Aufbau des Gesamtsystems SaxSVS

Ziele des Schulverwaltungsprogramms SaxSVS-BBS

Ziele des Verfahrens SaxSVS sind,

• die Senkung des Arbeitsaufwandes der Schulen für Verwaltung, Planung, Berichterstattung und Informationsbereitstellung,
• die Verbesserung der Qualität, Aktualität, Verfügbarkeit und Auswertbarkeit der erhobenen Daten und des Informationsflusses auf allen Ebenen der Kultusverwaltung und im Statistischen Landesamt,
• die Schaffung technischer Grundlagen für mehr Eigenverantwortung der Schulen.

Schulverwaltungsmodule sollen die Schulleitungen bei der Planung und Verwaltung des Unterrichtseinsatzes der Lehrer, der Klassen- und Gruppenbildung und bei der Erstellung von Statistiken unterstützen.

Schnittstellen zu kommerziellen Systemen sollen Doppeleingaben verhindern und die Flexibilität erhöhen.

Über ein Datenportal werden ausgewählte, für Aufsicht und Statistik relevante Daten in eine Datenbasis mit Standort im Rechenzentrum des SID übertragen.

Die Sächsische Bildungsagentur, das Sächsische Staatsministerium für Kultus, die Schulträger und das Statistische Landesamt sind die Nutzer dieser gemeinsamen Datenbasis.

Spezielle Aufsichtsmodule unterstützen die Schulaufsicht und Schulträger, indem notwendige statistische Auswertungen bereitgestellt werden.

Module

Das Modell zeigt den Datenfluss der Online-Lösung an Berufsbildenden Schulen. In den Allgemein bildenden Schulen ist der Bereich Schule durch eine Offline-Lösung anders aufgebaut.

SaxSVS-BBS - Schulmodul

Das Schulmodul unterstützt die Schulleitungen bei der Schülerverwaltung, der Klassenbildung, der Planung und Verwaltung des Unterrichtseinsatzes der Lehrer und der Erstellung von Berichten für Schulaufsicht und Statistik.

Die Nutzer sind:

• die Schulleitung bzw. erweiterte Schulleitung,
• die Schulsachbearbeiter und
• Lehrkräfte der Schule mit besonderen Funktionen.

SaxSVS - Schulaufsichtsmodul

Das Schulaufsichtsmodul unterstützt die Schulaufsicht bei der Planung und Verwaltung des Personals zur Absicherung des Unterrichts.

Nutzer des Schulaufsichtsmoduls von SaxSVS sind:

• die Referenten und Sachbearbeiter der Sächsischen Bildungsagentur (SBA) und des SMK,
• die Führungskräfte der Sächsischen Bildungsagentur (SBA) und des SMK

SaxSVS - Pflegemodul

Das Pflegemodul unterstützt die Aktualisierung und Verwaltung der Regelwerke, wie Stundentafeln, Klassentypen, Schlaglisten.

Nutzer des Pflegemoduls von SaxSVS sind:

• Projektleitung
• SBA-Multiplikatoren

SaxSVS - Schulträgermodul

Das Schulträgermodul unterstützt die Schulträger bei der Schulpflichtüberwachung.

Nutzer des Schulträgermoduls von SaxSVS sind:

• die Sachbearbeiter der Schulträger mit Schulpflichtüberwachungsaufgaben und
• die Sachbearbeiter der Schulträger ohne Schulpflichtüberwachungsaufgaben

Datenquellen für SaxSVS

Sächsische Schuldatenbank

Die Sächsische Schuldatenbank umfasst die Einrichtungsdaten aller sächsischen Schulen. Die Inhalte der Datenbank sind unter http://www-db.sn.schule.de für jedermann zugänglich.

Für SaxSVS sind die gespeicherten Daten Grundlage unter anderem für Namen und Anschriften der Einrichtungen und die Schularten der Einrichtungen.

Bei Korrekturbedarf an diesen Daten sind die in der Schuldatenbank vorhandenen elektronischen Formulare zu nutzen.

Landespersonaldatenbank Kultus (LPDK)

Die Landespersonaldatenbank Kultus (LPDK) stellt für SaxSVS die notwendigen Daten des Lehrpersonals zur Verfügung. Die Daten der LPDK können in der jeweiligen Regionalstelle der Sächsischen Bildungsagentur (SBA) bearbeitet werden. Bei Korrekturbedarf sind die Schulreferenten Ansprechpartner.

Zusammenarbeit der Module und Datenquellen

Datenaustausch Schule – Zentralserver (mit Datenaustauschbank)

Die Schulen können zu jedem beliebigen Zeitpunkt (außer zur Wartungszeit) einen Datenaustausch mit dem Zentralserver in Kamenz durchführen. Die Schule steuert folgende Datenübertragung:

• Datenablage durch Speichern, ohne dass die Schulaufsicht die veränderten Daten sieht
• Datenübertragung an Schulaufsicht zur Übermittlung der gepflegten Daten (Freigabe der aktuellen Daten und Stichtagsmeldungen)

Jeden zweiten Freitag im Monat findet am Zentralserver eine Wartung statt. Der Server ist an diesem Tag nur bis 13:00 Uhr verfügbar.

Der Datenaustausch kann nur durch Nutzer vorgenommen werden, die der Schulleiter vorher per Rollenzuordnung dazu berechtigt hat.

Datenaustausch Zentralserver- LPDK

Jede Nacht werden ausgewählte Personaldaten der LPDK in den Zentralserver geladen. Änderungen in der LPDK sind aus diesem Grund immer erst am nächsten Tag verfügbar.

Datenaustausch Zentralserver- Schuldatenbank

Jede Nacht werden die Daten der Sächsischen Schuldatenbank in den Zentralserver geladen.

Änderungen der Regelwerke im Pflegemodul

Per direktem Zugriff auf den Zentralserver können die Regelwerke, wie Stundentafeln, Klassentypen, Schlaglisten, Schlüssel geändert werden.

Datenaustausch mit anderen Schulen

Jede Nacht findet ein Abgleich mit der LPDK, der Sächsischen Schuldatenbank, der Pflegedaten und den SaxSVS-Datenbanken der Schulen statt. Diese aktuellen Daten mit relevanten Änderungen für die einzelne Schule kann am nächsten Tag genutzt werden.

Erstellung der Datenbank für die Schulaufsicht

Jede Nacht wird ein definierter Teil der Daten des Zentralservers für die Schulaufsicht in die Stichtagsdatenbank übernommen. Damit stehen die bis zum Vortag übertragenen Daten der Schulaufsicht zur Verfügung, wenn die Schule die Daten mit "Freigabe der Daten für die Schulaufsicht“ übertragen hat.

Übertragung von Schülerdaten zwischen Schulen

Die Daten von Schülern, welche zukünftig innerhalb des Schuljahres oder im nächsten Schuljahr am Unterricht einer anderen Schule teilnehmen, werden von der abgebenden Schule für die zukünftige Schule bereit gestellt. Die aufnehmende Schule findet diese Schüler am nächsten Tag in der Jokerklasse #Fachklasse.

Schlüsselsysteme, Schlaglisten, Regelwerke

Zur Sicherstellung der Vergleichbarkeit der Daten in SaxSVS wurden Systematiken eingeführt, welche die möglichen Werte für die einzelnen Daten in SaxSVS enthalten. Dazu zählen beispielsweise Konstanten für Berechnungen, Stundentafeln, Berechnungsvorschriften.

Schularten innerhalb der BBS

Bei der Bildung von Klassen muss die jeweilige Schulart festgelegt werden. Beispiel: BS/BVJ stellt eine BVJ-Klasse in der Schulart BS dar. BS-F/BVJ stellt eine BVJ-Klasse in der Schulart BS dar. Die Wahl der Schulart, der Zeitform und der Organisationsform der Beschulung bildet die Grundlage für die Berechnung des Grundbereichs und der Bilanzen.

Bereiche laut Verwaltungsvorschrift

Vor jedem Schuljahr wird durch das Sächsische Staatministerium für Kultus eine VwV Bedarf und Schuljahresablauf herausgegeben. In dieser sind unter anderem die Bereiche ausgewiesen, für die Personalanteile zugewiesen werden. Diese Bereiche müssen im Bildungsplan vermerkt werden. Zum Beispiel:

Abkürzung	Inhalt
GB	Bildungsangebot wird über Grundbereich abgedeckt.
SchIVO	Bildungsangebot wird über Integration nach SchIVO abgedeckt.
EB	Bildungsangebot wird über Ergänzungsbereich abgedeckt.

Jeder Unterricht ist einem der Bereiche zuzuordnen, dabei ist die von der Regionalstelle der SBA ausgereichte Stundenzahl zu beachten.

Schlaglisten

Eine Vielzahl von Datenfeldern wurde mit den möglichen Werten vorbelegt. Die möglichen Werte sind zum Teil von der Schulart abhängig.

Die Liste der verfügbaren Werte wird im Pflegemodul verwaltet. Eine Erweiterung um bestimmte Werte ist in Abstimmung mit dem Support von SaxSVS zeitnah möglich.

Unterstützungssystem

Zuständigkeiten

Das Schulverwaltungsprogramm SaxSVS nutzt die im Punkt 3 benannten Datenquellen Landespersonaldatenbank Kultus und Schuldatenbank. Vor diesem Hintergrund ist für folgende Problemfälle nicht das Unterstützungssystem von SaxSVS zuständig.

Fragen zu Inhalten von Lehrerpersonaldaten

Unklarheiten zu Inhalten bei Personaldaten, z. B. Beschäftigungsumfang, Abordnungen, Anrechnungen, Wohnanschriften, Qualifikationen sind mit dem für die Schule zuständigen Schulreferenten in der Regionalstelle der Sächsischen Bildungsagentur zu besprechen. Diese Daten müssen dann ggf. in der Personaldatenbank angepasst werden.

Fragen zu Inhalten von Schuldaten

Fehlerhafte Angaben bei Schuldaten, z. B. dem Schulnamen, der Anschrift, der Telefonnummern, der E-Mail oder des Namens des Schulleiters oder der Angaben zum Schulträger sind durch den Schulleiter per Änderungsmeldung an die Sächsische Schuldatenbank zu senden.

Landesbeauftragte und Multiplikatoren

Für Sachsen ist ein Landesbeauftragter. In jeder Regionalstelle gibt es einen Schulmultiplikator (in der Regel Schulleiter oder stellv. Schulleiter) zur Unterstützung der Planung in den Schulen. Der Landesbeauftragte koordiniert die Arbeit der Multiplikatoren und arbeitet konzeptionell an der Verbesserung des SaxSVS-Schulmoduls.

Beispielsammlung und Handbuch

Die Bedienung des SaxSVS-Schulmoduls wird in den Grundzügen während der Einweisungen erläutert. Für eine tiefgründige Befassung wurde das Handbuch verfasst. Zusätzlich werden Materialien mit Beispielen und Sonderfällen unter www.saxsvs-bbs.de im Bereich "Häufig gestellte Fragen" bereitgestellt.

Support SaxSVS

Über den Support können technische Probleme geklärt werden, die sich nicht schulintern lösen lassen. Nähere Infos dazu finden Sie unter

Supportaufträge

Alle Supportanfragen erhalten bei Aufnahme eine Auftragsnummer. Diese Nummer ist der Bezug für die nachfolgende Kommunikation. Nach der Aufnahme des Auftrages wird dieser durch den SaxSVS-Support bearbeitet. Der Support ist Mo-Fr von 06:00 bis 22:00 Uhr personell besetzt. Je nach Problemfall erhält der anfragende Nutzer per E-Mail oder Anruf einen Lösungsvorschlag. Sollte dieser Lösungsvorschlag nicht zum gewünschten Erfolg führen, wird um eine erneuerte Nachricht an den Support gebeten.

E-Mail-Anfrage

Probleme, welche nicht selbst gelöst werden können, wie zum Beispiel Fehlermeldungen der Datenbank, Fehlermeldungen im Datenaustausch, Fehlfunktionen im Programm sind per E-Mail an den SaxSVS-Support (saxsvs@sid.sachsen.de)Vorlage:Intern-link zu melden. Der Meldung sind möglichst eine genaue Fehlerbeschreibung sowie die Protokolldateien und ggf. Bildschirmfotos als Anhang zuzufügen. Die Erzeugung und Versendung der Protokolldateien ist im Kapitel Schuldaten, Schuleinstellungen beschrieben.

Telefonsupport

Für den Fall, dass keine E-Mail gesendet werden kann oder die Frage von großer Dringlichkeit ist, steht ein TelefonsupportVorlage:Intern-link zur Verfügung. Der Telefonsupport ist unter der Rufnummer (0351) 7 999 7 103 im SID Rechenzentrum Kamenz erreichbar.