Aufbau des Gesamtsystems SaxSVS
Ziele des Schulverwaltungsprogramms SaxSVS-BBS
Ziele des Verfahrens SaxSVS sind,
- die Senkung des Arbeitsaufwandes der Schulen für Verwaltung, Planung, Berichterstattung und Informationsbereitstellung,
- die Verbesserung der Qualität, Aktualität, Verfügbarkeit und Auswertbarkeit der erhobenen Daten und des Informationsflusses auf allen Ebenen der Kultusverwaltung und im Statistischen Landesamt,
- die Schaffung technischer Grundlagen für mehr Eigenverantwortung der Schulen.
Schulverwaltungsmodule sollen die Schulleitungen bei der Planung und Verwaltung des Unterrichtseinsatzes der Lehrer, der Klassen- und Gruppenbildung und bei der Erstellung von Statistiken unterstützen.
Schnittstellen zu kommerziellen Systemen sollen Doppeleingaben verhindern und die Flexibilität erhöhen.
Über ein Datenportal werden ausgewählte, für Aufsicht und Statistik relevante Daten in eine Datenbasis mit Standort im Rechenzentrum des SID übertragen.
Die Sächsische Bildungsagentur, das Sächsische Staatsministerium für Kultus, die Schulträger und das Statistische Landesamt sind die Nutzer dieser gemeinsamen Datenbasis.
Spezielle Aufsichtsmodule unterstützen die Schulaufsicht und Schulträger, indem notwendige statistische Auswertungen bereitgestellt werden.
Module
Das Modell zeigt den Datenfluss der Online-Lösung an Berufsbildenden Schulen. In den Allgemein bildenden Schulen ist der Bereich Schule durch eine Offline-Lösung anders aufgebaut.
SaxSVS-BBS - Schulmodul
Das Schulmodul unterstützt die Schulleitungen bei der Schülerverwaltung, der Klassenbildung, der Planung und Verwaltung des Unterrichtseinsatzes der Lehrer und der Erstellung von Berichten für Schulaufsicht und Statistik.
Die Nutzer sind:
- die Schulleitung bzw. erweiterte Schulleitung,
- die Schulsachbearbeiter und
- Lehrkräfte der Schule mit besonderen Funktionen.
SaxSVS - Schulaufsichtsmodul
Das Schulaufsichtsmodul unterstützt die Schulaufsicht bei der Planung und Verwaltung des Personals zur Absicherung des Unterrichts.
Nutzer des Schulaufsichtsmoduls von SaxSVS sind:
- die Referenten und Sachbearbeiter der Sächsischen Bildungsagentur (SBA) und des SMK,
- die Führungskräfte der Sächsischen Bildungsagentur (SBA) und des SMK
SaxSVS - Pflegemodul
Das Pflegemodul unterstützt die Aktualisierung und Verwaltung der Regelwerke, wie Stundentafeln, Klassentypen, Schlaglisten.
Nutzer des Pflegemoduls von SaxSVS sind:
- Projektleitung
- SBA-Multiplikatoren
SaxSVS - Schulträgermodul
Das Schulträgermodul unterstützt die Schulträger bei der Schulpflichtüberwachung.
Nutzer des Schulträgermoduls von SaxSVS sind:
- die Sachbearbeiter der Schulträger mit Schulpflichtüberwachungsaufgaben und
- die Sachbearbeiter der Schulträger ohne Schulpflichtüberwachungsaufgaben
Datenquellen für SaxSVS
Sächsische Schuldatenbank
Die Sächsische Schuldatenbank umfasst die Einrichtungsdaten aller sächsischen Schulen. Die Inhalte der Datenbank sind unter http://www-db.sn.schule.de für jedermann zugänglich.
Für SaxSVS sind die gespeicherten Daten Grundlage unter anderem für Namen und Anschriften der Einrichtungen und die Schularten der Einrichtungen.
Bei Korrekturbedarf an diesen Daten sind die in der Schuldatenbank vorhandenen elektronischen Formulare zu nutzen.
Landespersonaldatenbank Kultus (LPDK)
Die Landespersonaldatenbank Kultus (LPDK) stellt für SaxSVS die notwendigen Daten des Lehrpersonals zur Verfügung. Die Daten der LPDK können in der jeweiligen Regionalstelle der Sächsischen Bildungsagentur (SBA) bearbeitet werden. Bei Korrekturbedarf sind die Schulreferenten Ansprechpartner.
Zusammenarbeit der Module und Datenquellen
Datenaustausch Schule – Zentralserver (mit Datenaustauschbank)
Die Schulen können zu jedem beliebigen Zeitpunkt (außer zur Wartungszeit) einen Datenaustausch mit dem Zentralserver in Kamenz durchführen. Die Schule steuert folgende Datenübertragung:
- Datenablage durch Speichern, ohne dass die Schulaufsicht die veränderten Daten sieht
- Datenübertragung an Schulaufsicht zur Übermittlung der gepflegten Daten (Freigabe der aktuellen Daten und Stichtagsmeldungen)
Jeden zweiten Freitag im Monat findet am Zentralserver eine Wartung statt. Der Server ist an diesem Tag nur bis 13:00 Uhr verfügbar.
Der Datenaustausch kann nur durch Nutzer vorgenommen werden, die der Schulleiter vorher per Rollenzuordnung dazu berechtigt hat.
Datenaustausch Zentralserver- LPDK
Jede Nacht werden ausgewählte Personaldaten der LPDK in den Zentralserver geladen. Änderungen in der LPDK sind aus diesem Grund immer erst am nächsten Tag verfügbar.
Datenaustausch Zentralserver- Schuldatenbank
Jede Nacht werden die Daten der Sächsischen Schuldatenbank in den Zentralserver geladen.
Änderungen der Regelwerke im Pflegemodul
Per direktem Zugriff auf den Zentralserver können die Regelwerke, wie Stundentafeln, Klassentypen, Schlaglisten, Schlüssel geändert werden.
Erstellung der Datenpakete für die Schulen
Jede Nacht findet ein Abgleich mit der LPDK, der Sächsischen Schuldatenbank, der Pflegedaten und den SaxSVS-Datenbanken der Schulen statt. Diese aktuellen Daten mit relevanten Änderungen für die einzelne Schule kann am nächsten Tag genutzt werden.
Erstellung der Datenbank für die Schulaufsicht
Jede Nacht wird ein definierter Teil der Daten des Zentralservers für die Schulaufsicht in die Stichtagsdatenbank übernommen. Damit stehen die bis zum Vortag übertragenen Daten der Schulaufsicht zur Verfügung, wenn die Schule die Daten „mit Freigabe für die Schulaufsicht“ übertragen hat.
Übertragung von Schülerdaten zwischen Schulen
Die Daten von Schülern, welche sofort oder im nächsten Schuljahr am Unterricht einer anderen Schule teilnehmen, werden von der abgebenden Schule für die zukünftige Schule bereit gestellt. Die aufnehmende Schule findet diese Schüler am nächsten Tag in der Jokerklasse #Fachklasse.
Schlüsselsysteme, Schlaglisten, Regelwerke
Zur Sicherstellung der Vergleichbarkeit der Daten in SaxSVS war es notwendig Systematiken
einzuführen, welche die möglichen Werte für die einzelnen Daten in SaxSVS festlegen.
Die wichtigsten Systematiken sind nachfolgend aufgeführt.
Bildungsangebote
Bildungsangebot ist der Oberbegriff für alle Unterrichtsfächer, Kurse, Neigungskurse, Lernfelder, Fördermaßnahmen und Arbeitsgemeinschaften. Die Liste der verfügbaren Bildungsangebote wird im Pflegemodul verwaltet, eine Erweiterung um bestimmte Bildungsangebote ist in Abstimmung mit dem Support von SaxSVS zeitnah möglich. Im Schulmodul werden diese Bildungsangebote im Bildungsplan zur Eintragung des Unterrichts zur Verfügung gestellt.
siehe auch Übersicht zur Schlüsselwerten und Abkürzung der Bildungsangebote S0520Vorlage:Intern-link
Klassentypen
Für die Bildung von Klassen wurden Klassentypen definiert. Diese Klassentypen sind in der Regel an eine Schulart und eine Stufe gebunden. Beispiel: Klassentyp „GS:KL1“ ist der Klassentyp für die reguläre Klasse 1 in der Grundschule. Spezifische Klassen, z. B. mit sportlicher Vertiefung oder Sorbisch sind durch einen Anhang zusätzlich klassifiziert. Beispiel: Klassentyp „GS:KL1:S“ ist der Klassentyp für die Klasse 1 in der Grundschule mit intensivem Sprachenlernen. Mit der Wahl des Klassentyps wird die Amtliche Stundentafel entsprechend der gültigen Verwaltungsvorschriften der Klasse zugeordnet.
Bereiche laut Verwaltungsvorschrift
Vor jedem Schuljahr wird durch das Sächsische Staatministerium für Kultus eine Vorlage:VwV Bedarf herausgegeben. In dieser sind unter anderem die Bereiche ausgewiesen, für die Personalanteile zugewiesen werden. Diese Bereiche müssen im Bildungsplan vermerkt werden. Zum Beispiel:
| Abkürzung | Inhalt |
|---|---|
| GB | Bildungsangebot wird über Grundbereich abgedeckt. |
| SchIVO | Bildungsangebot wird über Integration nach SchIVO abgedeckt. |
| EB | Bildungsangebot wird über Ergänzungsbereich abgedeckt. |
| ext | Bildungsangebot findet an anderer Schule statt, die Schüler sind dort Gastschüler. |
- siehe auch Übersicht aller Bereiche
Jeder Unterricht ist einem der Bereiche zuzuordnen, dabei ist die von der Regionalstelle der SBA ausgereichte Stundenzahl zu beachten.
Schlaglisten
Eine Vielzahl von Datenfeldern wurde mit den möglichen Werten vorbelegt. Die möglichen Werte sind zum Teil von der Schulart abhängig.
Die Liste der verfügbaren Werte wird im Pflegemodul verwaltet. Eine Erweiterung um bestimmte Werte ist in Abstimmung mit dem Support von SaxSVS zeitnah möglich.
Unterstützungssystem
Zuständigkeiten
Das Schulverwaltungsprogramm SaxSVS nutzt die im Punkt 3 benannten Datenquellen Landespersonaldatenbank Kultus und Schuldatenbank. Vor diesem Hintergrund ist für folgende Problemfälle nicht das Unterstützungssystem von SaxSVS zuständig.
Fragen zu Inhalten von Lehrerpersonaldaten
Unklarheiten zu Inhalten bei Personaldaten, z. B. Beschäftigungsumfang, Abordnungen, Anrechnungen, Wohnanschriften, Qualifikationen sind mit dem für die Schule zuständigen Schulreferenten in der Regionalstelle der Sächsischen Bildungsagentur zu besprechen. Diese Daten müssen dann ggf. in der Personaldatenbank angepasst werden.
Fragen zu Inhalten von Schuldaten
Fehlerhafte Angaben bei Schuldaten, z. B. dem Schulnamen, der Anschrift, der Telefonnummern, der E-Mail oder des Namens des Schulleiters oder der Angaben zum Schulträger sind durch den Schulleiter per Änderungsmeldung an die Sächsische Schuldatenbank zu senden. Das Verfahren ist im Punkt 3.1 erläutert.
Landesbeauftragte und Multiplikatoren
Für jede Schulart ist in Sachsen mindestens ein Landesbeauftragter Schule und ein Landesbeauftragter Schulaufsicht benannt. Die Landesbeauftragten Schule koordinieren die Arbeit der Multiplikatoren und arbeiten konzeptionell an der Verbesserung des SaxSVS-Schulmoduls. Zur Unterstützung der Arbeit im Schulmodul wurden 40 Multiplikatoren benannt. Die Multiplikatoren sind in der Regel Schulleiter oder stellv. Schulleiter, die in einem geringen Teil ihrer Arbeitzeit die Einweisungen zum Schulmodul durchführen. Multiplikatoren sind nicht für die Installation der Software an den Schulen zuständig. Die Installation des SaxSVS-Schulmoduls liegt in der Verantwortlichkeit der jeweiligen Schulleiter selbst.
Beispielsammlung und Handbuch im Internet
Die Bedienung des SaxSVS-Schulmoduls wird in den Grundzügen während der Einweisungen durch die Multiplikatoren von SaxSVS erläutert. Für eine tiefgründige Befassung wurde das Handbuch verfasst. Alle Kapitel des Handbuchs sind in der aktuellen Version hier verfügbarVorlage:Intern-link Zusätzlich werden Materialien mit Beispielen und Sonderfällen unter www.saxsvs.de im Bereich Download bereitgestellt.
Support SaxSVS
Supportaufträge
Alle Supportanfragen erhalten bei Aufnahme eine Auftragsnummer. Diese Nummer ist der Bezug für die nachfolgende Kommunikation. Nach der Aufnahme des Auftrages wird dieser durch den SaxSVS-Support bearbeitet. Der Support ist Mo-Fr von 06:00 bis 22:00 Uhr personell besetzt. Je nach Problemfall erhält der anfragende Nutzer per E-Mail oder Anruf einen Lösungsvorschlag. Sollte dieser Lösungsvorschlag nicht zum gewünschten Erfolg führen, wird um eine erneuerte Nachricht an den Support gebeten.
E-Mail-Anfrage
Probleme, welche nicht selbst gelöst werden können, wie zum Beispiel Fehlermeldungen der Datenbank, Fehlermeldungen im Datenaustausch, Fehlfunktionen im Programm sind per E-Mail an den SaxSVS-Support (saxsvs@sid.sachsen.de)Vorlage:Intern-link zu melden. Der Meldung sind möglichst eine genaue Fehlerbeschreibung sowie die Protokolldateien und ggf. Bildschirmfotos als Anhang zuzufügen. Die Erzeugung und Versendung der Protokolldateien ist im Kapitel Schuldaten, Schuleinstellungen beschrieben.
Telefonsupport
Für den Fall, dass keine E-Mail gesendet werden kann oder die Frage von großer Dringlichkeit ist, steht ein TelefonsupportVorlage:Intern-link zur Verfügung. Der Telefonsupport ist unter der Rufnummer (0351) 7 999 7 103 im SID Rechenzentrum Kamenz erreichbar.