Schuelerdaten

Grundlagen

Jeder Schüler soll in SaxSVS-BBS sachsenweit nur an einer Schule geführt werden. In SaxSVS-BBS sind alle Daten der Schüler gepflegt, die für die Planung, die amtliche Schulstatistik und die Schulpflichtüberwachung erforderlich sind. Weitere Informationen wie bspw. Daten für die Zeugniserstellung sind nicht in dieser Anwendung enthalten.

Schüler können durch:

• Import per Schnittstellendatei vom kommerziellen Produkt
• Empfangen der Daten aus der vorhergehenden Schule (mit SaxSVS-BBS)
• Anlegen über Menü Schüler, Punkt „Neuer Schüler“

in das Schulmodul SaxSVS-BBS aufgenommen werden.

Die Bearbeitung der Schülerdaten erfolgt über die Menüpunkte im Reiter Schüler.

Sind alle Daten im kommerziellen Produkt richtig gepflegt, gibt es nur wenige schülerbezogene Angaben, die direkt in SaxSVS-BBS gepflegt werden müssen. (bspw. Schülerübergabe an eine andere Schule).

Aufbau der Maske

allgemeiner Aufbau

Der Bildschirm der Maske ist zweigeteilt. Im linken Teil kann man eine Vorauswahl der Schüler vornehmen und im rechten Fenster werden die Details in verschiedenen Registerkarten dargestellt.

Allgemeine Hinweise:

• von jedem Schüler werden nur die wichtigsten Daten gespeichert, die für die Arbeit der beteiligten Gremien erforderlich sind
• Eintragungen in Zellen sollten mit ENTER abgeschlossen werden
• Eintragungen sind nur in weißen Feldern möglich, einige Felder werden vom Programm ausgefüllt (bspw. Landkreis, wenn der Ort in Sachsen liegt)
• vor dem Wechsel der Maske ist über das Disketten-Symbol zu speichern
• die Auswahl des Schuljahres ist zu beachten
• jeder Schüler darf nur einmal im System SaxSVS-BBS gepflegt sein, deshalb werden die Schüller innerhalb einer Ausbildung bei Bedarf an die folgende Schule übergeben
• Voraussetzung für die sinnvolle Schülereingabe ist das Anlegen seiner Klasse
• Schulen, die mit einem kommerziellen Produkt arbeiten, können die Schülerdaten überspielen, dabei geht das Übertragen der Daten vom komm. Produkt in SaxSVS-BBS und auch umgekehrt

Bedienung der Masken

• Erst wenn alle roten Felder ausgefüllt sind, lassen sich die Masken speichern.
• Daten lassen sich nur speichern, sobald sie gültig sind. (BSP: ein Schüler mit einem Geburtsdatum 01.01.1900 geht nicht zu speichern, da in diesem Alter kein Schulbesuch stattfindet)
• Werden ungültige Daten durch den Schülerimport aus einem kommerziellen Produkt eingelesen, erscheinen die Felder rot hinterlegt, sobald in einer fehlerhaften Maske der Bearbeitungsmodus eingeschalten wird.
• Vor Aufruf einer neuen Maske müssen die bisher eingegebenen Daten gespeichert werden.
• Die Maske "Sorgeberechtigte" muss nur bedient werden, wenn der Schüler das 18. Lebensjahr noch nicht erreicht hat.
• Die Masken müssen entsprechend der Notwendigkeit gepflegt werden.

• Daten für die amtliche Schulstatistik müssen zum 2. Stichtag stimmen.
• Daten für die Schülerüberwachung (Adresse) sollten zeitnah gepflegt werden, damit der Schulpflichtüberwacher (Träger) gültige Daten nutzen kann.
• statistische Daten im laufenden Schuljahr müssen nach Anforderung gepflegt werden (bspw. Anzahl der Schüler in den Schularten BS/BVJ und BS/VKA)

Auswahlbereich (linker Teil und Zeile über Registerkarten)

Für die Bearbeitung der Schülerdaten kann ein Filter definiert werden. Innerhalb der gefilterten Datensätze kann dann zum nächsten Datensatz gewechselt werden.

Nummer	Beschreibung
1	Auswahl der Schüler über den Namen. Bei "Alphabetisch" kann direkt nach einem Schüler gesucht werden. Wenn die Schreibweise nicht genau bekannt ist, kann auch nach Buchstabenfolgen gesucht werden. Außerdem werden bei der alphabetischen Sortierung im linken Bereich statt Klassen die Anfangsbuschstaben zur schnelleren Auswahl aufgelistet.
2	Auswahl der Schüler über die Klassenzugehörigkeit.
3	Standardmäßig werden nur Regelklassen angezeigt. Für die Planung und Statistik werden auch nur diese Schüler gezählt. Übergangsweise können aber Schüler auch in eine #Jokerklasse gesetzt werden. Bei Aktivierung des Feldes "mit Jokerklassen" werden auch die #Aufn-Klassen der 4 Ausbildungsjahre angezeigt.
4	Im linken Bereich werden alle Klassen aufgelistet (bei Auswahl "Klassenliste"), die im ausgewählten Schuljahr gebildet wurden. Dabei findet eine Sortierung nach dem Ausbildungsjahr statt, innerhalb des Ausbildungsjahres sind die Klassen alphabetisch aufgelistet. Bei Auswahl "Alphabetisch" stehen hier die Buchstaben des Alphabetes.
5	Schülerliste, je nach Auswahl des Filters
6	Wird ein Schüler in der Schülerliste angeklickt, erscheinen die Daten des Schülers im rechten Bereich. Außerdem wird in diesem Feld der Schülername wiederholt.
7	Möchte man den nächsten Datensatz bearbeiten, kann man mit diesen Schaltflächen weiterspringen (erster Datensatz, vorhergehender Datensatz, nächster Datensatz, letzter Datensatz).
8	Bei kleinen Monitoren oder einer niedrigen Auflösung kann es sein, dass nicht alle Daten auf einen Bildschirm angezeigt werden. Mit diesem Symbol kann der linke Bereich aus- und wieder eingeblendet werden.

Detailbereich (rechter Bereich)

Maske Name

Komplettansicht:

Bereich Name

Alle Felder außer Geburtsname müssten ausgefüllt sein, da sie bei der Eingabe eines neuen Schülers oder beim Import aus einem anderen Programm Pflichtfelder sind.

Der Geburtsname ist optional und muss nicht eingetragen werden. Die Daten dieses Bereichs sollten nur geändert werden, wenn nachträglich ein Fehler bei der Ersteingabe festgestellt wird.

Bereich Abwesenheit

Für Schüler, die übergangsweise nicht anwesend sind, kann hier die Abwesenheit hinterlegt werden.

Zur Auswahl stehen:

• Klinik/Krankenhausschule
• Diagnostik an AFS
• Gastschüler an einer anderen Schule
• Ruhen der Schulpflicht nach §29 Schulgesetz / Elternzeit
• Schulbesuch im Ausland

Bei jedem Abwesenheitsgrund muss ein "seit"-Datum hinterlegt sein.

Bereich Migration

In der Anwendung wird unterschieden zwischen Migrant und DAZ-3. Das Merkmal Migrant wird für die amtliche Schulstatistik (Phönix) benötigt. Für eine Teilmenge der Migranten kann ein zusätzlicher Bedarf an Stunden (DAZ-3) beantragt werden. Die Zuweisung für die Teilnahme an DAZ-3 erfolgt erst, wenn der Schüler eine besondere Bildungsberatung vorweisen kann und diese mit dem entsprechenden Datum eingepflegt wird.

Bereich Adresse

Die Pflichtfelder der Adresse unterscheiden sich nach dem Wohnort.

• Wohnort in Sachsen:

• Pflichtfelder sind PLZ, Ort, Straße (wobei PLZ und Ortsbezeichnung zueinander passen müssen)

• Wohnort außerhalb Sachsens, aber in Deutschland:

• Pflichtfelder sind Bundesland, PLZ, Ort (hier sind PLZ und Ortsbezeichnungen freie Eingabefelder)

• Wohnort außerhalb Deutschland:

• Pflichtfelder sind Staat, PLZ, Ort (hier sind PLZ und Ortsbezeichnungen freie Eingabefelder)

Alle anderen Felder sind optional und müssen erst nach Aufforderung eingetragen werden. Der Landkreis wird programmtechnisch eingetragen (nur bei Schülern aus Sachsen)

Bereich Staatsangehörigkeit

Einige Schüler haben 2 Staatsangehörigkeiten. Hat ein Schüler außer Deutschland noch eine weitere Staatsangehörigkeit, sollte Deutschland als 2. Staatsangehörigkeit eingetragen werden (wichtig für die amtliche Schulstatistik).

Maske Sorgeberechtigte

Es können bis zu 4 Anschriften erfasst werden, 3 Sorgeberechtigte sind standardmäßig in der Maske zu sehen. Das Feld „Einrichtung“ ist für Schüler vorgesehen, die in Kinder- und Jugendheimen oder ähnlichen Einrichtungen wohnen. Hier muss nicht die eigene Schule eingetragen werden! Das Feld „personensorgeberechtigt“ kennzeichnet die für den Schüler sorgeberechtigten Personen, welche auch die Post zum Schüler erhalten sollen.

Für Personen, die außerhalb von Sachsen wohnen, ist nach der Wahl des Staates und ggf. des Bundeslandes der Wohnort frei eintragbar. Stimmen die Adressdaten der Sorgeberechtigten mit den Schülerdaten überein und ist die Schüleraderesse bereits gepflegt, können die Daten mit der Schaltfläche "Anschrift aus Schülerdaten übernehmen" übernommen werden. Bei Schülern bis 18 Jahre muss mindestens ein Personensorgeberechtigter eingetragen sein (für Schulpflichtüberwachung).

Pflichtfelder sind (sobald ein Feld davon einen Inhalt hat):

• Beziehung
• Anrede
• Vorname
• Staat

Soll ein 4. Sorgeberechtigter bei einem Schüler eingetragen werden, kann über den Menüpunkt Extras/Schuleinstellungen eine zusätzliche Spalte eingeblendet werden.

Maske Laufbahn

Die Eintragungen im Register „Laufbahn“ werden für Statistiken, wie z.B. Amtliche Schulstatistik und Schülerbewegung genutzt. Die Laufbahnen von Schülern sind durch die Nutzer der Schule frei editierbar, wenn der Schüler Stammschüler dieser Schule ist. Wenn sich Zeitscheiben überschneiden, wird dies durch Rotfärbung kenntlich gemacht, eine Speicherung ist dann nicht möglich. In der Laufbahn sind für das Bundesland Sachsen alle öffentlichen berufsbildenden Schulen auswählbar. Damit ist auch die Pflege von Schulzeiten für vergangene Zeiträume möglich.

schuljahresabhängige Schülermerkmale:
Bereich Laufbahn:

In der Tabelle Laufbahn findet die Zuordnung des Schülers zur Klasse statt. Für jedes Schuljahr ist mindestens eine Zeile zu nutzen. Bei "von" und "bis" sollten jeweils der erste und letzte Schultag des Jahres eingetragen sein (01.08.XXXX; 31.07.XXXX).

Im letzten Schuljahr des Schülers kann auch das Datum des Zeugnisses stehen. Dann muss vom Folgetag bis zum letzten Schultag (31.07.XXXX) eine Laufbahnzeile in der Klassenstufe Abgang vorhanden sein. Über die Auswahl der Zeile (erste Spalte in der Laufbahntabelle) kann nachträglich der Status des Schülers der letzten Ausbildung geändert werden.

Soll der Schuljahreswechsel des Schülers über die Laufbahntabelle stattfinden, müssen folgende Schritte vorgenommen werden:

• neues Schuljahr auswählen
• Datum für ersten Schultag auswählen
• Datum für letzten Schultag kontrollieren (das Programm trägt das Datum selbständig ein)
• Schule kontrollieren (da nur bei Schulwechsel innerhalb der Fachklassenausbildung und wenigen anderen Ausnahmen hier nicht die eigene Schule steht, wird dieses Feld ebenfalls vorbefüllt)

Die Übergabe des Schülers an eine andere Schule wird im Punkt Weitergabe der Schülerdaten an eine nachfolgende Schule beschrieben.

• Klasse auswählen (an der Klasse hängen die Bildungsgänge laut Klassenbildungsmaske)
• wenn mehrere Bildungsgänge in einer Klasse beschult werden, richtigen Bildungsgang (Kennziffer) auswählen
• optional: Bemerkung eintragen

Der Bildungsgang wird pro Laufbahnzeile gespeichert. Damit ist auch nachvollziehbar, wenn der Auszubildende innerhalb der Ausbildung in eine andere Spezialisierung wechselt. Da in der Laufbahntabelle nur die Kennziffer steht, sind unter dieser Tabelle die Klartexte aufgeführt (nur zur Ansicht, die Inhalte können hier nicht geändert werden).

weitere schuljahresbezogene Schülermerkmale:

• Status (Pflichtfeld)

• Für die amtliche Schulstatistik ist eine Unterscheidung in AZUBI, Umschüler (Einzelumschüler, Gruppenumschüler) und Schulpflichterfüller notwendig

• Neuanfänger

• Beginnt ein Schüler/Auszubildender eine neue Ausbildung, wird er laut amtlicher Schulstatistik im ersten Jahr als Neuanfänger gezählt.

Absolviert dieser Auszubildende nach der 2jährigen Ausbildung (bspw. Verkäufer) eine weitere Ausbildung als Einzelhandelskaufmann, wird diese aufgesetzte Ausbildung wieder als Neuanfänger gezählt.

• Beschulung mit Ausnahmegenehmigung (lt. §25 Abs. 4 SchulG)

• Die Schulaufsicht benötigt die Anzahl der Schüler, die nicht an der für sie zuständigen Schule unterrichtet werden. Diese Ausnahmegenehmigung muss hier eingetragen werden.
• Ausnahmegenehmigungen müssen nur für die Schulart "Berufsschule" eingetragen werden
• Für eine evtl. Ausnahmegenehmigung muss der AZUBI in einem anderen Landkreis wohnen als die Schule ist.

• erteilte Fremdsprachen:

• Für die amtliche Schulstatistik werden die erteilten Fremdsprachen benötigt. In dieser Tabelle werden auch Eintragungen vorgenommen, wenn der Schüler sorbischen Unterricht hat.

schuljahresunabhängige Schülermerkmale:

• voraussichtlicher Abschluss am: (Pflichtfeld)

• Dieses Datum wird benötigt:

• damit Schüler die Laufbahn innerhalb der Schule beenden (wenn dieses Datum in einem Schuljahr liegt, erfolgt keine Übermittlung der Schülerdaten in das Folgeschuljahr)
• für die amtliche Schulstatistik (es werden alle Abschlüsse gezählt, wo dieses Datum innerhalb des Schuljahres liegen)

Dieses Datum muss im Schuljahr liegen, in dem die Prüfung stattfindet, also am Ende der Ausbildung. Bei Schulwechsel wegen Fachklassenbildung muss hier trotzdem das Ende der Ausbildung stehen, nicht das Datum, wo der Schüler diese Schule verlässt. (einzige Ausnahme: Führt der Schüler die Ausbildung außerhalb Sachsens weiter, kann hier auch das Datum des letzen Schultages in Sachsen stehen.)

• Bildungsgutschein

• die Aufsichtsbehörde benötigt diese Information für Abrechnungen, da dafür Mittel zur Verfügung gestellt werden.

• Schüler in besonderen Klassen mit Förderschwerpunkt (BS-F/BS, BS-F/BGJ, BS-F/kBVJ, BS-F/BvB, BS/gBVJ)

• Schüler in den aufgeführten Klassen dürfen kein Integrationsmerkmal haben. Diese Schüler werden in kleineren Klassen beschult und haben dadurch einen besseren Betreuungsaufwand.haben eine Im BvB-rehaspezifischen Bereich ist der Maßnahme ein Förderschwerpunkt zugeordnet
• Diese Schüler benötigen aber trotzdem einen Hauptförderschwerpunkt für die amtliche Schulstatistik.

Weiterhin werden in dieser Maske noch 2 Informationen angezeigt, die die Anwendung automatisch belegt:

• wohnhaft außerhalb von Sachsen
• Beschulung aus anderem Landkreis innerhalb Sachsens

Maske Förderung

Bei Teilleistungsschwächen können maximal zwei verschiedene Förderungen eingetragen werden. Teilleistungsschwächen können sein:

• Lese-Rechtschreib-Schwäche
• autistisches Verhalten

Schüler mit sonderpädagogischem Förderbedarf müssen aufgrund gutachterlich bestätigtem Autismus an allen Schulen außer an Förderschulen einen Eintrag in der Tabelle "Teilleistungsschwächen" plus einen Eintrag in der Tabelle "inklusive Unterrichtung" haben. Nur so erhält die Schule einen Aufwuchs an Stunden für die Betreuung dieser Schüler.

Unter „Inklusive Unterrichtung“ sind zu erfassen,

• Pflichtfelder

• die Inklusionsform,

Nur für Schüler mit der Inklusionsform "Inkl." erhalten die Schulen einen Aufwuchs des Bedarfs.

• die Dauer der Inklusion,
• die Förderstunden in der Regelschule und in der Förderschule, gemäß Bescheid des Schülers,
• der Hauptförderschwerpunkt

• optionale Felder

• die betreuende Förderschule (Hier kann eine Förderschule, die vorher als Kooperationsschule festgelegt wurde, ausgewählt werden.) und
• ggf. die zusätzliche Lehrkraft.
• Informationen für räumliche Anforderungen

Die Felder "zusätzliche Lehrkraft" und "räumlichen Anforderungen" sind für schulinterne Vermerke vorgesehen. Diese Datenfelder werden nicht ausgewertet.

Sobald bei einem Schüler in der Maske "Förderung" Eintragungen enthalten sind, erscheint im oberen rechten Bereich ein Hinweis in Klammer.

Maske Vorbildung/Abschluss

Die Vorbildung ist für die amtliche Schulstatistik wichtig. Die Angaben für die Schulpflichtüberwachung benötigt der Schulträger, der für diese Aufgabe zuständig ist. Jeder Schüler muss nach seiner Ausbildung einen Eintrag für die Beendigung der Schullaufbahn haben.

oder

Vorbildung (allgemeinbildende und berufsbildende Schule):

• alle Schularten, die in der amtlichen Schulstatistik eingetragen werden können, sind hier auswählbar
• zu jeder ausgewählten Schulart sind die möglichen Zeugnisarten hinterlegt

Beendigung der Ausbildung:

Ein Schüler verlässt eine Schule, weil er:

• die Ausbildung erfolgreich beendet
• die Ausbildung abbricht bzw. nicht erfolgreich beendet
• die Schule wechselt.

Bemerkungen:

• Bei Eintragungen für die Beendigung muss immer das Alter des Schülers betrachtet werden.

• Schüler ist volljährig oder hat die Schulpflicht beendet -> Eintrag: Beendigung Schullaufbahn
• bei allem anderen Schülern muss ein Schulwechsel eingetragen werden, auch wenn es die eigene Schule ist

• Bei Abschlussart bei "Art der Beendigung der Ausbildung" sind alle Zeugnisse aufgelistet, die zu der derzeitigen Ausbildung des Schülers passen. Wenn sich der Schüler in einer #Jokerklasse (bspw.: #Aufn3) befindet, ist keine Zeugnisart auswählbar.
• Die Bereiche "Art der Beendigung der Ausbildung" und "Schulpflichtüberwachung bei Schulwechsel oder Beendigung der Schullaufbahn" schließen sich gegenseitig aus.
• Eine Liste der DISCH ist hier verfügbar. (Der DISCH wird benötigt, wenn die aufnehmende Schule im kommerziellen Produkt eingegeben werden soll.)

Feld "Bemerkungen zur Schulpflichtüberwachung (lt. § 31 SchulG)"

Bei besonderen Fällen sollte der Träger als Schulpflichtüberwacher weitere Informationen bekommen. Dazu gibt es ein Feld "Bemerkungen zur Schulpflichtüberwachung (lt. § 31 SchulG)". Dieses Feld wird nicht aus dem komm. Produkt übertragen, kann aber bei Bedarf (nach der letzten Datenübertragung des Schülers) in SaxSVS ausgefüllt werden. Diese Info wird an das Trägermodul übertragen.

Achtung: Wenn dieses Feld ausgefüllt wird, muss vorher im komm. Produkt das Merkmal "keine Statistik" bzw. "Schüler nicht nach SaxSVS-BBS übertragen" gesetzt werden, da ansonsten mit der nächsten Übertragung der Daten aus dem Schulmodul der Feldinhalt wieder gelöscht wird.

Die Beendigung der Schullaufbahn ist im Pkt. 9 Beendigung der Schullaufbahn beschrieben.

Maske Ausbildung

Diese Maske muss nur bei einer dualen Ausbildung gepflegt werden. Bei anderen Bildungsgängen kann hier aber auch der Praxisbetrieb hinterlegt werden.

Die meisten Schüler haben einen Ausbildungsbetrieb innerhalb Sachsens. Bei diesen Auszubildenden ist häufig der Einstellungsbetrieb und Ausbildungsbetrieb identisch. Es gibt aber auch große Betriebe, wo sich die Zentrale (Einstellungsbetrieb) außerhalb Sachsens befindet und der Ausbildungsbetrieb eine Filiale in Sachsen ist. Für den Bereich Schulnetzplanung werden beide Standorte benötigt.

Bei identischen Adressen muss nur der Einstellungsbetrieb eingetragen werden (dabei ist Straße optional), danach können mit der Schaltfläche "Daten übernehmen" alle Informationen in den Bereich Ausbildungsbetrieb übernommen werden.

Neuen Schüler anlegen

Menüaufruf: Schüler/Neuer Schüler

Dieser Menüpunkt wird verwendet, wenn:

• der Schüler in dieser Schule seine Schullaufbahn in einer berufsbildenden Schule beginnt,
• der Schüler aus einer berufsbildenden Schule ohne SaxSVS-BBS (z.B. Schule in freier Trägerschaft oder aus anderem Bundesland) kommt.

In allen anderen Fällen muss der Schülerdatensatz von der ehemaligen Stammschule (telefonisch oder schriftlich) angefordert werden. Diese angeforderten Datensätze werden dann von der abgebenden Schule übertragen (siehe Kapitel – Datenaustausch).

Vor der Aufnahme des Schülers müssen folgende Pflichtangaben bekannt sein:

• Vorname
• Nachname
• Geburtsdatum
• Geburtsort
• Geschlecht

und wenn der Schüler in der entsprechenden Klasse gespeichert werden soll, außerdem

• Klassenbezeichnung (mit der Klasse wird der Bildungsgang gespeichert)
• Status (wie Auszubildender oder Umschüler)
• voraussichtliches Enddatum der Ausbildung

Bemerkungen:

• Als Status ist Auszubildender/Schüler voreingestellt, kann aber geändert werden.
• Das Enddatum wird durch die Ausbildung gesetzt, muss aber evtl. auch angepasst werden.
• das Datum "Beginn der Ausbildung" ist nachher der Beginn der ersten Laufbahnzeile und kann für den Zeugnisdruck genutzt werden.

Schülerdaten erfassen und ändern

Schüler zur Datenbearbeitung auswählen

Schülerdatensätze können über den Namen direkt oder über die Klassenzugehörigkeit ausgewählt werden.

Auswahl über Namen	Auswahl über Klasse
	Die Schüler sind alphabetisch aufgelistet (nach Klick auf A-Z). Mit Auswahl des Anfangsbuchstabens in der linken Tabellenspalte kann die Namensauswahl eingegrenzt werden. Im Suchfeld kann auch gezielt nach einem Schüler gesucht werden.
	Bezogen auf das Schuljahr werden in der linken Spalte alle (Regel)-Klassen aufgelistet. Sollen auch Schüler der #Jokerklassen bearbeitet werden, muss das Feld "mit Jokerklassen" aktiviert werden.

Pflichtfelder und optionale Felder

Für die Nutzung der Anwendung gibt es Pflichtfelder und optionale Felder. Pflichtfelder müssen immer ausgefüllt sein, damit die Planung erfolgen kann (Datenumfang analog zu bisherigen Exceldateien). Nach Eingabe dieser Daten kann die GB-Berechnung stattfinden. Optionale (ergänzende) Daten sind für die Schulpflichtüberwachung, Schulnetzplanung und amtliche Schulstatistik erforderlich.

• Pflichtfelder

• Sie müssen immer vollständig ausgefüllt werden, sonst ist kein Speichern möglich.
• Sie sind bei fehlenden (leeren) Eintragungen rot hinterlegt (Ausnahme: bei dem Menüpunkt Schüler/Neuer Schüler ist nicht das Feld rot hinterlegt, sondern nur der Rahmen um das Feld)
• Pflichtfelder sind:

• Vorname
• Nachname
• Geburtsdatum
• Geburtsort
• Geschlecht
• Klasse und Bildungsgang (kann auch eine Jokerklasse (#Aufn) sein, wenn diese Daten noch nicht bereitstehen)
• Enddatum der Ausbildung
• Status (Auszubildender/Schüler, Umschüler oder Schulpflichterfüller)

• Optionale Felder

• Optionale Felder sind in Blöcke unterteilt. Zusammengehörige Daten bilden als Komplex eine Einheit und müssen komplett ausgefüllt werden, sobald ein Feld mit Inhalt belegt ist.
• Sobald ein Feld eines Blockes ausgefüllt wird, werden die dazugehörenden (noch) leeren Felder rot hinterlegt.

Beispiel:

Prüfung der Daten während der Eingabe

Für einige Felder ist eine Prüfung der Inhalte auf Gültigkeit hinterlegt. Beispiele:

• Name, Vorname:

• davor und dahinter darf kein Leerzeichen stehen

• es dürfen keine Zahlen und keine Sonderzeichen enthalten sein
• die Schreibweise bei Doppelnamen muss der deutschen Rechtschreibung entsprechen (innerhalb des Namens keine Leerzeichen)

• Datum

• für jedes Datum gibt es einen gültigen Bereich, der eingehalten werden muss

Damit Fehler bei der Eingabe minimiert werden, findet man in der Anwendung häufig Auswahlfelder.

Schülerdatensatz löschen

Menüaufruf: Schüler/Schülerdatensatz löschen

Das Löschen von Schülerdaten sollte immer einen Ausnahmefall darstellen. Im normalen Ablauf sind Schülerdaten an die fortführende Schule zu übergeben. Durch das richtige Datum für das Ausbildungsende (Register: Laufbahn, Feld: voraussichtlicher Abschluss am) wird der Schüler automatisch aus der Datenbank für das Folgeschuljahr entfernt.

Sollte es im Ausnahmefall zu doppelten Eintragungen eines Schülers kommen, kann er wieder gelöscht werden. Schüler werden nur in der Schule gelöscht, für den Schulpflichtüberwacher ist er trotzdem sichtbar. Überlegen Sie bitte genau, welche Schüler aus dem komm. Produkt nach SaxSVS übernommen werden sollen. Bei Bewerbern setzen Sie bitte im komm. Produkt das Merkmal, dass der Schüler nicht in die Schnittstelle exportiert wird. In SaxSVS-BBS sollten nur die Schüler sein, die auch wirklich eine Ausbildung in der Schule absolvieren.

Wenn der verkehrte Datensatz eines Schülers gelöscht wird, kann der Schüler nach dem nächsten Import wieder doppelt in SaxSVS-BBS vorhanden sein.

Weitergabe der Schülerdaten an eine nachfolgende Schule

Grundsätze

Schüler, deren Daten bereits in einer sächsischen berufsbildenden Schule mit SaxSVS-BBS gespeichert wurden, dürfen an der fortführenden Schule nicht neu erfasst werden. Die Schülerdaten sind von der abgebenden Schule an die aufnehmende Schule zu übergeben. Schülerdaten sollten bereits im aktuellen Schuljahr übergeben werden, damit die Folgeschule schon im Vorfeld die Daten im System hat. Notfalls ist aber auch eine Übergabe im laufenden Schuljahr möglich. Die Übergabe erfolgt im Register Laufbahn.

Vorgehensweise bei Schülerweitergabe

Das Folgeschuljahr ist ab Mitte Januar verfügbar, so dass im 2. Halbjahr die Daten übergeben werden können.

Schrittfolge:

1) Aufruf der Maske Laufbahn im Menü Schüler/Schülerdaten

2) In der Laufbahntabelle das Folgeschuljahr eingeben bzw. anpassen

BSP.:

• Der Schüler befindet sich im aktuellen Schuljahr (2016/2017) in der Klasse Gastro16a
• Im Folgejahr (2017/2018) soll der Schüler das BSZ in Zittau besuchen, deshalb muss bei der abgebenden Schule folgende Laufbahnzeile stehen:

-> in der Zeile für das Schuljahr 2017/2018 muss eingetragen oder geändert werden

• von und bis eintragen
• als Schule das BSZ auswählen, wo der Schüler im Folgejahr die Schule besucht

wichtig: die neue Schule muss vorher als Kooperationsschule definiert werden (Menü Schule/Kooperationsschulen)

• als Klasse eine #Jokerklasse auswählen (#Fkl2, wenn er nächstes Jahr das 2. Ausbildungsjahr besucht)

Ausnahme: Der Schüler wird im aktuellen Schuljahr an die andere Schule abgegeben. Dann wird als Klasse #AufnX gewählt.

3) Nach dem Speichern sieht die Folgeschule sofort den Schülerdatensatz, sie kann nun den Schüler in eine Regelklasse setzen (die ja zu diesem Zeitpunkt, also nach dem 1. Stichtag, schon angelegt sind)

Anschließend kann der Schülerdatensatz aus SaxSVS-BBS exportiert und in das komm. Produkt importiert werden. Somit erspart sich die Folgeschule die Eingabe aller Daten, die bereits im System sind.

Vorgehensweise bei Schülerweitergabe unter Beachtung des §25 Abs. 5 SchulG

Der Schüler wird von Schule zu Schule weitergegeben.

1) aktuelle Schule trägt als Folgezeile in der Laufbahntabelle die Schule ein, die der Schüler laut Fachklassenbildung besuchen muss

2) Schüler stellt den Ausnahmeantrag

-> Schule2 akzeptiert diesen Antrag, ändert die Schule in der Laufbahnzeile für das nächste Jahr, indem sie aus der eigenen Schule die Wunschschule einträgt.

Nach dem Speichern der Eingaben ist der Schüler in dieser Schule (Schule laut Fachklassenkatalog) nicht mehr zu sehen, sondern in der Wunschschule.

3) Schule, die der Schüler dann besuchen wird, setzt den Schüler wieder in eine Klasse und kann ihn zur weiteren Bearbeitung exportieren (analog Pkt. 8.2). Außerdem muss bei diesem Schüler im Folgeschuljahr (ab 01.08.XXXX - aktuelle Zeitscheibe muss dann in dieser Schule sein) das Merkmal "Beschulung mit Ausnahmegenehmigung" gesetzt werden.

Beendigung der Schullaufbahn

Bei jedem Schüler muss mit Verlassen der Schule eine Beendigung eingetragen sein. Die Eintragungen sind im Register Vorbildung/Abschluss vorzunehmen. Sie hängen vom Erfolg der Ausbildung und vom Alter des Schülers ab. Die Eintragungen müssen bis zum 2. Stichtag erfolgen, da auf Grundlage dieses Datums die amtliche Schulstatistik ausgefüllt wird.

Die Bereiche "Art der Beendigung der Ausbildung" und "Schulpflichtüberwachung bei Schulwechsel oder Beendigung der Schullaufbahn" können nicht gleichzeitig gepflegt sein, da nur der eine oder andere Fall eintreten kann.

Die Pflege der Abschlüsse sollte am Ende des Schuljahres (vor dem 31.07.XXXX) erfolgen, da so der Pflegeaufwand geringer ist. Im Ausnahmefall ist auch eine rückwirkende Pflege (also im Folgeschuljahr) möglich.

Erfolgreiche Beendigung der Ausbildung

Nach erfolgreicher Beendigung der Ausbildung erhält der Schüler ein Zeugnis. Dieses Zeugnis muss bei Abschlussart eingetragen werden (damit diese Daten für die amtliche Schulstatistik genutzt werden können).

Bekommt ein Schüler nach einer Ausbildung einen weiteren Abschluss anerkannt oder erwirbt er einen weiteren Abschluss, muss dieser ebenfalls ausgewählt werden.

Lernt ein Schüler vorzeitig aus und soll im vorhergehenden Schuljahr bei Phönix gezählt werden, muss das Datum "voraussichtlicher Abschluss am" im Register Laufbahn auch auf ein Datum des Vorjahres datiert werden.

Beendigung wegen Erreichen des 18. Lebensjahres

Hat ein Schüler das 18. Lebensjahr vollendet und verlässt die Schule (bspw. Schulpflichterfüller), werden die Daten im folgenden Bereich gepflegt:

Beendigung der Schullaufbahn in Sachsen wegen Umzug in ein anderes Bundesland

Übergang an eine öffentliche Schule

Übergang an eine Schule in freier Trägerschaft

Bemerkungen zur Schulpflichtüberwachung (lt. § 31 SchulG)

Es gibt in einigen wenigen Fällen Informationen, die zusätzlich zum Eintrag der Beendigung der Ausbildung für den Träger hilfreich sind (Beispiele: Beendigung Schulpflicht, obwohl noch nicht volljährig; Folgeschule, die keine öffentliche sächsische Schule ist; sonstige Absprachen und Bemerkungen). Die Info in diesem Feld wird beim Übertragen an die Aufsicht (Senden) nur an den Träger übermittelt, der Referent sieht diese Infos im Aufsichtsmodul nicht.

Schülerdatensätze für eine neue Ausbildung kopieren

Menüaufruf: Schüler/Schülerdatensatz für neue Ausbildung kopieren

Wenn ein Schüler eine weitere Ausbildung in der Schule absolviert, muss laut amtlicher Schulstatistik zwischen "aufgesetzter" und "neuer" Ausbildung unterschieden werden.

Beispiele:

• Ein Schüler absolviert eine Ausbildung als Verkäufer und setzt seine Ausbildung als Einzelhandelskaufmann/-kauffrau fort (aufgesetzte Ausbildung).

-> Dieser Schüler wird bei der aufgesetzten Ausbildung nicht als Neuanfänger gezählt, aber er muss für eine neue Ausbildung kopiert werden. Nur so kann der Abschluss der ersten Ausbildung verarbeitet werden.

• Ein Schüler absolviert eine Ausbildung im BVJ und danach beginnt er eine Lehre in einer dualen Ausbildung (neue Ausbildung).

-> Dieser Schüler muss für eine neue Ausbildung kopiert werden, damit die amtliche Schulstatistik komplett richtige Daten verarbeiten kann.

Wird der Schüler im kommerziellen Produkt gepflegt, muss er für die neue Ausbildung mit einer neuen Kennzeichnung (UUID) eingelesen werden. (siehe Kapitel Datenaustausch)

Schüler mit individuellem Schulbesuch

Für die amtliche Schulstatistik werden Daten von Gastschülern aus dem Ausland und Auslandsaufenthalte der Stammschüler benötigt.

Menüaufruf: Schüler/Schüler mit individuellem Schulbesuch

Sind Schüler für einen bestimmten Zeitraum als Gastschüler im Ausland, werden diese wie folgt abgebildet:

Sind Schüler aus dem Ausland für einen bestimmten Zeitraum als Gastschüler an der Schule, werden diese wie folgt abgebildet:

Gastschüler aus dem Ausland sind als Schüler in der Schule zu pflegen, wenn sie für die GB-Berechnung, Schulpflichtüberwachung oder Phönix benötigt werden.

Duplikate

Nutzung der Maske

Manchmal kann es vorkommen, dass Schüler doppelt im System vorhanden sind. Mit diesem Menüpunkt können doppelt vorhandene Schüler gefunden werden. Als Schulnutzer findet man hierüber alle Schüler, die innerhalb der Schule mehrfach vorhanden sind. Der Support kann diese Abfrage sachsenweit durchführen.

Ursache für doppelte Schüler können sein:

• ein Fehlverhalten des kommerziellen Produkts
• eine falsche Nutzung des komm. Produkts oder von SaxSVS-BBS (doppelte Schülereingabe von unterschiedlichen Nutzern innerhalb einer Schule)
• eine Neueingabe des Schülers in der Schule, ob wohl er von eienr anderen Schule übergeben wurde

Diese Schüler sind dann oft in einer Regelklasse und einer Jokerklasse oder auch in einer Regelklasse mehrmals zu finden.

Beschreibung der Maske

NR	Beschreibung	Bemerkung
1	Bereich Suchfilter	Eingabe der Filterbedingungen (kann meistens wie beim Aufruf bleiben)
2	Schuljahr	sinnvoll ist nur die Suche im aktuellen Schuljahr das Umschalten des Schuljahres muss oben im blauen Filterbereich erfolgen im aktuellen Schuljahr ist grundsätzlich das aktuelle Datum eingestellt und kann vom Nutzer nicht geändert werden
3	Auswahl der Klassen, in denen gesucht werden soll	sind keine Klassen ausgewählt, werden immer alle Klassen einbezogen
4	Symbol für den Start der Duplikatsuche
5	Ergebnistabelle	hier sind alle Schüler aufgelistet, die entsprechend der Filtereinstellung innerhalb der Schule gefunden wurden
6	Anzahl der gefunden Verdachtsfälle innerhalb der Schule	es könnte sein, dass hier auch Schüler aufgelistet sind, die nicht doppelt als Datensatz im System sind
7	ähnlicher Schüler wie ausgewählter Schüler bei (6)	hier kann jedes Datenfeld verglichen und entschieden werden, ob der Schüler doppelt im System ist (evtl. sollte dann bei beiden angezeigten Schülern noch die Laufbahn verglichen werden)
8	Löschen der Filtereinstellungen
9	Export der Schülertabelle (Duplikate)
10	Bemerkungsfeld für Eintragungen	hier könnte hinterlegt werden, dass es sich nicht um ein Duplikat handelt dieses Feld kann durch den Schulnutzer und den Support beschrieben werden

Schrittfolge

1. Schuljahr auf das "aktuelle" Schuljahr umstellen
2. Suche nach Verdachtsfällen starten (4)
3. angezeigte schüler mit den Daten auf der rechten Seite vergleichen (5); (7)
4. Schüler ignorieren, wenn angezeigte Daten zu unterschiedlichen Schülern gehören oder zusammenführen (siehe nächstes Kapitel)

Schülerdatensätze zusammenführen

Nutzung der Maske

Mit dieser Aktion können Schüler, die doppelt im System sind, zusammengeführt werden.

Gründe für doppelte Schüler können sein:

• Schüler bekommen bei Aktionen im komm. Produkt eine neue UUID und sind dann nach dem erneuten Überspielen doppelt in SaxSVS
• Schüler werden von einer fortführenden Schule (fälschlicherweise) eingegeben und nicht von der anderen Schule übernommen.
• Schüler wurden nicht oder falsch an die Folgeschule übergeben

Diese Schüler sind dann oft in einer Regelklasse und einer Jokerklasse zu finden. Um beide Schülerdaten übersichtlich darzustellen und zu vergleichen, kann der Name des Schülers aus einer Jokerklasse in Schüler/Schülerdaten "Alphabetisch" (vorher auf A-Z klicken) gesucht werden. Wenn beide Schülerdatensätze in einer Regelklasse sind, muss der zu beseitigende vor dem Zusammenführen in eine Jokerklasse versetzt werden.

Der Schulpflichtüberwacher beim Schulträger sieht Schüler aller Klassen und somit den Schüler doppelt. Damit ergeben sich häufig Nachfragen bei den Schulen. Damit die Schüler nur einmal im System sind, können sie über die folgende Schrittfolge zusammengeführt werden:

Beschreibung der Maske

NR	Beschreibung	Bemerkung
1	linker Bereich: Schüler aus Regelklasse	Schülerdaten des aktuellen Schuljahres bleiben erhalten
2	rechter Bereich: Schüler aus Jokerklassen	Schülerdaten der vorhergehenden Schuljahre bleiben erhalten
3	Sucheingabe für Schüler der Regelklasse	Felder werden über UND verknüpft, leere Fehler bedeuten: alle
4	Suchfilter der linken Seite löschen
5	Suche des Schülers der Regelklasse starten
6	Sucheingabe für Schüler der Jokerklasse	Felder werden über UND verknüpft, leere Fehler bedeuten: alle
7	Suchfilter der rechten Seite löschen
8	Suche des Schülers der Jokerklasse starten
9	Auswahl der Schülerdaten der Regelklasse, die verarbeitet werden sollen
10	Auswahl der Schülerdaten der Jokerklasse, die verarbeitet werden sollen
11	Daten des unter (9) ausgewählten Schülers	Auflistung der Einzeldaten zur Kontrolle, ob der richtige Schüler ausgewählt wurde
12	Daten des unter (10) ausgewählten Schülers	Auflistung der Einzeldaten zur Kontrolle, ob der richtige Schüler ausgewählt wurde
13	Start der Zusammenführung der Datensätze	Achtung: Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden!

Schrittfolge

Achtung! Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden, bei Unklarheiten wenden Sie sich bitte an den Support.

Schritt	Schrittfolge	Aktion im Programm	Bemerkungen
1	Aufruf	Schüler/Schülerdatensätze zusammenführen	bitte nur nutzen, wenn Schülerduplikate im Programm vorhanden sind
2	Schüler auswählen, bei dem die Laufbahn ergänzt werden soll	im linken Fenster Schüler der Regelklasse auswählen	(1) aus Pkt. 12.2
3	Schüler auswählen, von dem die Laufbahn übernommen werden soll	im rechten Fenster Schüler der Jokerklasse auswählen	(2) aus Pkt. 12.2
4	Datenkontrolle	Kontrolle, ob bei "Auswahl" jeweils der richtige Schüler steht	(11) und (12) aus Pkt. 12.2
5	Prozess starten	Datensätze zusammenführen	(13) aus Pkt. 12.2
6	Datenkontrolle	Kontrolle, ob bei dem Schüler jetzt die richtigen Daten stehen (einschließlich Laufbahn)	falls nicht, Schüler aus dem komm. Produkt neu übertragen

Beispiel:

Schüler aus ABS zuordnen

Zielgruppe: Schulen, die mehrere Schüler von einer allgemeinbildenden Schule übernehmen (bspw. 2. AJ bei kBVJ; Übernahme Schüler aus VK, die im BSZ weiter beschult werden; Übernahme der Schüler aus einer Förderschule für eine Ausbildung in BS-F).

Nr	Feld	Aktion	Bemerkung
1	von allgemeinbildender Schule übergebene Schüler	durch Auswahl der Schulen werden die Schüler in der unteren Tabelle aufgelistet	es werden nur die Schulen aufgelistet, die Schüler an das BSZ übergeben haben die Übergabe durch die ABS ist im Hilfesystem der ABS (saxsvs.de) beschrieben
2	Schüler der ausgewählten Schulen von (1)	Schüler auswählen (Haken in erster Spalte), die bearbeitet (übernehmen, archivieren, löschen) werden sollen
3	Übergabedatum der Schüler		die abgebende Schule hat die Schüler zu diesem Zeitpunkt an das BSZ übergeben
4	Übernahme der Schüler	Zuordnen der Schüler in eine Klasse des eigenen BSZ	weitere Beschreibung siehe folgender Punkt
5	Archivieren der Schüler	Schülerdatensatz wird vorübergehend archiviert (gekennzeichnet), er wird aber nicht gelöscht	durch (7) Auswahl der Schüler für die Schülerliste
6	Löschen der Schülerdaten	Schülerdatensatz wird aus der Liste dauerhaft entfernt	dieser Prozess findet programmgesteuert am 30.11. und 31.03. automatisiert statt
7	Auswahl der anzuzeigenen Schüler	Klick auf das Symbol	alle: zeigt alle Schüler an (A): zeigt alle Schüler an, die das Merkmal vorübergehend archiviert haben neue: zeigt alle Schüler an, die weder übernommen noch vorübergehend archiviert wurden
8	Auswahl von Schülern in der unteren Liste		alle keiner invers
9	Export der Schülerliste, bspw. nach Excel

Nach der Auswahl der Schüler werden diese mit (4) übernommen. Dann erscheint folgende Maske:

Nr	Feld	Aktion	Bemerkung
1	Auswahl des Schuljahres		bei Übernahme der Schüler für das Folgeschuljahr bitte Schuljahr beachten, damit der Schüler richtig eingeordnet wird
2	Ausbildung ab	Datum des ersten Schultages einstellen	vorgefüllt mit 01.08.XXXX
3	Auswahl der Klasse
4	Auswahl des Bildungsganges		evtl. auf den richtigen Bildungsgang umstellen
5	Auswahl vom Status		voreingestellt ist Auszubildender/Schüler
6	Auswahl der Beendigung der Ausbildung
7	Entscheidung, ob die ABS im Bemerkungsfeld der Laufbahn erscheinen soll	Empfehlung: anklicken, damit bei Nachfragen die bisherige Schule ersichtlich ist	damit ist nachträglich in der Laufbahntabelle ersichtlich, von welcher allgemeinbildenden Schule der Schüler übergeben wurde
8	Übernahme in die festgelegte Klasse		Schüler wird aus der Übergabeliste (Schritt 1) gelöscht

Bemerkungen für die amtliche Schulstatistik

Ziel ist es, die amtliche Schulstatistik komplett aus SaxSVS-BBS zu befüllen. Dazu ist es erforderlich, dass alle Daten vollständig gepflegt sind. Grundlage der Datenerhebung ist der 2. Stichtag. Bis zu diesem Zeitraum sind auch die Abschlüsse des vorhergehenden Jahrgangs einzutragen.

Wie erfolgt die Datenübernahme?

• Daten des aktuellen Schuljahres

• es werden alle Schülerdaten genutzt, die zum 2. Stichtag eine aktuelle Zeitscheibe in dieser Schule haben (Kontrolle über das Register "Laufbahn", Stichtagsdatum muss zwischen von und bis in der Laufbahntabelle sein)
• es werden nur Regelklassen betrachtet, #Jokerklassen werden in die Statistik nicht einbezogen

• Abschlussdaten des letzten Schuljahres

• alle Schüler, die letztes Schuljahr die Schule verlassen haben, werden für die Statistik der Abschlüsse gezählt
• Ende der Schullaufbahn eines Schülers

• das Datum "voraussichtlicher Abschluss am" in der Registerkarte Laufbahn befindet sich im letzten Schuljahr (bzw. maximal 70 Tage nach dem 31.07. des Jahres, weil teilweise die Lehrverträge bis September gehen)
• durch Eingabe des Ausstellungsdatums des Zeugnisses wird in der Laufbahntabelle das bis-Datum analog gesetzt

-> dadurch muss bei einem Schüler, der die Lehre vorzeitig beendet, nur der Abschluss gepflegt werden und nicht extra noch die Laufbahntabelle

• aufgrund der Eintragungen im Register Vorbildung/Abschluss werden die erforderlichen Schülerzahlen ermittelt

Exportieren von Schülerdaten und Weiterverarbeitung in OFFICE

Menüaufruf: Datei/Export von Schülerdaten/OFFICE

Alle Schülerdatensätze können für die Weiterverarbeitung exportiert werden. Dabei werden alle Schüler eines Jahrgangs exportiert. In OFFICE (Excel) können die Daten gefiltert werden (bspw. nach Klassen) oder als Grundlage für Serienbriefe genutzt werden.