Senden

Allgemeine Bemerkungen

Nachdem durch den Referenten die wichtigsten Daten der Planung im Schulmodul BBS geprüft wurden, müssen die genehmigten Planungen in das Aufsichtsmodul übertragen werden. Erst danach kann der Referent die komplette Schule prüfen und "einfrieren".

Menüaufruf

• Datei/Freigabe für Schulaufsicht
• Symbol "Wolke"

Senden auf "aktuell"

Bemerkungen:

• aktuelle Daten sind die Daten des Sendedatums (aktuelles Schuljahr)
• aktuelle Daten werden bei jeder Übertragung gesendet

Senden auf "1. Stichtag"

Beim Senden auf den ersten Stichtag muss zusätzlich der Haken bei "1. Stichtagsmeldung" angeklickt werden.

Bemerkungen:

• 1. Stichtag = Planungsansatz
• Daten des 1. Stichtages sind gedachte Planungsdaten zum 1. August (erster Tag des Folgeschuljahres)
• unter Termine steht der Tag, an dem die Planung laut Verwaltungsvorschrift durchgeführt werden muss
• unter Ausgeführt steht das Datum, an dem das letzte Mal die Daten übertragen wurden
• unter Eingefroren steht das Datum, an dem die Schule durch den Referenten fertig kontrolliert und dauerhaft gespeichert (eingefroren) wurde

Sobald die Schule eingefroren ist, kann nicht erneut auf den Stichtag gesendet werden (Option kann nicht aktiviert werden). Werden Fehler festgestellt, muss die Schule durch den Referenten "aufgetaut" werden. Nach dem Senden und einem nächtlichen Datenabgleich wird die Schule dann erneut "eingefroren".

Senden auf "2. Stichtag"

Beim Senden auf den zweiten Stichtag muss zusätzlich der Haken bei "2. Stichtagsmeldung" angeklickt werden. Bemerkungen:

• 2. Stichtag = Korrektur Planungsansatz
• Daten des 2. Stichtages sind reale Planungsdaten im Oktober des aktuellen Schuljahres
• unter Termine steht der Tag, an dem die Planung laut Verwaltungsvorschrift durchgeführt werden muss
• unter Ausgeführt steht das Datum, an dem das letzte Mal die Daten übertragen wurden
• unter Eingefroren steht das Datum, an dem die Schule durch den Referenten fertig kontrolliert und dauerhaft gespeichert (eingefroren) wurde
• die Daten des 2. Stichtages werden für die amtliche Schulstatistik übernommen

Senden der Daten für "Absolventen"

Beim Senden auf den der Absolventen muss zusätzlich der Haken bei "Übertragung der Daten der Schüler (...)" angeklickt werden.

Bemerkungen:

• die Absolventendaten werden für die amtliche Schulstatistik (Phönix) und den Schulträger benötigt
• es werden die Daten aller Schüler übertragen, die im vorhergehenden Schuljahr einen Abschluss erreicht haben. Dabei ist uninteressant, ob der Abschluss positiv war (mit Zeugnis, dieser wird in Phönix verarbeitet) oder ob der Schüler die Schule ohne Zeugnis verlassen hat.
• Um herauszubekommen, wer die Schule verlassen hat, ist folgende Schrittfolge umgesetzt:

• vom Datum "voraussichtlicher Abschluss am" werden 70 Tage abgezogen
• dann wird nachgeschaut, ob das berechnete Datum im vorhergehenden Schuljahr lag

--> damit werden auch die Schüler einbezogen, die ihre Ausbildung erst im September beenden (teilweise Verwaltungsberufe bzw. kurze Wiederholungsprüfung)

• diese Schüler werden in die Schnittstelle zu Phönix und in die Schnittstelle zum Träger übertragen

• Die Datenbank wird mit dem 2. Stichtag eingefroren.

--> Diese Aktion macht für Phönix erst Sinn, wenn vom Statistischem Landesamt die Masken zur Befüllung freigegeben wurden (meistens im September).

--> Für die Schulpflichtüberwachung macht das Senden aber bereits im August Sinn (also wenn die Daten beim Schüler eingetragen sind), da der Träger diese Info laut Schulgesetz auch sehen kann.

Senden der Schülerzahlen zwischen Schuljahresbeginn und 2. Stichtag

Für die Planungsphase in den ersten Wochen des Schuljahres ist es teilweise erforderlich, aktuelle Schülerzahlen an die Fachaufsicht zu senden.

Lösung:

• reale Schülerzahlen

• Senden auf 2. Stichtag

• Senden der Schülerzahlen, die der Schule bekannt sind, aber als Schüler noch nicht im System gepflegt sind

• Senden auf aktuell

Ab dem 2. Stichtag werden diese Daten vor jedem Senden abgeglichen. Dazu werden die realen Schülerzahlen in die Prognose-/Statistikmaske übernommen.