damit können im August bereits die Schülerdaten der Folgeschuljahr aktualisiert werden, weil die teilweise unvollständig gepflegten Neuanfänger ignoriert werden.

• roter Bereich (Import):

• Bei der Weitergabe der Schüler (bspw. bei Fachklassen) werden die Schüler innerhalb von SaxSVS an die Folgeschule weitergegeben, danach aus SaxSVS-BBS exportiert und in WinSCHOOL importiert. Es werden alle Schülermerkmale außer dem Betrieb importiert (da dieser von den Schulen unterschiedlich eingegeben wurde und damit der Betrieb nach dem Import evtl. doppelt in WinSCHOOL wäre). Damit wird gewährleistet, dass jeder Schüler nur einmal in SaxSVS-BBS gespeichert ist.

damit die übertragenen Schüler besser gefunden werden, sollten vorher die Klassen der Importschüler in WinSCHOOL angelegt sein

• Bevor der erste Export durchgeführt wird, sollten alle Pflichtfelder (in der Tabelle bei Punkt 3 hervorgehoben) gefüllt sein.
• Es dürfen nur Stammschüler exportiert werden, Gastschüler werden in SaxSVS-BBS nicht gepflegt.

Schrittfolge zum Exportieren der Daten aus WinSCHOOL:

Aktion	Bemerkungen
Pflege der Daten in WinSCHOOL siehe auch Bemerkungen unter dieser Tabelle	Pflichtfelder müssen gefüllt sein
Kontrolle der Daten auf Richtigkeit --> Plausibilitätskontrolle --> Menü "Extras" / "Statistikabfragen" (wichtig: Schülerdaten und Betriebedaten plausibilisieren)	werden die angezeigten Fehler hierüber beseitigt, gibt es später weniger Probleme beim Einlesen in SaxSVS (siehe Fenster oberhalb der Tabelle)
Exportieren der Schülerdaten --> Menü "Extras" / im Bereich Im/Export bei "Weitere" "Sachsen SaxSVS-Schnittstelle" wählen	es wird die Maske für den Export geöffnet (siehe Fenster oberhalb der Tabelle)
"Export" aktivieren (Checkbox), evtl. Pfad anpassen	Tipp: zur besseren Unterstützung der Bedienung sollten "Plausibilitäten anlegen" und "Statistikfelder einfärben" ausgewählt werden
es erfolgt eine Erfolgsmeldung über die Anzahl der exportierten Schüler	Sollten in dem Fenster noch Fehlermeldungen erscheinen, ist mit Problemen der Daten beim Einlesen in SaxSVS zu rechnen

Bemerkungen:

• Alle Daten müssen valide sein.
• Sind in einer Klasse nur Schüler einer Schulart, wird diese Schulart am besten bei der Klasse hinterlegt. Sind in einer Klasse Schüler einer anderen Schulart integriert, muss diese bei dem Schüler hinterlegt werden.

Beispiel: In einer Klasse EQJ (Schulart BS/EQJ) werden gleichzeitig BvB-Schüler (Schulart BS/BvB) beschult. Bei der Klasse wird die Schulart BS/EQJ hinterlegt, bei den integrierten BvB-Schülern die Schulart BS/BvB. Nur so werden die Schüler nicht als Fehler abgewiesen, weil beim Einleseprozess immer Schulart und Bildungsgang auf Validität geprüft werden.

Schritt 2 - Importieren der bei Schritt 1 erstellten Schülerdatei in SaxSVS

Schrittfolge zum Einlesen der Daten in SaxSVS:

Aktion	Bemerkungen
Starten von SaxSVS	Einlesen der Daten kann durch Nutzer mit der Rolle SL, eSL oder Sek-I erfolgen
Menü "Datei" / "Import von Schülerdaten" / "kommerzielles Produkt" Die Datei hat die Erweiterung .sbbs oder .xml.	Auswahl der richtigen Datei Hochladen --> es kann immer nur eine Datei hochgeladen werden
bei fehlerhaften Dateien wird eine Fehlerliste angezeigt, die in WinSCHOOL abgearbeitet werden muss --> die meisten dieser Fehler werden auch in der Plausiprüfung in WinSCHOOL angezeigt	nur valide Daten können importiert werden Bei Fehlern kann ein Fehlerprotokoll aufgerufen werden, außerdem wird eine Telefonnummer angezeigt. Bitte rufen Sie an, wenn Sie das Fehlerprotokoll nicht deuten können.
Schritt 2 "Schülerdaten einlesen" War das Hochladen erfolgreich, können im Schritt 2 die hochgeladenen Daten eingelesen werden
Auswahl der Klassen, von denen die Schüler eingelesen werden sollen	Stehen Klassen in der Spalte "Klassen, welche nicht zugeordnet werden können", sind diese Klassen nicht in SaxSVS vorhanden --> Klassenbezeichnung in WinSCHOOL oder SaxSVS anpassen Klassen können auch schrittweise eingelesen werden.
nach dem Einlesen wird wieder ein Protokoll ausgegeben das letzte Protokoll kann auch nachträglich über Datei -> Schülerimport - lezter Bericht angezeigt werden	Schüler mit Fehlern werden nicht eingelesen Schüler mit Warnungen werden eingelesen, aber die Datensätze sind fehlerhaft Schüler mit Infos wurden erfolgreich importiert
Kontrolle der Daten --> Prüfung, ob in SaxSVS alle Schüler eingelesen wurden	Klassenbildungsmaske, Datengrundlage "Schülerdaten"

Bemerkungen:

• Es werden grundsätzlich alle Schüler einer ausgewählten Klasse eingelesen
• Wenn nicht alle Klassen auf einmal eingelesen werden sollen, werden nur die entsprechenden Klassen ausgewählt
• Soll in einem weiteren Schritt eine weitere Klasse eingelesen werden, kann beim zweiten Einleseprozess dann der Menüpunkt "Datei" / "hochgeladene Schülerdaten einlesen" genutzt werden.

Datenübernahme aus FuxSCHOOL

Voraussetzung für den Datenaustausch von FuxSCHOOL zu SaxSVS

Aktion	Ansprechpartner für Fragen
* eine Version von FuxSCHOOL, die den Datenexport ermöglicht	Betreuer von FuxSCHOOL
* Schlüsselwerte (Schularten usw.) und Bildungsgänge, die für die Sachsenstatistik benötigt werden	erstmalig FuxMedia / danach auch durch Support SaxSVS
* der hinterlegte DISCH (Dienststellenschlüssel) in FuxSCHOOL * Menü Grunddaten/Einrichtung --> bei Nummer muss der DISCH stehen	FuxSCHOOL / Support SaxSVS

Schritt 1 - Exportieren der Schülerdaten aus FuxSchool

Bemerkungen:

• Bevor der erste Export durchgeführt wird, sollten alle Pflichtfelder (in der Tabelle bei Punkt 3 hervorgehoben) gefüllt sein.
• Es dürfen nur Stammschüler exportiert werden, Gastschüler werden in SaxSVS-BBS nicht gepflegt.

Schrittfolge für den Export:

• Menü Dateien/Datenabgleich/Schnittstelle SaxSVS-BBS aufrufen
• falls gewünscht Datensicherung durchführen

• Export zu SaxSVS-BBS auswählen

• grüner Rahmen

• Schuljahr für den Export einstellen

• gelber Rahmen

• Standardeinstellung für den Export

• blauer Rahmen

• hier sollte der letzte Schultag des Vorjahres stehen, falls die Absolventen des vorhergehenden Schuljahres übertragen werden sollen
• dafür muss außerdem das vorhergehende Schuljahr im grünen Bereich ausgewählt werden.

• roter Rahmen:

• dieser Bereich ist mit Vorsicht zu nutzen. Es dürfen keine Schüler in SaxSVS gelöscht werden, die auch nur einen Tag an der Schule waren und die Anmeldekarte der vorhergehenden Schule wieder zurückbekommen haben.

• brauner Rahmen:

• Die Schlüssel und Bildungsgänge werden jede Nacht aktualisiert im Netz abgelegt und können über den Link https://web1.extranet.sachsen.de/bbsp/public/schnittstellen/index.xml abgerufen werden.
• Die heruntergeladenen Dateien für Schlüssel (2) und Bildungsgänge (1) können über diese Maske in FuxSchool eingelesen werden.
• Dieser Vorgang ist bei der erstmaligen Nutzung und später bei Veränderungen (bspw. neue Berufe) erforderlich.
• Außerdem kann über (3) geprüft werden, ob die Exportdatei valide ist und in SaxSVS genutzt werden kann (wird sehr selten benötigt)

• "Export" starten
• Speicherort festlegen, der Dateinamen kann so bleiben

--> es erscheint eine Erfolgsmeldung über den Export

• Das Fenster "Export für SaxSVS..." kann nun geschlossen werden.

Schritt 2 - Importieren der bei Schritt 1 erstellten Schülerdatei in SaxSVS

Schrittfolge zum Einlesen der Daten in SaxSVS:

Aktion	Bemerkungen
Starten von SaxSVS	Einlesen der Daten kann durch Nutzer mit der Rolle SL, eSL oder Sek-I erfolgen
Menü "Datei" / "Import von Schülerdaten" / "kommerzielles Produkt" Die Datei hat die Erweiterung .sbbs oder .xml.	Auswahl der richtigen Datei Hochladen --> es kann immer nur eine Datei hochgeladen werden
bei fehlerhaften Dateien wird eine Fehlerliste angezeigt, die in FuxSCHOOL abgearbeitet werden muss	nur valide Daten können importiert werden Bei Fehlern kann ein Fehlerprotokoll aufgerufen werden, außerdem wird eine Telefonnummer angezeigt. Bitte rufen Sie an, wenn Sie das Fehlerprotokoll nicht deuten können.
Schritt 2 "Schülerdaten einlesen" War das Hochladen erfolgreich, können im Schritt 2 die hochgeladenen Daten eingelesen werden
Auswahl der Klassen, von denen die Schüler eingelesen werden sollen	Stehen Klassen in der Spalte "Klassen, welche nicht zugeordnet werden können", sind diese Klassen nicht in SaxSVS vorhanden --> Klassenbezeichnung in FuxSCHOOL oder SaxSVS anpassen
nach dem Einlesen wird wieder ein Protokoll ausgegeben das letzte Protokoll kann auch nachträglich über Datei -> Schülerimport - letzter Bericht angesehen werden	Schüler mit Fehlern werden nicht eingelesen Schüler mit Warnungen werden eingelesen, aber die Datensätze sind fehlerhaft Schüler mit Infos wurden erfolgreich importiert
Kontrolle der Daten --> Prüfung, ob in SaxSVS alle Schüler eingelesen wurden	Klassenbildungsmaske, Datengrundlage "Schülerdaten"

Bemerkungen:

• Es werden grundsätzlich alle Schüler einer ausgewählten Klasse eingelesen
• Wenn nicht alle Klassen auf einmal eingelesen werden sollen, werden nur die entsprechenden Klassen ausgewählt

Datenübernahme aus Magellan

Eine ausführliche Beschreibung für die Datenpflege in Magellan finden Sie in der Dokumentation des Produktes: https://doc.ls.stueber.de/sachsen/einstieg/

Ergänzende Hinweise:

• Betriebedaten:

• der Ausbildungsbetrieb in Magellan wird beim Import in SaxSVS als Einstellungsbetrieb hinterlegt
• der Praxisbetrieb in Magellan wird beim Import in SaxSVS als Ausbildungsbetrieb hinterlegt
• ist in Magellan nur einer der beiden Betriebe gepflegt, wird er in der Schnittstellendatei bei beiden Betrieben eingetragen

Voraussetzung für den Datenaustausch von Magellan zu SaxSVS

Aktion	Ansprechpartner für Fragen
* eine Version von Magellan, die den Datenexport ermöglicht	Betreuer von Magellan
* Bildungsgänge, die für die Sachsenstatistik benötigt werden	Betreuer von Magellan / Support SaxSVS
* der hinterlegte DISCH (Dienststellenschlüssel) in Magellan (Navigation "Mandanten" / "Schulnummer" im Register Daten 1)	Betreuer von Magellan / Support SaxSVS
* Auswahl des richtigen Schuljahres	Betreuer von Magellan / Support SaxSVS
* alle erforderlichen Schlüssel --> siehe "Häufig gestellte Fragen"	Betreuer von Magellan / Support SaxSVS

Schritt 1 - Exportieren der Schülerdaten aus Magellan

Schrittfolge zum Exportieren der Daten aus Magellan:

Aktion	Bemerkungen
Pflege der Daten in Magellan siehe auch Bemerkungen unter dieser Tabelle	Pflichtfelder müssen gefüllt sein
Exportieren der Schülerdaten --> Reiter "Extras" --> Menü "Exporte" --> "Export"	es wird die Maske für den Export geöffnet
	Auswählen von: Schnittstelle: SAXSVS Exportdatei: SAX-SVS (BBS) (blauer Bereich) exportiert die aktiven Schüler des aktuellen Schuljahres Exportdatei: SAX-SVS Abschlüsse/Abgänger (BBS) (roter Bereich) exportiert die Schüler des vorhergehenden Schuljahres es werden alle eingeschulten und ausgeschulten Schüler exportiert damit ist es möglich, bei bereits ausgeschulten Schülern noch die Abschlüsse ins Aufsichtsmodul für Phönix zu übertragen sollen diese Schüler nicht mit übertragen werden, muss das Merkmal S10 (kein Export) im Register Merkmale gepflegt werden danach mit "weiter" zum nächsten Schritt wechseln
	Stichtag auswählen --> heute Exportordner: Speicherort auswählen danach mit "weiter" zum nächsten Schritt wechseln
	Vorgang mit "Fertigstellen" beenden sollten in der Exportdatei Fehler sein, werden diese im Textfenster angezeigt

Bemerkungen:

• Alle Daten müssen valide sein.
• Alle Daten bzgl. Schulart, Zeitform usw. werden beim Schüler gepflegt, da unterschiedliche Bildungsgänge in einer Klasse beschult werden.
• Es dürfen nur Stammschüler exportiert werden, Gastschüler werden in SaxSVS-BBS nicht gepflegt.

Schritt 2 - Importieren der bei Schritt 1 erstellten Schülerdatei in SaxSVS

Aktion	Bemerkungen
Starten von SaxSVS	Einlesen der Daten kann durch Nutzer mit der Rolle SL, eSL oder Sek-I erfolgen
Menü "Datei" / "Import von Schülerdaten" / "kommerzielles Produkt" Die Datei hat die Erweiterung .sbbs oder .xml.	Auswahl der richtigen Datei * Hochladen --> es kann immer nur eine Datei hochgeladen werden
bei fehlerhaften Dateien wird eine Fehlerliste angezeigt, die in Magellan abgearbeitet werden muss	nur valide Daten können importiert werden Bei Fehlern kann ein Fehlerprotokoll aufgerufen werden, außerdem wird eine Telefonnummer angezeigt. Bitte rufen Sie an, wenn Sie das Fehlerprotokoll nicht deuten können.
Schritt 2 "Schülerdaten einlesen" War das Hochladen erfolgreich, können im Schritt 2 die hochgeladenen Daten eingelesen werden
Auswahl der Klassen, von denen die Schüler eingelesen werden sollen	Stehen Klassen in der Spalte "Klassen, welche nicht zugeordnet werden können", sind diese Klassen nicht in SaxSVS vorhanden --> Klassenbezeichnung in Magellan oder SaxSVS anpassen Sollen die Klassen schrittweise eingelesen werden, kann unter der Tabelle der Haken entfernt werden (siehe Bemerkungen).
nach dem Einlesen wird wieder ein Protokoll ausgegeben das letzte Protokoll kann auch nachträglich über Datei -> Schülerimport - letzter Bericht angesehen werden	Schüler mit Fehlern werden nicht eingelesen Schüler mit Warnungen werden eingelesen, aber die Datensätze sind fehlerhaft Schüler mit Infos wurden erfolgreich importiert
Kontrolle der Daten --> Prüfung, ob in SaxSVS alle Schüler eingelesen wurden	Klassenbildungsmaske, Datengrundlage "Schülerdaten"

Bemerkungen:

• Es werden grundsätzlich alle Schüler einer ausgewählten Klasse eingelesen
• Wenn nicht alle Klassen auf einmal eingelesen werden sollen, werden nur die entsprechenden Klassen ausgewählt
• Soll in einem weiteren Schritt eine weitere Klasse eingelesen werden, kann in der Maske wo die Klassen ausgewählt werden auch unter der Tabelle mit dem Auswahlfeld eingestellt werden, dass die hochgeladene Datei beim Einlesen nicht gelöscht wird. Damit kann beim zweiten Einleseprozess dann der Menüpunkt "Datei" / "hochgeladene Schülerdaten einlesen" genutzt werden.

Import über xls-Datei und csv-Datei

Aufruf: Menü "Datei" / "Import von Schülerdaten" / "OFFICE (Excel)"

Excel-Import

Voraussetzung für den Datenaustausch von Excel zu SaxSVS

Es können nur Daten in SaxSVS importiert werden, die valid sind und die bei geschlüsselten Inhalten den exakt richtigen Wortlaut haben. Für den genauen Wortlaut sollte entweder die Schlüsseldatei exportiert werden oder ein Testschüler (Jokerschüler) in SaxSVS angelegt werden, bei dem Testeinträge vorgenommen werden können. Die Vorgaben (Schlüssel und Bildungsgänge) werden jede Nacht neu erstellt und über das Netz zur Verfügung gestellt.

• Schnittstelleninformationen (Schlüssel und Bildungsgänge): https://web1.extranet.sachsen.de/bbsp/public/schnittstellen/

Bemerkungen:

• Die Datei muss die Erweiterung .xls haben.
• In der ersten Zeile sollte ein Spaltenkopf stehen, ab der 2. Zeile die Schülerdaten.

Es dürfen nur Stammschüler in SaxSVS-BBS gepflegt und importiert werden, Gastschüler werden nicht (!) in SaxSVS-BBS gepflegt.

Schritt 1 - valide Eingabe der Pflichtdaten und sonstigen Daten

Im Gegensatz zu den kommerziellen Produkten, wo Schlüsselwerte und Bildungsgänge als Auswahlliste hinterlegt sind und demzufolge nicht falsch geschrieben werden können, muss bei Excel und Access auf die genaue Schreibweise geachtet werden. Auch Leerzeichen hinter einer Eingabe führen zum Ablehnen des Datensatzes.

Es müssen mindestens alle Pflichtfelder eingetragen werden, damit der Schüler in SaxSVS einer konkreten Klasse zugeordnet werden kann. Für die Planung des Bedarfs sind die Angaben bzgl. Inklusion und Migration erforderlich.

Alle anderen Datenfelder können ebenfalls in Excel (Access) befüllt und übertragen werden, genauso ist aber auch eine Ergänzung der eingelesenen Werte in SaxSVS möglich. In SaxSVS ist wieder der Vorteil, dass alle Werte als Listenauswahl zur Verfügung stehen und deshalb die Fehlerquote sehr gering ist.

Schritt 2 - Importieren der Daten in SaxSVS

Schrittfolge zum Einlesen der Daten in SaxSVS:

Aktion	Bemerkungen
Starten von SaxSVS	Einlesen der Daten kann durch Nutzer mit der Rolle SL, eSL oder Sek-I erfolgen
Menü "Datei" / "Import von Schülerdaten" / "OFFICE (Excel)" Die Datei muss die Erweiterung .xls haben.	Auswahl der richtigen Datei Hochladen --> es kann immer nur eine Datei hochgeladen werden
Schritt 2 "Schülerdaten einlesen" War das Hochladen erfolgreich, können im Schritt 2 die hochgeladenen Daten eingelesen werden
Auswahl und Zuordnung der Felder	alle Felder zuordnen, bei denen der Inhalt eingelesen werden soll oben rechts auf die Diskette klicken zum Speichern der Zuordnung
Auswahl der Klassen, von denen die Schüler eingelesen werden sollen	Stehen Klassen in der Spalte "Klassen, welche nicht zugeordnet werden können", sind diese Klassen nicht in SaxSVS vorhanden --> Klassenbezeichnung in OFFICE oder SaxSVS anpassen
nach dem Einlesen wird wieder ein Protokoll ausgegeben	Schüler mit Fehlern werden nicht eingelesen Schüler mit Warnungen werden eingelesen, aber die Datensätze sind fehlerhaft Schüler mit Infos wurden erfolgreich importiert
Kontrolle der Daten --> Prüfung, ob in SaxSVS alle Schüler eingelesen wurden	Klassenbildungsmaske, Datengrundlage "Schülerdaten"

Bemerkungen:

• Es werden grundsätzlich alle Schüler einer ausgewählten Klasse eingelesen
• Wenn nicht alle Klassen auf einmal eingelesen werden sollen, werden nur die entsprechenden Klassen ausgewählt
• Bei Excel-Import werden nur die Felder eingelesen, die zugeordnet wurden.

csv-Import

Der csv-Import läuft analog dem Excel-Import ab. Wichtig dabei ist der richtige Zeichensatz beim Speichern der csv-Datei. Als Dateityp funktioniert "CSV (Trennzeichen-getrennt)".

Datenimport Lehrer

Der Import von Lehrerdaten ist derzeit nicht vorgesehen.

Datenexport aus SaxSVS

Datenexport Schüler

xls-Export (bspw. für Excel)

• Aufruf: Menü "Datei" / "Export von Schülerdaten" / "OFFICE (Excel)"
• Der Grundaufbau der Exportdateien ist analog zu den Importdateien.
• Beim Export kann festgelegt werden, von welchen Schulteilen die Schülerdaten exportiert werden sollen.
• Beim Export werden zusätzliche Spalten ausgegeben, die beim Import nicht benötigt werden.

• Beispiele:

• der Landkreis:

• wird beim Export mit ausgegeben
• wird beim Import über den Ort programmtechnisch ermittelt und eingetragen

• der Ausbildungsbeginn:

• wird beim Export mit ausgegeben, damit das Datum beim Zeugnisdruck verwendet werden kann

• Über den Export und eingestellte Filter in Excel können die Daten der amtlichen Schulstatistik ermittelt werden, solange diese Aktion noch nicht über SaxSVS-BBS gewährleistet werden kann.

xml-Export

Aufruf: Menü "Datei" / "Import von Schülerdaten" / "kommerzielles Produkt"

Der xml-Export wird benötigt, wenn Schulen die Schüler aufgrund der Fachklassenliste übergeben bekommen. Die übergebenen Schüler müssen in SaxSVS von den Jokerklassen (#Aufn bzw. #FKl) in Regelklassen versetzt werden, da nur Schüler von Regelklassen exportiert werden. Die exportierte Datei muss dann in das komm. Produkt eingelesen werden. Nur so ist gewährleistet, dass jeder Schüler innerhalb der BBS nur einmal in der zentralen Datenbank gespeichert ist.

Beim Export kann festgelegt werden, von welchen Schulteilen die Schülerdaten exportiert werden sollen.

Import in WinSCHOOL

• Die Importmaske ist genau die selbe wie die Exportmaske.
• Vor dem Importieren müssen die Klassen der Importschüler in WinSCHOOL angelegt sein, weil Schüler ohne Klasse schwer gefunden werden.
• Nach dem Importieren müssen die Schülerdaten angepasst bzw. vervollständigt werden.

Import in Magellan

• In Magellan gibt es eine eigenständige Maske für den Import (ansonsten ist die Schrittfolge analog Export):

• Menü Extras
• Bereich Importe
• Import

Import in FuxSCHOOL

Schrittfolge für den Import:

• Menü Dateien/Datenabgleich/Schnittstelle SaxSVS-BBS aufrufen
• falls gewünscht Datensicherung durchführen

• Import von SaxSVS-BBS auswählen

1. Datei mit den zu importierenden Schülern laden
2. Schüler auswählen, entweder über Sammelauswahl (2) oder einzeln (3)
3. Schülerdaten einlesen

Datenexport Lehrer

Der Datenaustausch der Lehrerdaten im xml-Format für kommerzielle Anbieter ist nicht vorgesehen. Einige Lehrerdaten können nach Excel exportiert und weiter verarbeitet werden.