Infos zu WinSCHOOL 07/2023

Ergänzende Informationen zur neuen Schnittstelle zwischen WinSCHOOL und SaxSVS

allgemeine Bemerkungen

Diese Erneuerung betrifft nur die Schnittstelle für den Export/Import zu SaxSVS. Sie müssen demzufolge keine Bedenken haben, dass durch die Erneuerung der Dateien im TOOLS-Ordner andere Prozesse und Daten verändert werden.

Grund für die neue Version

Im letzten Schuljahr ist es immer öfter vorgekommen, dass SuS innerhalb eines Schuljahres die Schule gewechselt haben, bspw. weil die Schulpflichterfüller übergangsweise noch in der Schule mit der abgebrochenen Ausbildung beschult wurden und dann in eine wohnortnahe Schule gewechselt sind. Mit der neuen Schnittstelle sollte es bei richtiger Datenpflege möglich sein, in der Laufbahn für den Träger beide Schulen anzuzeigen. Außerdem sieht der Träger jetzt auch, wann der Schüler die Ausbildung begonnen hat.

Zeitpunkt der Installation

Sie könenn die Erneuerung des TOOLS-Ordner ab sofort durchführen. Damit ab Beginn des neuen Schuljahres die Regeln gelten, muss die Installation spätestens vor dem ersten Importieren der SuS im Schuljahr 2023/2024 erfolgen. Da die Änderungen aber die Arbeit der Schulen erleichtert, ist eine zeitnahe Umsetzung sinnvoll.

Veränderungen

Beginn der Ausbildung

In SaxSVS gibt es in der Laufbahn eine Zeitscheibe der Ausbildung mit von- und bis-Datum. Bei dem bis-Datum wird wie bisher das Datum von Ausbildung bis aus dem Bereich Beruf verarbeitet. Liegt dieses Datum nach dem 31.07.xxxx des aktuellen Schuljahres, wird die Zeitscheibe auf das Datum 31.07.xxxx gesetzt.
Neu ist die Verarbeitung des Datums des Beginns der Ausbildung. Haben Sie im Reiter Akt. S. das Feld Eintrittsdatum gepflegt, wird davon das Datum in der Laufbahnzeile in SaxSVS in von abgeleitet. Auch hier gilt, dass Daten vor dem 01.08.xxxx auf dieses Datum gesetzt werden.

Folge der Nutzung:
In dem Schuljahr, in dem das Einlesen mit der neuen Schnittstelle erstmalig erfolgt, hat die Zeitscheibe des Schülers nicht mehr den 01.08.xxxx stehen, sondern das wirkliche Eintrittsdatum. Da alle Schulen noch die Absolventen einlesen müssen, müsste diese Aktion auch noch auf das Schuljahr 2022/2023 angewendet werden. Ein weiterer Vorteil dieser neuen Schnittstelle ist auch, dass die Folgeschule den Beginn der Ausbildung über SaxSVS erfährt.

Abschlussdatum der Ausbildung

Voriges Jahr haben wir die Schnittstelle umgestellt, um den Schulen die Arbeit zu erleichtern. Wir hatten bisher definiert, dass beim Eintrag eine Entlassungsdatums nicht mehr das Datum Ausbildung bis für voraussichtl. Abschluss am genommen wird, sondern das Entlassungsdatum. Mittlerweile haben einige Schulen angezeigt, dass sie dieses Datum zweckentfremdet für andere Berichte nutzen, bspw. für den letzten Schultag in der aktuellen Schule, wenn die SuS zur Fachklasse in eine andere Schule wechseln. Deshalb wurde die Schnittstelle erneut angepasst.
Neue Regel:

• Ist kein Entlassungsdatum eingetragen, wird bei voraussichtl. Abschluss am das Datum von Ausbildung bis verwendet
• Ist ein Entlassungsdatum eingetragen und weder Entlassungsgrund noch Art des Abschlusses, wird weiterhin für das Datum voraussichtl. Abschluss am das Datum von Ausbildung bis ausgegeben. (diese Regel ist neu)
• Ist ein Entlassungsdatum eingetragen und Entlassungsgrund oder Art des Abschlusses, wird für das Datum voraussichtl. Abschluss am das Datum von Entlassungsdatum ausgegeben. Damit brauchen Sie weiterhin das Datum bei Ausbildung bis nicht anpassen, wenn die SuS die Schule verlassen, weil dieses Datum dann nicht mehr verarbeitet wird.
  

Damit können Sie jetzt wie gewohnt bei der Aufnahme der SuS bei dem Entlassungsdatum ein Datum eintragen, ohne dass dieses Datum in der Schnittstelle wirksam wird.
wichtig: Es ist aber weiterhin wichtig, dass die Abschlüsse erst eingetragen werden dürfen, wenn der Schüler die Schule verlässt und nicht eher.

Fremdsprachen bei BGY

Es gab voriges Jahr Probleme, beim BGY die Fremdsprachen so zu pflegen, dass sie in Phönix übertragen werden. Dazu hatte IST einen weiteren Ordner zur Verfügung gestellt. Dieses Jahr ist dieser zusätzliche Ordner nicht mehr erforderlich, weil die Umwandlung der Fremdsprachen vom Text (Engl.) in 001 jetzt in diese Schnittstelle mit implementiert wurde. Dazu gibt es jetzt beim Aufruf des Menüs für die Schnittstelle einen Punkt OS-Fremdsprachen in Schlüssel konvertieren.

Plausi

Auf Wunsch der Schulen wurde eine weitere Plausi hinzugefügt, die die Daten der Ansprechpartner prüft.

neue Hintergrundfarbe

Damit für die Schulen und den Support sofort ersichtlich ist, ob die neue Schnittstelle installiert wurde, ist jetzt die Hintergrundfarbe auf Orange eingestellt.

Installation

• Herunterladen der neuen Dateien neue Dateien für TOOLS-Ordner
  

im Ordner integrierte Beschreibung: Beschreibung der Schnittstelle 2023

• Datei entpacken und die Dateien in den vorhanden Tools-Ordner kopieren, vorhandene Dateien überschreiben (siehe Punkt 3.1 der Anleitung von IST)

wichtig: nicht von einem Netzlaufwerk installieren, immer lokal speichern

• WinSCHOOL neu starten
• in der Schnittstellenmaske bitte neu laden:

• Plausibilitäten anlegen
• Statistikfelder einfärben

• WinSCHOOL neu starten

Die Installation muss mindestens auf allen Rechnern durchgeführt werden, an denen SuS exportiert und importiert werden. Sinnvoll ist aber die Installation auf allen Rechnern der Schule, wo WinSCHOOL istalliert ist.

Bevor Sie danach den ersten Export durchführen, müssen Sie die Plausibilitäten (Extras/Statistikabfragen) für die SuS und die Betriebe erneut starten.

Hilfestellung

Für Fragen zur Installation nutzen Sie bitte den Support von IST. Für Fragen zur Nutzung der Schnittstelle nutzen Sie bitte den Support von SaxSVS.