Schuelerdaten: Unterschied zwischen den Versionen
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Version vom 30. Mai 2017, 09:03 Uhr
Grundlagen
Jeder Schüler soll in SaxSVS-BBS sachsenweit nur an einer Schule geführt werden. In SaxSVS-BBS sind alle Daten der Schüler gepflegt, die für die Planung, die amtliche Schulstatistik und die Schulüberwachung erforderlich sind. Weitere Informationen wie bspw. Daten für die Zeugniserstellung sind nicht in dieser Anwendung enthalten.
Schüler können durch:
- Import per Schnittstellendatei vom kommerziellen Produkt
- Empfangen der Daten aus der vorhergehenden Schule (mit SaxSVS-BBS)
- Anlegen über Menü Schüler, Punkt „Neuer Schüler“
in das Schulmodul SaxSVS-BBS aufgenommen werden.
Die Bearbeitung der Schülerdaten erfolgt über die Menüpunkte im Reiter Schüler.
Aufbau der Maske
allgemeiner Aufbau
Der Bildschirm der Maske ist zweigeteilt. Im linken Teil kann man eine Vorauswahl der Schüler vornehmen und im rechten Fenster werden die Details in verschiedenen Registerkarten dargestellt.
Allgemeine Hinweise:
- von jedem Schüler werden nur die wichtigsten Daten gespeichert, die für die Arbeit der beteiligten Gremien erforderlich sind
- Eintragungen in Zellen sollten mit ENTER abgeschlossen werden
- Eintragungen sind nur in weißen Feldern möglich, einige Felder werden vom Programm ausgefüllt (bspw. Landkreis, wenn der Ort in Sachsen liegt)
- vor dem Wechsel der Maske ist über das Disketten-Symbol zu speichern
- die Auswahl des Schuljahres ist zu beachten
- jeder Schüler darf nur einmal im System SaxSVS-BBS gepflegt sein, deshalb werden die Schüller innerhalb einer Ausbildung bei Bedarf an die folgende Schule übergeben
- befindet sich der Schüler in einer Klasse der dualen Ausbildung, erscheint als weitere Registerkarte die Maske "Ausbildung"
- Voraussetzung für die sinnvolle Schülereingabe ist das Anlegen seiner Klasse
- Schulen, die mit einem kommerziellen Produkt arbeiten, können die Schülerdaten überspielen, dabei geht das Übertragen der Daten vom komm. Produkt in SaxSVS-BBS und auch umgekehrt
Bedienung der Masken
Es gibt Pflichtfelder und optionale Felder.
- Pflichtfelder
- Sie müssen immer vollständig ausgefüllt werden, sonst ist kein Speichern möglich.
- Sie sind bei fehlenden (leeren) Eintragungen rot hinterlegt (Ausnahme: bei dem Menüpunkt Schüler/Neuer Schüler ist nicht das Feld rot hinterlegt, sondern nur der Rahmen um das Feld)
- Pflichtfelder sind:
- Vorname
- Nachname
- Geburtsdatum
- Geburtsort
- Geschlecht
- Klasse und Bildungsgang (kann auch eine Jokerklasse (#Aufn) sein, wenn diese Daten noch nicht bereitstehen)
- Enddatum der Ausbildung
- Status (Auszubildender/Schüler, Umschüler oder Schulpflichterfüller)
- Optionale Felder
- Optionale Felder sind in Blöcke unterteilt. Zusammengehörige Daten bilden als Komplex eine Einheit und müssen komplett ausgefüllt werden, sobald ein Feld mit Inhalt belegt ist.
- Sobald ein Feld eines Blockes ausgefüllt wird, werden die dazugehörenden (noch) leeren Felder rot hinterlegt.
- Erst wenn alle roten Felder ausgefüllt sind, lassen sich die Masken speichern.
- allgemeine Bemerkungen:
- Daten lassen sich nur speichern, sobald sie gültig sind. (BSP: ein Schüler mit einem Geburtsdatum 01.01.1900 geht nicht zu speichern, da in diesem Alter kein Schulbesuch statttfindet)
- Werden ungültige Daten durch den Schülerimport aus einem kommerziellen Produkt eingelesen, erscheinen die Felder rot hinterlegt, sobald in einer fehlerhaften Maske der Bearbeitungsmodus eingeschalten wird.
Auswahlbereich (linker Teil)
Für die Bearbeitung der Schülerdaten kann ein Filter definiert werden. Innerhalb der gefilterten Datensätze kann dann zum nächsten datensatz gewechselt werden.
Nummer | Beschreibung |
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Beispiel | Beispiel |
Beispiel | Beispiel |
Beispiel | Beispiel |
Beispiel | Beispiel |
Beispiel | Beispiel |
Beispiel | Beispiel |
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Detailbereich (rechter Bereich)
Maske Name
Maske Sorgeberechtigte
Es können bis zu drei Anschriften erfasst werden. Das Feld „Einrichtung“ ist für Schüler vorgesehen, die in Kinder- und Jugendheimen oder ähnlichen Einrichtungen wohnen. Hier muss nicht die eigene Schule eingetragen werden! Das Feld „personensorgeberechtigt“ kennzeichnet die für den Schüler sorgeberechtigten Personen, welche auch die Post zum Schüler erhalten sollen.
Für Personen, die außerhalb von Sachsen wohnen, ist nach der Wahl des Staates und ggf. des Bundeslandes der Wohnort frei eintragbar.
Maske Laufbahn
Die Eintragungen im Register „Laufbahn“ werden für Statistiken, wie z.B. Amtliche Schulstatistik und Schülerbewegung genutzt. Die Laufbahnen von Schülern sind durch die Nutzer der Schule frei editierbar wenn der Schüler Stammschüler dieser Schule ist. Wenn sich Zeitscheiben überschneiden, wird dies durch Rotfärbung kenntlich gemacht, eine Speicherung ist dann nicht möglich. In der Laufbahn sind für das Bundesland Sachsen alle öffentlichen berufsbildenden Schulen auswählbar. Damit ist auch die Pflege von Schulzeiten für vergangene Zeiträume möglich.
Maske Förderung
Unter Förderung/Teilleistungsschwächen können maximal zwei verschiedene Förderungen eingetragen werden. Förderschwerpunkte können sein:
- Lese-Rechtschreib-Schwäche
- autistisches Verhalten
Schüler mit sonderpädagogischem Förderbedarf müssen aufgrund gutachterlich bestätigtem Autismus an allen Schulen außer an Allgemein bildenden Förderschulen (AFS) einen Eintrag in der Tabelle "Teilleistungsschwächen" plus einen Eintrag in der Tabelle "integrative Unterrichtung nach Schulintegrationsverordnung" haben. Nur so erhält die Schule einen Aufwuchs an Stunden für die Betreuung dieser Schüler.
Unter „Integrativer Unterrichtung nach Schulintegrationsverordnung“ sind zu erfassen,
- Pflichtfelder
- die Integrationsform gemäß Schulintegrationsverordnung - SchIVO,
- die Dauer der Integration,
- die Förderstunden in der Regelschule und in der Förderschule, gemäß Bescheid des Schülers,
- der Hauptförderschwerpunkt
- optionale Felder
- die betreuende Förderschule (Hier kann eine Förderschule, die vorher als Kooperationsschule festgelegt wurde, ausgewählt werden.) und
- ggf. die zusätzliche Lehrkraft.
- Informationen für räumliche Anforderungen
Das Feld „räumlichen Anforderungen“ ist für schulinterne Vermerke zur Förderung vorgesehen. Dieses Datenfeld wird nicht ausgewertet.
Maske Vorbildung/Abschluss
Das Register „Abschluss“ dient der Schulpflichtüberwachung in Zusammenhang mit dem Wechsel des Schülers an eine andere Schule oder der Beendigung der Schullaufbahn.
Maske Ausbildung
Neuen Schüler anlegen
Aufruf: Menü Schüler/Neuer Schüler
Dieser Menüpunkt wird verwendet, wenn:
- der Schüler in dieser Schule seine Schullaufbahn in einer berufsbildenden Schule beginnt,
- der Schüler aus einer berufsbildenden Schule ohne SaxSVS-BBS (z.B. private Schule oder aus anderem Bundesland) kommt.
In allen anderen Fällen muss der Schülerdatensatz von der ehemaligen Stammschule (telefonisch oder schriftlich) angefordert werden. Diese angeforderten Datensätze werden dann von der abgebenden Schule übertragen (siehe Kapitel – Datenaustausch).
Vor der Aufnahme des Schülers müssen folgende Pflichtangaben bekannt sein:
- Vorname
- Nachname
- Geburtsdatum
- Geburtsort
- Geschlecht
und wenn der Schüler in der entsprechenden Klasse gespeichert werden soll, außerdem
- Klassenbezeichnung (mit der Klasse wird der Bildungsgang gespeichert)
- Status (wie Auszubildender oder Umschüler)
- voraussichtliches Enddatum der Ausbildung
Schülerdaten erfassen und ändern
Schüler zur Datenbearbeitung auswählen
Pflichtfelder und ergänzende Felder
Prüfung der Daten während der Eingabe
Für einige Felder ist eine Prüfung der Inhalte auf Gültigkeit hinterlegt. Beispiele:
- Name, Vorname:
- davor und dahinter darf kein Leerzeichen stehen
- es dürfen keine Zahlen und keine Sonderzeichen enthalten sein
- die Schreibweise bei Doppelnamen muss der deutschen Rechtschreibung entsprechen (innerhalb des Namens keine Leerzeichen)
- Datum
- für jedes Datum gibt es einen gültigen Bereich, der eingehalten werden muss
Damit Fehler bei der Eingabe minimiert werden, findet man in der Anwendung häufig Auswahlfelder.
Schülerdatensatz löschen
Menüaufruf: Schüler/Schülerdatensatz löschen
Das Löschen von Schülerdaten sollte immer einen Ausnahmefall darstellen. Im normalen Ablauf sind Schülerdaten an die fortführende Schule zu übergeben. Durch das richtige Datum für das Ausbildungsende (Register: Laufbahn, Feld: voraussichtlicher Abschluss am) wird der Schüler automatisch aus der Datenbank für das Folgeschuljahr entfernt.
Sollte es im Ausnahmefall zu doppelten Eintragungen eines Schülers kommen, kann er wieder gelöscht werden.
Wenn der verkehrte Datensatz eines Schülers gelöscht wird, kann der Schüler nach dem nächsten Import wieder doppelt in SaxSVS-BBS vorhanden sein.
Weitergabe der Schülerdaten an eine nachfolgende Schule
Schüler, deren Daten bereits in einer sächsischen berufsbildenden Schule mit SaxSVS-BBS gespeichert wurden, dürfen an der fortführenden Schule nicht neu erfasst werden. Die Schülerdaten sind von der abgebenden Schule an die aufnehmende Schule zu übergeben.
Die Übergabe erfolgt im Register Laufbahn.
Grundsätze
Vorgehensweise bei Schülerweitergabe
Beendigung der Schullaufbahn
Beendigung wegen Erreichen des 18. Lebensjahres
Beendigung der Schullaufbahn in Sachsen wegen Umzug in ein anderes Bundesland
Übergang an eine öffentliche Schule
Übergang an eine Schule in freier Trägerschaft
Schülerdatensätze für eine neue Ausbildung kopieren
Sind Schüler für einen bestimmten Zeitraum als Gastschüler im Ausland, werden diese wie folgt abgebildet:
Sind Schüler aus dem Ausland für einen bestimmten Zeitraum als Gastschüler an der Schule, werden diese wie folgt abgebildet:
Gastschüler aus dem Ausland sind als Schüler in der Schule zu pflegen, wenn sie für die GB-Berechnung, Schulpflichtüberwachung oder Phönix benötigt werden.