Personaldaten

Ziel und Inhalt

In den Personalakten werden die Daten des Personals an der Schule verwaltet. Dazu gehören Lehrer, Studienreferendare, kirchliche Lehrkräfte, Schulassistenten und Schulsachbearbeiter. Personal, welches in Personaldaten angelegt ist, kann:

• im Personaleinsatz geplant werden,
• Anrechnungsstunden erhalten.

Grundsätze und Voraussetzungen

Das Personal untergliedert sich in folgende Kategorien:

Abkürzung	Bezeichnung für	Neuanlegen
LK	Lehrer	nein
LK+	Personal aus Mitteln (besonderer Vertrag)	nein
kLK	kirchliche Lehrkraft	nein
LAA	Studienreferendare	nein
AST	Schulassistenten	nein
soPers	sonstige Personen, wie z.B. Schulsachbearbeiter	ja, aber im Schulportal

Die Daten aller Personen außer soPers kommen aus der LPDK bzw. Gestellungsdatenbank. Im Schulmodul ist es nicht möglich, Lehrkräfte dieser Personalarten neu anzulegen, zu bearbeiten oder zu löschen. Sonstige Personen werden über die Nutzereinrichtung im Schulportal angelegt.

wichtig:

In SaxSVS-BBS werden nur persönliche Daten gespeichert, die für die Bearbeitung der letzten, des aktuellen und folgenden Schuljahres notwendig sind. Es werden nicht! alle Informationen aus der LPDK übertragen, somit sind Daten vor 2012 nicht über diese Anwendung abrufbar. Diese müssen dann direkt aus der LPDK gezogen werden.

Datenschutz

Personaldaten unterliegen dem gesetzlich verankerten Recht der Betroffenen auf informationelle Selbstbestimmung, dies umfasst unter anderem das Recht auf:

• Auskunft zu den gespeicherten Daten und
• Berichtigung der gespeicherten Daten bei fehlerhaften Angaben.

Zur Wahrung des Datenschutzes wurde vom Sächsischen Staatsministerium für Kultus am 1. März 2007 die Handreichung zum Schuldatenschutz in Kraft gesetzt. Sie fasst alle wichtigen Regelungen zum Umgang mit personenbezogenen Daten zusammen. Außerdem wurden mit dem Hauptpersonalrat Lehrer Vereinbarungen zur Umsetzung des Datenschutzes geschlossen. Die Dokumente stehen unter Datenschutz (im unteren Bereich des Bildschirms) zur Verfügung.

In der Schule zeichnet der Schulleiter für die Einhaltung des Datenschutzes verantwortlich. Mit Bezug auf SaxSVS-BBS betrifft dies vor allem:

• die sachgerechte Vergabe der Rechte in der Rollenzuordnung,
• die Bereitstellung der Auskünfte über die gespeicherten Daten, über den dafür vorgesehenen Bericht (siehe Punkt Berichte),
• den Schutz der Computer in der Schulverwaltung vor unbefugten Zugriffen,
• den sachgerechten Umgang mit Passwörtern,
• die Belehrung über den Inhalt der Handreichung Schuldatenschutz und ggf. die Verwahrung der Erklärung der Lehrkräfte, welche Schülerdaten auf privaten Computern verarbeiten wollen (siehe Datenschutz)

Aufruf Lehrerdaten

Menü Lehrer/Lehrerdaten

Aufteilung des Bildschirms

Der Bildschirm teilt sich in einen (linken) Auswahlbereich und einen (rechten) Arbeitsbereich.

• Auswahlbereich

• über Status kann der Personenkreis gefiltert werden
• es kann gefiltert werden, dass nur Personen mit Unterrichtseinsatz in der Liste erscheinen
• über das Eingabefeld kann gezielt nach Personen gesucht werden

• Arbeitsbereich

• über die Registerkarten können die differenzierten Daten aufgerufen werden
• angezeigt werden immer die Daten der Person, die im Auswahlbereich markiert ist

Register Personaldaten

• Quelle: LPDK
• veränderbare Felder: Kürzel, ohne Unterrichtseinsatz

Das Kürzel der Lehrkraft wird vom Programm generiert. In dieser Maske kann es verändert werden, damit es mit anderen schulinternen Darstellungen (bspw. Stundenplan) übereinstimmt. Das gleiche Kürzel sollte an der Schule nur einmal vergeben sein.

Standardmäßig sind in der Liste im Auswahlbereich alle Lehrkräfte der Schule angezeigt, also auch LK, die bereits in der Freistellungsphase bzw. in Rente sind. Um die Liste einzuschränken, kann bei jeder Person im Arbeitsbereich das Merkmal „ohne Unterrichtseinsatz“ gesetzt werden. Auch andere Personen, die nicht im Unterricht eingesetzt werden (Schulsachbearbeiter, Assistenten), sollten dieses Merkmal erhalten. Damit wird diese LK im Auswahlbereich nicht mehr angezeigt, wenn im Filter „nur mit Unterrichtseinsatz“ gewählt wird.

Es wurde bewusst auf die Speicherung weiterer Daten wie Telefonnummer verzichtet, da als tägliches Arbeitsinstrument weiterhin das vorhandene kommerzielle Produkt eingesetzt werden soll.

Register Arbeitsvertrag

• Quelle: LPDK
• veränderbare Felder: keine

Die Registerkarte „Arbeitsvertrag“ beinhaltet Daten aus der LPDK. In dieser Maske sind nicht alle Daten vollständig enthalten, sondern nur die, die für die Planung des aktuellen und folgenden Schuljahres erforderlich sind. Werden Feldinhalte nicht vollständig angezeigt, kann über Mouseover der komplette Inhalt aufgelistet werden.

Bemerkungen:

• Personalnummer, Sachbearbeiternummer, Personalverwaltung, Tätigkeitsmerkmal und Entgeltgruppe werden aus der LPDK gefüllt. Für verbeamtete Lehrkräfte ist das Feld Entgeltgruppe nicht befüllt, da die Besoldungsgruppe in der LPDK ein separates Feld ist, was hier nicht dargestellt wird.
• Beschäftigung/Beurlaubung laut LPDK

Diese Felder werden durch die Daten der LPDK gefüllt.

Die obere Tabelle (Status) enthält den Beginn (und evtl. das Ende) des Arbeitsvertrages. Es wird immer nur der letzte Status angezeigt, da für die aktuelle Planung die historisierten Daten der LPDK keine Rolle spielen. So wird beispielsweise bei einer Lehrkraft, die eine Langzeiterkrankung hatte, das Datum des Wiedereintritts in ein Beschäftigungsverhältnis mit Beschäftigungsumfang (BU) größer 0 (ist gleich Folgetag der Beendigung der Langzeiterkrankung) angezeigt.

Die untere Tabelle (Art) enthält die Beschäftigungsdaten. Die Spalte „RM“ enthält das Regelstundenmaß der Lehrkraft, die Spalte „BU“ den Beschäftigungsumfang in der angegebenen Zeitspanne zu den Zeiträumen laut „von“ „bis“.

• Diese Daten sind nur Grundlage der Planung, sie haben bspw. keinen Einfluss auf die Anerkennung von Dienstzeiten.
• Die Daten werden nur rückwirkend bis 2013 angezeigt. Sollte 2013 in einer Zeitscheibe liegen die bereits früher begonnen hat, sind auch diese Zeiten mit aufgelistet.

Als Beginn des Arbeitsverhältnisses ist bei Lehrkräften, die bereits vor 1992 im Schuldienst beschäftigt waren, der 01.07.1991 eingetragen. Dieses Datum wurde bei erstmaliger Erstellung der LPDK automatisch gesetzt und hat keinerlei Auswirkung auf Beschäftigungszeiten.

• Gastlehrer/Lehramtsanwärter

Lehrkräfte, die nicht Stammlehrer dieser Schule sind, werden in SaxSVS-BBS als Gastlehrer geführt. Abordnungszeitraum und -stunden sind im rechten Bildschirmbereich aufgelistet. Lehramtsanwärter sind Stammlehrer der SBA und erscheinen deshalb auch in der Abordnungsliste. Mit dem hier angezeigten Arbeitsvermögen steht die abgeordnete Lehrkraft der Schule zur Verfügung.

Sollten der Schulleitung Unstimmigkeiten oder Fehler in den Daten des Personals auffallen, so sind diese zeitnah mit dem Personalsachbearbeiter / Schulreferenten zu besprechen.

Register Qualifikation

• Quelle: LPDK

1) oberer Bereich:

Hier sind Qualifikationen, Abschluss, abgelegte Prüfungen und die Fächer laut LPDK aufgelistet. Sollten der Schulleitung Unstimmigkeiten oder Fehler in den Daten des Personals auffallen, so sind diese zeitnah mit dem Personalsachbearbeiter / Schulreferenten zu besprechen. In der Regel ist es für Korrekturen notwendig, dass die Lehrkraft in dem zuständigen Standort des LaSuB die entsprechenden Zeugnisse vorlegt.

Bemerkung:

• Da einige Abschlüsse nicht verschlüsselbar sind, kann in der LPDK noch eine zusätzliche Bemerkung eingetragen sein.
• Wenn Abschlüsse in der gleichen Fachrichtung vorliegen, ist nur der höchste Abschluss eingetragen. (BSP: eine LK ist Diplomgewerbelehrer und hat die 2. SP LA an BS (BWL/VWL), dann ist nur die 2. Staatsprüfung eingetragen)

Prüfungen sind nur extra gepflegt, wenn sie nicht unmittelbar mit einem anderen Abschluss in Verbindung stehen.

In der Tabelle „Fächer“ erscheinen alle laut LPDK aufgelisteten Fächer, für die ein Abschluss erreicht wurde oder langjährige Erfahrungen vorhanden sind:

Erklärung:

Überschrift	Erläuterung
Lehrbefähigung	Abschluss mit Referendariat
Lehrerlaubnis	Abschluss ohne Referendariat
Zertifikat	Zertifikatskurs
Erfahrung	Befragung vor längerer Zeit durch Schulleiter/Personalreferat

2) mittlerer Bereich:

Die Tabelle "Erfahrungen laut Einsatzplanung" füllt die Schule in Absprache mit der Lehrkraft aus. Hier sollten nur die bedeutungsvollen Bereiche eingetragen werden. Deshalb ist die Tabelle auch auf 8 Zeilen begrenzt. Diese Eingaben liefern die Grundlage für die Recherche in der SBA für die Suche von ausgebildeten Lehrkräften. Die Einsatzbereiche/Fächer sind an die Ausbildung angelehnt und dienen einer Grobstruktur. Es wird weiterhin notwendig sein, detaillierte Informationen in einem Gespräch zu erfragen. Diese Eingaben sollten in bestimmten Zeiträumen auf Aktualität kontrolliert und angepasst werden.

3) unterer Bereich

Für die Amtliche Schulstatistik wird der erworbene Bundes-Abschluss benötigt. Diese Eintragungen werden seit 2019 aus der LPDK generiert und können durch die Schule nicht mehr verändert werden.

Register Anrechnungen/Funktionen/Abordnungen

Im Register Anrechnungen / Funktionen / Abordnungen sollen alle schulbezogenen Anrechnungen und Freistellungen für den örtlichen Personalrat erfasst werden. Dabei ist zu beachten, dass es personenbezogene (A-pb) und schulbezogenen Anrechnungen (A-sb) gibt. Die personenbezogenen Anrechnungen werden in der LPDK gepflegt und an die Schulen übermittelt. Die Altersermäßigung (AE) und die Ermäßigungsstunden wegen Schwerbehinderung werden ebenfalls aus der LPDK übermittelt.

Folgende Daten können an der Schule nicht verändert oder eingetragen werden:

• Ermäßigungen,
• Freistellungen für regionale und überregionale Personalvertretungen,
• personenbezogene Anrechnungen,
• Abordnungen.

Die Pflege des Örtlichen Personalrats (ÖPR) und der schulbezogenen Anrechnungen muss durch die Schule erfolgen. Die A-sb berechnen sich auf der Grundlage der Klassen- und Schülerzahlen. Die Schule pflegt die Stunden entsprechend der Vergabe. Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen zur Verfügung.

Seit 2018 steht auch die Auswahl "Schullogin-Verantwortlicher" zur Verfügung. Damit die Kollegen der Arbeitsgruppe Schullogin einen Ansprechpartner in der Schule haben, sollte bei Nutzung des Schullogins in den Schulen auch hier der Verantwortliche eingetragen werden.

Schriftfolge zum Eintragen der Anrechnungsstunden:

1) in der Spalte „Art“ den gewünschten Anrechnungssachverhalt auswählen

2) die vergebenen Stunden eintragen

wichtig: Die Pflege der Sicherheitsbeauftragten, Frauenbeauftragten, Datenschutzbeauftragten, Gefahrstoffbeauftragten, Brandschutzbeauftragten und Integrationsbeauftragten erfolgt ebenfalls über SaxSVS-BBS. Sollten keine Anrechnungsstunden gewährt werden, wird hier eine 0 eingetragen.

3) Zeitscheibe eintragen bzw. auswählen

Ändert sich der Stundenumfang nicht, kann die vorhandene Zeitscheibe auf das nächste Schuljahr verlängert werden (nur „bis“ ändern). Das Offenlassen einer Zeitscheibe ist nicht zu empfehlen, da diese Angaben später evtl. die Bilanz ungewollt verändert (BSP: ein Rentner mit offener Zeitscheibe fließt in die Berechnung der Bilanz mit ein).

4) Bei „Fach/Bemerkung“ können schulinterne Hinweise eingetragen werden, die nicht an die Aufsicht übertragen werden.

Falsche Eintragungen können zeilenweise über das Kontextmenü (rechte Maustaste) wieder gelöscht werden.

Abordnungen werden ebenfalls aus der LDPK übertragen, allerdings nur rückwirkend bis 2012. Ältere Abordnungen sind für SaxSVS-BBS nicht relevant.

Export der Lehrerdaten

Statistische Daten

Wichtige statistische Daten, die aus der LPDK in SaxSVS-BBS übernommen sind und die Eintragungen bei den LK durch die Schulleitung kann als Tabelle exportiert werden. Damit ist schnell ersichtlich, bei welchen Kollegen noch Eintragungen zu erworbener Abschluss für amtliche Schulstatistik und Erfahrungen laut Einsatzplanung fehlen.

Aufruf: Datei/Export von Lehrerdaten/Office (Excel)/statistische Daten

Der Export kann in Excel weiter bearbeitet bzw. als Grundlage für Berichte (Serienbriefe) genutzt werden.

Muster:

Liste sbA/pbA

Für die Planung des Unterrichts nach dem Stichtag ist es sinnvoll, dass die Schulen den eingegebenen Stand der Anrechnungsstunden aus SaxSVS exportieren und in Excel den jeweiligen Gegebenheiten anpassen können.

Muster:

Es sind alle Anrechnungen (pbA und sbA) aufgelistet, die in der LPDK bzw. SaxSVS-BBS geplant werden können.

Berichte

Jede Person hat ein Recht auf Auskunft seiner gespeicherten Daten. In SaxSVS-BBS wurde ein Formular entwickelt, welches wesentliche gespeicherte Daten enthält.

Bericht Personaldateninformation

Aufruf: Datei/Berichte/Personaldateninformationen

Nach Aufruf des Menüpunktes erscheint ein Auswahlfeld, bei dem der Kollege für den Ausdruck ausgewählt werden kann.

Der Druck erfolgt grundsätzlich auf dem Bildschirm. Über das Browsermenü kann das Formular nun auf Papier ausgedruckt werden.

Bericht Personaldatenkontrolle

Ein Großteil der Personaldaten kann von den Schulen in SaxSVS-BBS nicht bearbeitet werden. Die Datenquelle für Personaldaten ist die LPDK, so dass Änderungen beim Namen, bei Arbeitsvertragsdaten, Beschäftigungsumfang, Ermäßigungen, Freistellungen sowie personenbezogene Anrechnungen nur durch das LaSuB, Personalreferat, erfolgen können. Die Daten sind entsprechend der Aktenlage in dem zuständigen Standort des LaSuB gepflegt. Änderungen in persönlichen Verhältnissen sind unter Beifügung der entsprechenden Nachweise mit dem Formblatt "Daten- und Belegverkehr" wie üblich zu melden (Original LSF, Kopie an LaSuB).

Für weitere Meldungen wurde in SaxSVS-BBS ein Formular integriert, welches die Schule bei der Meldung von Abweichungen unterstützt.

Das Formular kann genutzt werden, um kleine Unstimmigkeiten dem zuständigen Sachbearbeiter im LaSuB zu melden.

wichtig: Dieses Dokument dient zur Meldung von Abweichungen in den Personaldaten und ist kein Ersatz für die bereits vorhandenen Formulare zur Meldung von Änderungen im Personenstand, Anschrift, usw.

Für grundlegende Änderungen muss das offizielle Formular verwendet werden.